Muhasebe için Tek Bir Ön Kapı ve Talep Yönetim Platformu
Muhasebeye yönelik talepleri e-posta ve mesajlaşma uygulamalarından, zorunlu alanlar, otomatik yönlendirme ve son tarih takibi özelliklerine sahip tek bir kanala taşıyın
Muhasebe neden her zaman yangın söndürme işine benziyor?
İstekler e-posta ve mesajlaşma uygulamaları yoluyla geliyor
Öncelikler manuel olarak belirlenir
Başvurularda gerekli bilgiler eksik olduğundan, uzmanların konuyu takip etmesi gerekiyor
İşler tekrarlanıyor ve bir görevi kimin üstlendiğini kimse göremiyor
İstekler e-posta ve mesajlaşma uygulamaları yoluyla geliyor
Çözüm: hizmet odaklı bir yaklaşım
Hizmet yaklaşımı, ESM’nin (Kurumsal Hizmet Yönetimi) temelini oluşturur. ESM ile muhasebeye gelen her talep, talep eden kişi, gerekli veriler, görevlendirilen kişi ve son tarih bilgilerini içeren bir hizmet olarak ele alınır. Tüm talepler tek bir kanaldan geçer, uzmanlara otomatik olarak yönlendirilir ve her aşamada takip edilir.
Daha az el işi
Her talep doğrudan ilgili uzmana iletilir; böylece artık kimse ortak gelen kutusunu taramak zorunda kalmaz.
Daha az takip
Talep oluşturulduğunda, zorunlu alanlar ve sözleşme dizini verileri kaydeder: vergi kimlik numarası, ödeme bilgileri ve ödeme koşulları otomatik olarak doldurulur
Daha iyi kalite kontrolü
Çalışanlar ve muhasebeciler, talebin durumunu ve ilgili SLA (hizmet seviyesi anlaşması) son tarihini görebilir. Yöneticiler ise her bir uzmanın iş yükünü ve ekibin ne zaman daha fazla personele ihtiyaç duyduğunu görebilir.
Muhasebe alanındaki günlük işlerde ne gibi değişiklikler oluyor?
Durum | Öncesi | Sonrası |
|---|---|---|
| Bir fatura e-postada kaybolur | E-posta diğer mesajların arasında kaybolur ve üç gün sonra tedarikçi arar, sevkiyatları durdurmakla tehdit eder | Paylaşılan gelen kutusuna gelen her e-posta, bir sorumlu ve bir son tarih içeren bir talep haline gelir |
| Faturanın onaylanıp onaylanmadığını kimse bilmiyor | Muhasebeci, bütçe olup olmadığını ve müdürün onay verip vermediğini öğrenmek için e-postalar gönderir | Sistem bütçeyi kontrol eder ve faturayı onay için bölüm başkanına gönderir |
| Destekleyici belgeler eksik | Ocak ayında kimse tedarikçiden destekleyici belgeleri istemedi, bu nedenle Nisan ayında muhasebe birimi vergi beyannamesini düzeltmek zorunda kalır | Hizmet sunulduktan sonra, yöneticiye belgeleri talep etme görevi verilir ve son tarih takip edilir |
| Ödeme ayrıntılarındaki hatalar | Yanlış vergi kimlik numarası veya okunamayan bir tarama, ödemeyi geciktirir ve fatura kuyruğun en arkasına düşer | Sözleşme dizine bir kez eklenir ve ödeme bilgileri ile tutarlar otomatik olarak doldurulur |
| Acil belge talepleri iş akışını kesintiye uğratır | Her 15 dakikada bir birisi istihdam veya gelir teyit mektubu ister ve uzman, üzerinde çalıştığı raporu bırakmak zorunda kalır | Çalışanlar, katalog formu aracılığıyla belge siparişi verir ve portal üzerinden son teslim tarihini görebilir; telefon etmelerine gerek kalmaz |
| Bir gider raporu vadesi geçmiş |
Muhasebe süreçlerinin otomasyonu için SimpleOne özellikleri
Muhasebe hizmet kataloğu
Her standart talep, bir form, bir sorumlu kişi ve bir SLA son tarihi içeren bir hizmet olarak oluşturulur. Zorunlu alanlar talep oluşturulduğunda doldurulur; bu nedenle herhangi bir takip işlemi gerekmez.
