BT Bütçesinin Kara Deliği: Varlık Harcamalarını Kontrol Etmenin Akıllı Yolları

Şirketlerin BT varlık muhasebesi yöntemlerine ilişkin yaygın bir yanıtı "Excel kullanıyoruz ve üç ayda bir envanter çıkarıyoruz" şeklindedir. Ancak çok sayıda ofisi, büyük miktarda ekipmanı ve kapsamlı yazılım lisansları olan kuruluşlar için bu şu soruyu akla getiriyor: Varlık konumu ve gerçek maliyet konusunda gerçek bir netlik var mı? Büyük müşterilerimizle yaptığımız çalışmalar, yapılandırılmış bir BT varlık yönetimi stratejisi olmadan işletmelerin beklenmedik harcamalarla karşı karşıya kaldığını ve ekipman bakımı ve değişimi için bütçeleri yönetmekte zorlandığını sürekli olarak göstermektedir.

BT Varlık Muhasebesi Finansmanı Nasıl Etkiler?

BT varlık muhasebesi sadece donanımla ilgili değildir; dikkat ve hassasiyet gerektiren bir süreçtir. Şirketler genellikle ekipman mevcudiyeti ve nerede olduğu hakkında net bilgi eksikliği, envanterle ilgili sorunlar veya lisanslar ve satın almalarla ilgili düzensiz veriler nedeniyle varlıklar üzerindeki kontrollerini kaybederler. Bu bölümde, BT varlık muhasebesinin neden kontrolden çıkabileceğini ve bunun işletmeye getirdiği mali yükü inceleyeceğiz.

Varlık Mevcudiyeti ve Konumu Hakkında Doğru Veri Eksikliği

Şirketler genellikle varlıkları hakkında kesin bilgi sahibi olmakta zorlanırlar - neye, kaç taneye ve nereye sahip oldukları. Bu netlik eksikliği, maliyetli ekipmanlardan temel sarf malzemelerine kadar her şeyi etkiler. Hiç kimse büyük bir ofiste yazıcı kartuşlarının bittiği bir durumla karşılaşmak istemez ve aniden stokta hiç kartuş olmadığı ortaya çıkar. Bu durum, uygun bir tedarik döngüsüne kadar boşluğu doldurmak için önümüzdeki birkaç ay boyunca acil nakit alımları yapılmasını zorunlu kılar. İşyerlerini donatmak için kullanılan dizüstü bilgisayar veya bilgisayar stoğunun tükenmesi daha da kötüdür.

Yönetilmeyen Yazılım Varlık Muhasebesi

Bu sorun özellikle yazılım varlıkları, özellikle de önemli bir maliyet unsuru olan lisanslar söz konusu olduğunda daha da belirginleşmektedir. Bunlar önemli ölçüde yatırım gerektirdiğinden, kuruluşlar bunları nasıl satın aldıklarını, stokladıklarını ve harcadıklarını dikkatle yönetmelidir. Ancak, bilgiler nadiren merkezileştirilir; e-postalar, ayrı dosyalar ve sipariş geçmişleri arasında dağılır ve gerçek yazılım dağıtımının onaylanması genellikle manuel kontrolleri veya otomatik keşif sistemlerini içerir. Sonuç olarak, şirketler resmin tamamını görememekte, bu da ya kullanılmayan, satın alınmış lisansların fazlalığına ya da ele alınmamış yazılım ihtiyaçlarına yol açmaktadır. Her iki senaryo da şirketin finansal performansına önemli ölçüde zarar verir.

Envanter Sorunları

BT donanımı ve yazılımı için envanter süreci sıklıkla ya atlanmakta ya da elle zahmetli bir şekilde yürütülmektedir. Nadiren yapılan fiziksel kontroller, ekipmanın ortadan kaybolduğunu gösterebilir, kimin aldığını veya ortadan kaybolma zamanını gösteren hiçbir kağıt izi yoktur, bu da yönetime ihtiyaç duyan açık güvenlik tehditleri oluşturur.

