HRMS

HRMS nedir?

HRMS, işe alım otomasyonu ve oryantasyondan İK kayıtları ve çalışan gelişimine kadar bir şirketin temel İK süreçlerini otomatikleştirir. Bu süreçlerin otomatikleştirilmesi, doğal olarak tüm İK verilerini tek bir sistemde merkezileştirir ve karar verme sürecinde bu verilere erişimi kolaylaştırır.

Bir B2B satış müdürünün işe alımını ele alalım: Sistem, gelen özgeçmişleri belirlenen kriterlere göre otomatik olarak sıralar, işe alım sürecine dahil olan kişiler arasında onayları koordine eder, adayları işe alım sürecinin aşamaları arasında ilerletir ve mülakatların ardından geri bildirim toplar. Bu eylemler, işe alım sürecinin iyileştirilmesine yardımcı olan ayrıntılı işe alım analizleri üretir.

Rutin görevleri otomatikleştirerek, İK uzmanları mekanik işlerden kurtulur ve stratejik alanlara odaklanabilir: yetenek geliştirme, kurum kültürünü iyileştirme ve çalışan bağlılığını artırma. Otomatikleştirilmiş süreçler tarafından oluşturulan tüm veriler sistemde depolanır ve İK metriklerini analiz etmek, bilgiye dayalı personel kararları almak ve iş kanunlarına uymak için kullanılır.

Bu sayede bir İK Yönetim Sistemi (HRMS), şirketin tüm İK süreçlerini otomatikleştirmek için tek bir merkez haline gelir ve işe alımdan işten ayrılmaya kadar çalışan yaşam döngüsünün her aşamasında etkili insan kaynakları yönetimini destekler.

Bir İK yönetim sistemindeki çalışan yolculuğu

Bu tanım, bir İK Yönetim Sisteminin neler yapabileceğini açıklamaktadır. Uygulamada ise, sistemin değeri, bir pozisyon açma kararından portaldaki ilk talebe kadar, tek bir çalışanın sistem içinde nasıl ilerlediğinde ortaya çıkar.

Veri aktarımlarında kayıplar yaşanır: İşe alım uzmanı bir adayı işe almıştır, ancak İK yöneticisi sözleşmeyi sıfırdan hazırlar. Bir İK yönetim sisteminde ise her adım, bir önceki adımın bittiği yerden başlar:

1. Pozisyon. Bir yönetici bir pozisyon talebinde bulunur ve bütçesi onay sürecinden geçer.
2. İş ilanı ve aday. İşe alım uzmanı iş ilanını yayınlar ve adayları süreç boyunca yönlendirir.
3. Teklif ve işe alım. İş teklifi onay sürecinden geçer ve iş sözleşmesi olmadan işe alım işlemi tamamlanamaz.
4. İşe alım süreci. İşe alımdan hemen sonra, sistem ilgili tüm taraflar için görevler içeren bir işe alım süreci talebi oluşturur.
5. İstihdam değişiklikleri. İşe alım sırasında oluşturulan sözleşme, tam bir geçmiş kaydıyla birlikte onay süreçlerinden geçerek değiştirilir.
6. İK hizmetleri. Çalışan, portal üzerinden iş belgesi, izin ve fazla mesai taleplerini iletir.

SimpleOne HRMS’de çalışan yolculuğu işte bu şekilde işler.