Otomatik yönlendirme
Bir çalışan katalogdan bir hizmet seçer ve talep doğrudan ilgili uzmana iletilir. Muhasebeciler artık paylaşılan gelen kutusunda taleplerini aramak zorunda kalmazlar. Talepler, işlevlerine göre çalışma gruplarına dağıtılır; örneğin:
- Ödemeler ve banka işlemleri
- Borçlar ve alacaklar
- Çalışan belgeleri ve maaş bordrosu
- Gider raporları ve iş seyahatleri
- Sabit varlıklar
Onay otomasyonu
Örneğin, birisi bir faturayı ödemek için bir talep oluşturduğunda, bir onay iş akışı otomatik olarak başlar. Sistem, ilgili gider kategorisinin bütçesini kontrol eder ve talebi bölüm başkanına gönderir. Muhasebeci, talepteki tüm onay geçmişini görebilir.
Analitik ve SLA takibi
Sistem, her talebe ilişkin verileri kaydeder ve bunlardan raporlar ile gösterge panelleri oluşturur. Bu raporlar ve gösterge panelleri, her bir alan için kaç talep geldiğini, iş yükünün uzmanlar arasında nasıl dağıldığını ve iş yükünün ne zaman zirveye ulaştığını (örneğin, ay sonu ve çeyrek sonu) gösterir. Ayrı metrikler ise ortalama işlem süresini ve SLA’yı ihlal eden taleplerin oranını gösterir.
Her zaman acil durumlarla uğraşmak zorunda kalmayan bir muhasebe ekibi oluşturmanın üç adımı
1. Adım: Taleplerin envanterini çıkarın
| İstatistikleri toplamak: kaç adet istek, hangi türlerde ve hangi departmanlardan |
| İstekleri alana göre gruplandırın |
| En yüksek hacimli süreçleri ve en fazla takip gerektiren süreçleri belirleyin |
| Standartlaştırılması en kolay talepleri seçin |
2. Adım: Gelen verileri standartlaştırma
| Bir talebin işleme alınabilmesi için zorunlu olan alanlar |
| Sözleşme dizininden alınan tedarikçi ödeme bilgileri gibi otomatik olarak doldurulan alanlar |
| Çalışanların formu doğru şekilde doldurmasına yardımcı olan ipuçları |
3. Adım: Tek bir istek kanalı başlatın
| Bir hizmet kataloğu oluşturun |
| Çalışma gruplarına otomatik yönlendirme ayarlayın |
| Her talep türü için bir SLA belirleyin |
SSS: Muhasebede hizmet yaklaşımı
Muhasebede hizmet yaklaşımı nedir?
Muhasebeye gelen her talep, talep eden, istenen veriler, görevlendirilen kişi ve son tarih gibi bir dizi parametreye sahip bir hizmet olarak ele alınır. Tüm talepler tek bir kanaldan geçer, uzmanlara otomatik olarak yönlendirilir ve her aşamada takip edilir. Bu yaklaşım, BT alanından ortaya çıkmıştır ve ESM (Kurumsal Hizmet Yönetimi) olarak adlandırılır.
Muhasebe ne zaman ESM’ye ihtiyaç duyar?
Tipik belirtiler: talepler ortak bir gelen kutusuna ve mesajlaşma uygulamalarına gelir; bir talebin yönlendirilmesi, işin kendisinden daha uzun sürebilir; uzmanlar birbirlerinin işlerini tekrarlar; gider raporları ve destekleyici belgeler geç teslim edilir. Muhasebe, ESM için oldukça uygundur: talepler tekrarlanır, veri gereksinimleri nettir ve son tarihler katıdır.
Hizmet yaklaşımı muhasebeye nasıl fayda sağlar?
İstekler daha hızlı işlenir. Zorunlu alanlar, takip işlemlerini azaltır; görünür durum bilgileri, işin tekrar yapılmasını önler ve yöneticiler, iş yükünü dengelemek ve yeni işe alımları gerekçelendirmek için ihtiyaç duydukları rakamlara ulaşır.
Diğer departmanlardaki çalışanlar için iş hayatı nasıl değişecek?
Katalogdan bir hizmet seçerler, bir formu doldururlar ve talebin durumunu ile SLA son tarihini anında görürler. Artık “Ne zaman hazır olacak?” diye sormak için telefon etmek gerekmez. E-postaya alışkın olanların alışkanlıklarını değiştirmelerine gerek yoktur: ortak gelen kutusuna gelen e-postalar otomatik olarak taleplere dönüştürülür.
Muhasebede ESM’ye nereden başlanır?
Bir aylık talep envanteriyle. Ardından, gelen verileri standartlaştırır ve hizmet kataloğu, yönlendirme ve SLA’ları içeren tek bir talep kanalı başlatırsınız. Başlatılmasından birkaç ay sonra, işlemlerin daha hızlı gerçekleştirilmesi ve takip taleplerinin azalması fark edilir hale gelir.