Uyumsuzluğun mali cezalara yol açma riski de dahil olmak üzere (örneğin, lisanssız yazılım çalıştırmak için) işletme için ciddi sonuçlar doğurabilir. İhtiyaç duyulmayan yeni ekipmanlar satın alınırken mevcut stokların yetersiz kullanılması ya da teknik olarak uyumsuz ürünlerin satın alınması ve bunların daha sonra maliyetli uyumluluk düzeltmeleri gerektirmesi daha fazla mali yük getirmektedir.

Coğrafi Olarak Dağılmış Şirketlerdeki Karmaşıklıklar

Coğrafi olarak dağılmış şirketlerin sadece büyük şehirlerde değil, aynı zamanda küçük alt bölümlerde de ofisleri vardır. Bu özellikle sanayi şirketleri için geçerlidir: iş merkezlerindeki ofislerin yanı sıra uzak yerlerde çok sayıda tesise sahiptirler. Varlıkların takibi şehir merkezlerinde uzak yerlere göre daha kolaydır. Uzaktaki stokları hızlı bir şekilde okumak genellikle uzmanlar için sürekli arama veya seyahat anlamına gelir ve arızalı ekipman için yedek parçaların hızlı bir şekilde teslim edilmesi yaygın bir mücadeledir. Bu dağıtık kuruluşlar için amaç, merkezi bir yetkilinin tüm birimlerde gerçek zamanlı görünürlüğe sahip olduğu modern bir yaklaşım uygulamaktır. Bu kişinin sorunsuz operasyonlar için neyin gerekli olduğunu, nereden alınacağını ve ne kadar hızlı ulaşabileceğini bilmesi gerekir.

ITAM: Bütçeleri ve Varlıkları Kontrol Etmek için Bir Çözüm

ITAM (BT Varlık Yönetimi) BT varlıklarının muhasebesi ve yönetimi için bir sistemdir: ekipman, lisanslar, sözleşmeler ve BT altyapısıyla ilgili her şey. ITAM, sayısız elektronik tablonun, dağınık dosyaların ve kağıt tabanlı kayıtların yerini alarak varlık muhasebesine düzen getirir. Tek ve birleşik bir veritabanı ile işletmeler varlık konumlarını ve koşullarını izleyebilir, lisansları yönetebilir ve harcamaları yakından takip edebilir. Böyle bir çözüm aynı zamanda her değişikliği yakalar, envanter görevlerini basitleştirir ve bilgi şeffaflığı sayesinde varlığın yanlış yerleştirilmesi veya eksik kullanılması olasılığını azaltır.

Modern kuruluşlar, yalnızca veri depolamakla kalmayıp varlıkların yönetilmesine aktif olarak yardımcı olan bir araca ihtiyaç duyar. İyi tasarlanmış bir ITAM sistemi özünde şunları sağlamalıdır:

Merkezi Muhasebe ve Birleşik Veritabanı

Bir BT varlık yönetim sisteminin uygulanması, tek bir erişim noktası, varlık muhasebesi ve bilgi için birleşik bir veritabanı oluşturulmasına yardımcı olur. Bu, mevcut ekipmanın ve farklı departmanlardaki değişen ihtiyaçların eksiksiz bir resmini sağlar. Tek bir merkezi bilgi kaynağına sahip olmak, bölgesel alt bölümlere göre varlıklar, lisans/sözleşme bitiş tarihleri, onarım durumları, satın alma zaman çizelgeleri ve yaklaşan satın alma gereksinimleri hakkında hızlı ve merkezi raporlama sağlar.

