4 ITSM Sisteminizi Değiştirme Zamanının Geldiğini Gösteren İşaretler

4 ITSM Sisteminizi Değiştirme Zamanının Geldiğini Gösteren İşaretler

Kuruluşunuzun ITSM sistemini ne zaman değiştirmesi gerektiğini nasıl anlarsınız? Bu soruyu BT süreçlerini otomatikleştirmek için çalışan sertifikalı ITIL uzmanları olan iş ortaklarımıza yönelttik. Yanıtlarını topladıktan sonra, kurumsal ITSM sisteminizi değiştirme zamanının gelmiş olabileceğini gösteren dört temel gösterge belirledik.

Bir ITSM Sisteminin Şirketteki Rolü

Bir ITSM (BT Hizmet Yönetimi) sistemi, bir kuruluş içindeki BT hizmetlerini yönetmek için birleşik bir araçtır. Bir şirketin dijital altyapısının çok önemli bir parçasıdır, operasyonların sürdürülmesine ve hizmetlerin kararlaştırılan düzeyde sunulmasına yardımcı olur.

Bir ITSM ürünü uygulandıktan, süreçler bu ürün etrafında yapılandırıldıktan ve çalışanlar eğitildikten sonra, eski çözümle ilgili sorunlar ortaya çıksa bile yeni bir çözüme geçmek oldukça zor olabilir. Sonuç olarak, şirketler genellikle kendilerini iş süreçlerini desteklemek yerine gelişimlerini engelleyen bir ITSM sistemine takılıp kalmış halde bulurlar.

Peki, gerçekten değişim zamanının geldiğini nasıl anlarsınız? Şimdi dört ana işareti inceleyelim.

Dikkat Edilmesi Gereken İşaretler

1. IŞLEVSELLIK SORUNLARI

Sistemin işlevselliği şirketin ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine tam olarak uymalı ve yazılımın kendisi uzmanların işini kolaylaştırmalıdır.

Aşağıdaki durumlarda ITSM aracınızda bir değişiklik yapmayı düşünmeye değer:

• Sistem gerekli tüm görevleri yerine getirmiyor ve çalışanları ek uygulamalar kullanmaya zorluyorsa.
• Verilere erişim zorlaşıyor.
• Sistem tarafından oluşturulan raporlar şirketin yerleşik raporlama standartlarını karşılamıyor.
• Sistemde artık kimsenin kullanmadığı mevcut işlevler vardır.
• Mobil uygulama, kapsamlı bir bilgi tabanı veya çok kanallı destek gibi kullanıcıların beklediği modern, ilgili özellikler eksiktir.

Şirketinizin gereksinimleri ile sistemin yetenekleri arasındaki uyumsuzluk, eski bir sistemi daha modern bir sistemle değiştirmeyi düşünmek için güçlü bir nedendir.

2. SİSTEM GÜVENİLİR DEĞİL

En sağlam yazılımlar bile planlı bakım veya güncellemeler için periyodik olarak kesinti süresi gerektirir. Bunlar genellikle mümkün olan en az sayıda kullanıcıyı rahatsız etmek için akşamları veya geceleri planlanır. Satıcı, tüm veri ve bilgilerin uygun şekilde yedeklenebilmesi için bu tür faaliyetler hakkında önceden bildirimde bulunmalıdır.

ITSM çözümünüz ani, planlanmamış hizmet kesintileri yaşarsa, bu size zaman ve paraya mal olacak ciddi bir sorundur, veri kaybı riskinden bahsetmiyorum bile.

Bir geliştiricinin güvenilirliğinin açık bir göstergesi, sistem güncellemelerinin veya yeni sürümlerin duyurulduktan sonra dağıtılma hızıdır. Yeni sürümler sürekli olarak gecikiyorsa, bu sadece çözümü değil aynı zamanda satıcıyı da değiştirmek için geçerli bir argüman olabilir.

3. DEĞIŞIKLIKLERI UYGULAMAK ZOR

Zaman içinde bir şirketin ihtiyaçları değişir ve kurumsal araçlar bu değişikliklere her zaman ayak uyduramaz. Bir örnek düşünün: Bir şirket, ITSM sistemi içindeki mevcut süreçleri yeniden düşünmeyi gerektiren yeni hedefler belirler. Bu dönüşümler, sistemi buluta taşımayı, görevleri otomatikleştirmeyi, kataloğa yeni ürünler veya hizmetler eklemeyi veya bazı çalışanları uzaktan çalışmaya geçirirken konumlarından bağımsız olarak bağlantıda kalmalarını sağlamayı içerebilir.