Birleştirilmiş bir veritabanının doğru çalışması için süreçlerin uygun şekilde yapılandırılması ve yapılandırılmış bilgilerin girilmesi gerektiğini anlamak önemlidir. Örneğin, birisi yeni bir ekipman aldığında, bu bilgi ITAM sistemine hemen girilmelidir - sadece ay sonundaki bir denetimden önce değil. Süreçlerinizi doğru şekilde kurduğunuzda ve iyi eğitimli bir personele sahip olduğunuzda, şeffaf veriler elde edersiniz. Ve bu net verilerle, ne satın almanız gerektiğini bulmak ve çeşitli konumlardaki stoklarınızı takip etmek çok daha basit hale gelir.

Muhasebe Sistemleri ile Entegrasyon

ITAM sistemleri, entegrasyon araçları kullanılarak muhasebe yazılımına bağlanabilir ve aralarında sorunsuz bir etkileşim sağlanabilir. Bu, ödeme bilgilerinin otomatik olarak ITAM'a aktarılabileceği ve uygun kuruluşa ve oradaki bütçeden sorumlu olan kişiye bağlanabileceği anlamına gelir. Böylece, muhasebe yazılımınızda finansal görevler üzerinde çalışırken, ilgili satın alma, onarım veya bakım giderlerini doğrudan ITAM sisteminde anında görüntüleyebilirsiniz.

Tedarik Planlama Süreçlerinin Otomasyonu

Ekibinizin neye ihtiyacı olduğunu planlamak genellikle Excel sayfalarıyla uğraşmak veya e-posta taleplerini takip etmek anlamına gelir. Bir ITAM sisteminde bu süreç otomatikleştirilebilir: sorumlu bir çalışan self-servis portalındaki bir katalogdan gerekli öğeleri seçebilir, miktarları belirleyebilir ve açıklama ve belgeler ekleyebilir. Böyle otomatik bir talep daha sonra doğrudan sistem içinde işleyip onaylayabilecek bir uzmana iletilir.

Bütçe sınırlarınızı, ne satın almayı düşündüğünüzü ve finansal olarak yolunda gidip gitmediğinizi tek bir sistem içinde görmenin gücü, büyük bir iş kolaylaştırıcıdır. Çeşitli sistemlerden, e-posta dizilerinden ve Excel sayfalarından gelen verileri bir araya getirme zahmetini ortadan kaldırır. Bu sayede daha hızlı planlama yapabilir, işlerinizi daha hızlı onaylatabilir ve iş görevlerinizi daha verimli bir şekilde yerine getirebilirsiniz.

ITSM Sistemi ile Entegrasyon

ITAM, genellikle çalışanların yeni ekipman, değiştirme veya onarım taleplerini ele almak için kullanılan bir ITSM sistemi ile entegre edilebilir. Bir talep bir portal, mobil uygulama veya sohbet robotu aracılığıyla yapıldığında, bir Hizmet Masası talebine dönüşür ve ITAM otomatik olarak onarım, verme veya ekipmanın stoğa iadesi için ilgili görevleri oluşturur.

BT hizmetlerini etkili bir şekilde yönetmek söz konusu olduğunda, birçok şirket ITSM'ye (BT Hizmet Yönetimi) güvenmektedir. Bu yaklaşım BT hizmetlerini desteklemek, çalıştırmak ve geliştirmek için net bir dizi süreç sağlar. ITSM'nin gerçekte yaptığı şey, BT sistemlerinizin nasıl çalıştığını kontrol etmenize, ortaya çıkan sorunları (olayları) yönetmenize, değişiklikleri denetlemenize ve yapılandırmaları takip etmenize yardımcı olmaktır; bunların tümü hizmetlerinizin her zaman çalışır durumda olmasını sağlamayı amaçlamaktadır.

ITAM ve ITSM'in her birinin yönetimde kendi özel odak noktaları olsa da, ortak bir amacı paylaşırlar: BT kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlamak ve BT hizmetlerinin sunulması için maliyetleri optimize etmek. ITSM öncelikle BT hizmetlerini oluşturan bileşenler olan Konfigürasyon Öğeleri (CI'lar) ile ilgilenir. Buna karşılık ITAM, temel altyapıyı oluşturan varlıkların muhasebesini, işletimini ve genel maliyetini yönetir. Bu ikisini entegre ederek, işletmeler daha bilinçli seçimler yapmak ve BT desteği için harcadıkları miktarı azaltmak için gereken içgörüleri elde ederler.

ITAM ve ITSM veri paylaşarak birlikte çalıştığında, her şeyin doğru kalmasını sağlamaya yardımcı olur. ITAM, elde ne olduğu, mevcut durumu ve her bir öğeden kimin sorumlu olduğu ile ilgili ayrıntıları gönderir. Ardından ITSM, bu öğelerin BT hizmetlerini sunmak için nasıl kullanıldığına dair geri bildirim sağlar. Dahası, bir varlığın toplam sahip olma maliyeti, amortisman süresi ve devam eden bakım giderleri gibi verilerin birleştirilmesi, genel giderlerin çok daha net bir resmini sunar ve hizmet değeri üzerindeki etkilerinin analiz edilmesine olanak tanır. Bir BT hizmeti yapılandırması değiştiğinde, ITSM bunun varlık muhasebesi, stok veya tedarik planlamasını nasıl etkileyeceğini otomatik olarak kontrol etmek için ITAM'e veri gönderebilir.

Güvenlik Kontrolü ve Erişim Kısıtlaması

SimpleOne ITAM sistemindeki güvenlik, bir Erişim Kontrol Listesi (ACL) mekanizmasına dayanır. Temel olarak bunlar, iş rollerine bağlı olarak yalnızca doğru kişilerin önemli bilgileri görmesini sağlayan kurallardır. Örneğin, finans direktörü veya muhasebeci finansal ayrıntıları görebilir, ancak sadece kendi ekipmanlarını kontrol eden biri göremez.

Sistem ayrıca onayların yönetilmesine de yardımcı oluyor. Ekipmanın farklı konumlar veya kuruluşlar arasında taşınması ya da planlanan bir satın alma işleminin belirli bir bütçeyi aşması gibi belirli olaylar için otomatik olarak ekstra onay adımları belirlenebilir. Bu, finans müdüründen veya bir güvenlik müdüründen yeşil ışık almayı içerebilir. Bu, harcama veya varlık bilgilerinin güncellenmesine bağlı temel süreçlerin, kuruluşun çalışma şekline uygun olarak her zaman belirlenen kişiler tarafından kontrol edilmesini sağlar.

Nasıl Çalışır? SimpleOne ITAM ile Bir Örnek

Varlık yönetimi sadece bir ekipman listesini kontrol etmekle ilgili değildir; düzeni korumaya ve maliyetleri optimize etmeye yardımcı olan kapsamlı bir süreçtir. Çeşitli hizmetlerinizin gerçekten hangi BT ekipmanına bağlı olduğunu, şu anda hangi cihazları kullandığınızı, hangilerinin yükseltme veya değiştirme zamanı geldiğini ve yeni satın alımlar yapmak yerine işleri nereye kaydırabileceğinizi anlamak çok önemlidir. SimpleOne ITAM tam olarak bunu gerçekleştirmek için tasarlanmıştır. Tüm verilerinizi düzenler, onaylı ürün listelerinizin (terminoloji) ve varlıklarınızın tüm kullanım ömürleri boyunca yönetimini otomatikleştirir ve sözleşme ve garantilerin yönetiminden kaynaklanan baş ağrısını ortadan kaldırır. Şimdi bunun pratikte nasıl işlediğine bakalım.