Ya da ITSM sistemini dahili kullanıcıları desteklemek için kullanan ve bir noktada harici müşteri desteğini de organize etmeye karar veren bir şirket düşünün. Her ITSM sistemi bu görevin üstesinden gelemez. Aynı anda iki destek hattı sağlamak, her biri farklı tasarımlara, işlevlere, kimlik doğrulama sistemlerine ve temsilci arayüzlerine sahip birden fazla self-servis portalını tek bir sistem içinde düzenlemek anlamına gelir.

Mevcut ITSM sisteminiz bu tür senaryoların üstesinden gelebilir mi? Sistem, şirketinizdeki değişikliklere hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlıyor mu? Yanıt hayırsa, bu kesinlikle ITSM aracınızı değiştirmeyi düşünmeniz gerektiğinin bir başka işaretidir.

Özelleştirmelerin bir diğer önemli yönü de ne kadar zaman aldığıdır. Bundan 5-10 yıl önce popüler olan sistemler için işlevsellik geliştirmelerinin günler hatta haftalar sürmesi yaygındı. Günümüzde modern çözümlerle yeni işlevler geliştirmek genellikle saatler alıyor. Değişikliklerin dağıtılması için aylarca bekliyorsanız, çok uzun süre bekliyorsunuz demektir.

4. YÜKSEK TOPLAM SAHİP OLMA MALİYETİ (TCO)

Bir ürüne yapılan yatırım, ilk satın alma ve uygulama ile sınırlı değildir. Sistem zaman içinde kullanıldıkça, lisans ücretlerine ek olarak devam eden maliyetler de oluşur. Örneğin, bilgi işlem kaynaklarının ve sunucu alanının maliyetini göz önünde bulundurmanız gerekir. Şirket ölçeklendikçe, sistem üzerindeki yük artar - sistemde aynı anda çalışan kullanıcı sayısı artar. Onlara hizmet vermek için kaynak eklemeniz gerekir. Doğal olarak, bazı çözümler bilgi işlem ve sunucu kaynaklarını diğerlerinden daha verimli kullanır. Kural olarak, daha modern çözümler önemli ölçüde daha küçük sunucu kapasitelerinde aynı düzeyde performans ve hata toleransı sağlar. Bu nedenle, şirketiniz uzun süredir belirli bir sistemi kullanıyorsa, maliyetleri periyodik olarak yeniden analiz edilmeli ve tüm harcamalara ilişkin veriler yenilenmelidir.

Ek lisansların maliyetini de göz önünde bulundurmanız gerekir. Zaman içinde bir şirketin daha fazla lisans satın alması gerekebilir ve bunların maliyeti değişmiş olabilir. Yeni, daha modern bir sisteme geçmenin eskisiyle kalmaktan çok daha pahalı olmadığı ortaya çıkabilir.

Bazı sistemler, ücretli aboneliğin ötesinde güncellemeler için ek ödeme gerektirir. Her yıl sistem güncellenmelidir ve bu gibi durumlarda yeni işlevler için de ödeme yapmanız gerekir. Güncellemelerin maliyeti artarsa, sisteme sahip olmanın masrafları da artar. Sonuç olarak bu, güncellemeleri ürün aboneliğine dahil olan ITSM sistemlerini düşünmek için de bir nedendir. Örneğin SimpleOne ITSM böyle bir sistemdir.

Giderlere ilişkin sorular önceliklerin doğru belirlenmesine yardımcı olabilir: Mevcut çözümü sürdürmenin maliyeti nedir? Geliştirme maliyeti ne kadar? Bir şirket eski bir sistemi desteklemek için yılda X tutarında harcama yapıyorsa, aynı X tutarı yeni bir çözüme geçişi karşılayabilir mi?

Etkili ve kesintisiz BT hizmet sunumu, doğrudan ürün yaratan veya hizmet sunan temel departmanlardaki performans göstergelerinin büyümesine katkıda bulunur. Bu nedenle BT departmanında kullanılan yazılımın uygulanabilir olmasını, şirketin ihtiyaçlarını karşılamasını ve onunla birlikte gelişmesini sağlamak çok önemlidir.

Kuruluşunuz en muhafazakar ve istikrarlı sektörde faaliyet gösteriyor olsa bile, düzenleyici standartlar ve hükümet kararnameleri bazen güncellenir ve yaşam koşulları değişerek adaptasyon gerektirir. Bu nedenle, seçtiğiniz yazılımın gerektiğinde yeni koşullara hızla adapte olabilmesi, durağanlaşmaması ve tüm şirketi kendisiyle birlikte geri götürmemesi çok önemlidir.

Eğer siz de şirketinizi belirtilen kriterlere uygun görüyorsanız, mevcut yazılımınızı SimpleOne ITSM ile değiştirme olanaklarını görüşmek için bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.