İsimlendirme ve Planlama

SimpleOne'da "Nomenklatür", şirketinizin her yerde kullandığı tüm ekipman modellerinin ayrıntılı bir dizin gibi merkezi bir listesidir. Yeni gelen bir model ya da kullanmakta olduğunuz eski bir model olması fark etmez; hepsi listelenmiştir. Sisteme gerçek bir fiziksel varlık kaydetme zamanı geldiğinde, bunu zaten tedarikçi ve üretici gibi ayrıntılara sahip olan bu modellerden birine dayandırırsınız. SimpleOne ITAM'de kaydedilen her varlık, bu isimlendirmede her zaman belirli bir modelle bağlantılıdır.

Bu yaklaşımla, kuruluşunuzdaki tüm ekipman modellerini yapılandırabilir, kaç tane ekipmanınız olduğunu net bir şekilde sayabilir, bunları birleştirmeniz gerekip gerekmediğini değerlendirebilir ve ardından genel ekipman ortamınızı analiz edip optimize edebilirsiniz. İsimlendirme, varlık ihtiyaçları için planlama aracınız olarak işlev görür - tam olarak hangi yazıcı veya dizüstü bilgisayar modellerine ihtiyacınız olduğunu belirtmek için bu veritabanına başvurursunuz.

İsimlendirme aynı zamanda mevcut stok seviyelerini kontrol etmenize ve mevcut malzemelerin yeni talepleri karşılayıp karşılayamayacağını belirlemenize olanak tanır. Tedarik de aynı terminolojiye göre planlanır. Tedarik listesi, kullanıcıların ihtiyaç taleplerinde belirttikleri aynı isimlendirme modellerini içerir.

SimpleOne ITAM'deki isimlendirme, yapılandırma öğelerinizin sınıflarına ve modellerine de bağlıdır. İsimlendirme içinde farklı kurallar oluşturabilirsiniz. Buna iyi bir örnek, gerçek bir varlık ile yapılandırma öğesi arasındaki bağlantıyı kurmaktır - bu, BT altyapınızın hizmet sağlamaya dahil olan herhangi bir parçasıdır. Nihayetinde isimlendirme, iş birliğini sağlayan ve varlık muhasebesini yapılandıran merkezi bir dizin görevi görür.

Varlık Yaşam Döngüsü Yönetimi

Sistem, varlık yönetimi için standart, önceden yapılandırılmış süreçler içerir. Örneğin, belirlenmiş bir mali sorumluluk merkezine bağlı temel ekipman için bir talebin oluşturulduğu, ihtiyaçların toplanması için kullanıma hazır bir prosedür sağlar. Belirlenen bu ihtiyaç daha sonra çeşitli yollarla ele alınabilir: mevcut stoktan öğeleri analiz ederek ve ayırarak veya yeni satın alımlar planlayarak.

Satın alımları yönetmek için ayrı bir kullanıma hazır süreç sağlanmıştır ve önümüzdeki aylarda piyasaya sürülmesi planlanmaktadır. Bir satın alma işlemini takiben, çeşitli muhasebe parametreleri ile birlikte sahibi, Maddi Olarak Sorumlu Kişi (MRP) ve konumu hakkında ayrıntılar içeren bir varlık kaydı sisteme kaydedilir. Bir varlığın yaşam döngüsü boyunca müteakip değişiklikler, özel sistem süreçleri veya görevleri aracılığıyla yönetilir. Bunlar, ihraç, stoğa iade, onarım, yükseltmeler (örneğin, bellek geliştirme), envanter, konum değişiklikleri (şehirler arası taşınmalar dahil), MRP güncellemeleri, depo transferleri ve kayıttan düşme gibi olayları kapsar. Elden çıkarma sonrası, elden çıkarma, hayır amaçlı bağış veya çalışanlara satış dahil olmak üzere çeşitli elden çıkarma seçenekleri vardır.

Sistemdeki görevler hata önleme için tasarlanmış mekanizmalar içermektedir. Örneğin, bir varlık ihraç süreci aktifse, sistem aynı varlığın yerinin değiştirilmesi veya kayıttan düşülmesi gibi eş zamanlı eylemleri önler. Bu görevler aynı zamanda birçok kayıtta değişiklikleri doğru bir şekilde uygulamak için bir mekanizma içerir. Bu, özellikle büyük miktarda varlık için depo konumunun güncellenmesini içeren tüm bir ofis taşınması gibi toplu işlemler için kullanışlıdır. Manuel, kayıttan kayda değişiklik yerine, bu tür işlemler otomatikleştirilir, durum güncellemeleri ve gerekli tüm belgelerin eklenmesi ile tamamlanır.

Envanter

Bir envanteri başlatmak için sistemde özel bir görev oluşturulur. Bu görev, temel bilgileri yakalar ve bu sayımın bir parçası olacak belirli varlıkları ana hatlarıyla belirtir ve gerektiğinde ayrıntılı kategorizasyona izin verir. Süreciniz gerektiriyorsa, resmi bir envanter komisyonu da belirleyebilirsiniz - nihai sayımı doğrulama ve tüm envanter prosedürünün doğru ve sorunsuz bir şekilde takip edildiğini onaylama yetkisine sahip bir grup çalışan.

Varlık mevcudiyetinin doğrulanması iki temel yolla yapılabilir:

• Sanatçı, kontrol sırasında bulunan envanter numaralarının bir listesini oluşturur. Bunun için barkodları okuyabilen ve verileri Excel'e aktarabilen herhangi bir telefon uygulamasını veya tarayıcıyı kullanabilirler.
• Envanter numaralarının toplanması otomatik olarak gerçekleşir ve bunlarla ilgili bilgiler belirlenmiş bir erişim noktası aracılığıyla sisteme girer.

Sistem toplanan envanter numaralarından elde edilen verileri işledikten sonra, bir widget aracılığıyla bir sonuç özeti sunar. Bu, bulunamayan kalemleri, tespit edilen tutarsızlıkları, bulunan yeni kalemleri ve daha önce kayıp olarak listelenen ancak şimdi ortaya çıkan herhangi bir şeyi vurgular. Envanter süreci gerektiğinde tekrarlanabilir ve ayrıca kuruluşunuzun özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde biçimlendirilmiş ayrıntılı bir envanter sonuçları sayfası yazdırma seçeneği de vardır.

Sözleşmelerin ve Garantilerin Kontrolü

Sözleşmeleri etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olmak için SimpleOne ITAM, tüm taahhütlerinizi ve önemli tarihleri takip etmek için yerleşik bir süreç içerir. Sistem, beş yaygın sözleşme türüyle önceden yüklenmiş olarak gelen bir 'Sözleşmeler' bölümüne sahiptir, ancak özel ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yenilerini oluşturmakta özgürsünüz. Her sözleşme net bir yolculuk izler: taslak olarak başlar, onaylardan geçer ve ardından aktif bir anlaşma haline gelir. Tedarikçi ve müşteri ile ilgili ayrıntılar ve sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihleri gibi önemli bilgilerin tümü kendi sözleşme kartına düzgün bir şekilde kaydedilir.

Sistemde takip ettiğiniz her varlığın, satın alma sözleşmesi, garanti detayları veya garanti dışı hizmet planları olsun, çeşitli sözleşmelerle bağlantılı tüm hikayesi vardır. Sistemin raporlama araçları, verileri dilimlemek için çeşitli yollar sunarak esnek sözleşme raporlamasına izin verir. Örneğin, servis veya garanti sözleşmelerinin süresinin ne zaman dolacağına bağlı olarak raporlar oluşturulabilir.

Yazılım varlıklarınız için sözleşmelerin ve lisans anlaşmalarının süresinin ne zaman dolacağını yakından takip etmek gerçekten çok önemlidir. İyi haber şu ki, sistem zaten bunu yapmanıza yardımcı oluyor ve yakın gelecekte yönetilmesi daha da kolay hale gelecek.