SimpleOne HRMS: İK ve Çalışanlar Arasında Dijital Bir Köprü

İK uzmanları rutin görevleri otomatikleştirerek tekrarlayan işlerden kurtulur ve yetenek geliştirme, kurum kültürünü geliştirme ve çalışan bağlılığını artırma gibi stratejik önceliklere odaklanabilir. Bir İKYS, tüm İK süreçlerini otomatikleştirmek için merkezi bir merkez görevi görür ve işe alımdan işten çıkarmaya kadar çalışan yaşam döngüsünün her aşamasında verimli işgücü yönetimi sağlar.

Bu makale, işletmeler için İK süreç otomasyonunun faydalarını ve SimpleOne HRMS'nin birleşik dijital ortamından nasıl yararlanılacağını araştırmaktadır.

HRMS Nedir?

Bu süreçleri otomatikleştiren bir HRMS, doğal olarak tüm İK verilerini birleşik bir sistem içinde merkezileştirerek İK analitiği ve veriye dayalı karar verme için kolayca erişilebilir hale getirir.

HRMS'nin İşletmelere Sağladığı Faydalar

Bir HRMS, İK departmanının rolünü dönüştürerek onu idari bir işlevden stratejik bir iş ortağına dönüştürür. İK uzmanları rutin görevleri otomatikleştirerek yetenek yönetimine, kurumsal kültürün geliştirilmesine ve çalışan gelişim programlarına odaklanabilir.

Temel Faydalar:

• Tüm İK süreçlerini ve verilerini entegre ederek birleşik bir bilgi ortamı oluşturur, iletişimi geliştirir ve şeffaflık sağlar.
• Derinlemesine İK analitiği sağlayarak liderliğin iyi bilgilendirilmiş, veriye dayalı kararlar almasına olanak tanır.
• Çalışanların İK ile etkileşimlerini geliştirerek daha yüksek memnuniyet sağlar.
• Son teslim tarihlerini otomatik olarak takip ederek, talepleri işleyerek ve gerekli raporları oluşturarak işletmelerin iş gücü düzenlemelerine uymasına yardımcı olur; para cezası ve itibar zedelenmesi riskini azaltır. Bu özellikle birden fazla bölgede faaliyet gösteren şirketler için önemlidir, yerel iş kanunlarına uyum sağlamaları gerekir.

Hangi İK Süreçleri Otomatikleştirilebilir?

Bir HRMS, görev yönetimi, raporlama ve metrik hesaplama, işe alım planlaması, aday arama ve işe alma, organizasyonel modelleme, işe alım ve eğitim, çalışan sorgulamaları, performans yönetimi, çalışan anketleri ve iş yönetmeliklerine ve kurumsal politikalara uyum dahil olmak üzere neredeyse tüm İK departmanı süreçlerini otomatikleştirebilir.

Çalışanların İK ile etkileşime girmesi çok daha kolaydır; belgeler ve İK ile ilgili konular için talepte bulunabilir, kişisel bir kontrol panelinde hedeflerini ve gelişim planlarını takip edebilir, geri bildirim verebilir ve alabilir, şirket etkinliklerini kurumsal bir takvimde görüntüleyebilir ve sadakat programlarına katılabilirler.

Otomasyona yönelik kapsamlı bir yaklaşım maksimum verimlilik sağlar ve veri ve süreç dağınıklığını ortadan kaldırır. Tüm İK işlevleri birleşik bir sistem olarak çalıştığında, şirket insan sermayesine bütünsel bir bakış açısı kazanarak daha bilinçli stratejik karar alma olanağı sağlar.

SimpleOne HRMS: İK Departmanları ve Şirket Çalışanları için Birleşik Bir Dijital Ortam

SimpleOne HRMS, işe alım planlamasından çıkış görüşmelerine kadar tüm çalışan yaşam döngüsünü kapsar ve tüm temel İK işlevlerinin otomasyonunu sağlar: işe alım, işe alım, performans yönetimi, organizasyonel tasarım ve iç iletişim. Platformun görev yönetimi işlevi, departman iş yükünün izlenmesine ve verimliliğinin değerlendirilmesine yardımcı olur. Veri analitiği araçları ile İK faaliyetleri raporlanabilir ve İK metrikleri hesaplanabilir. Çalışanlara, hizmet kataloğu ve kişisel kontrol paneli içeren bir portal olan İK ile etkileşim için tek bir erişim noktası sağlanır.

SimpleOne HRMS, düşük kodlu araçlar kullanılarak bir şirketin özel ihtiyaçlarını karşılamak üzere özelleştirilebilen esnek bir platform çözümüdür.

SimpleOne HRMS Tarafından Çözülen Sorunlar

SimpleOne İKYS'nin İşlevselliği

HRMS, İK departmanı süreçlerini otomatikleştirmek ve çalışanların İK ile etkileşimini kolaylaştırmak için araçlar sağlar - bu iki yönlü etkileşim sinerjik bir etki yaratarak kuruluşun genel verimliliğini artırır.

İK Departmanı için

İK Görev Yönetimi

1. SimpleOne HRMS temsilci arayüzünde İK çalışanlarına atanan tüm görevlerin bir listesi.
2. Her İK departmanı ekibinin çalışması için Kanban panoları.
3. Seçim yapma ve rapor oluşturma yeteneği ile tüm İK departmanı görevlerinin kapsamlı bir listesi.
4. İK bölümünün faaliyetlerini planlama yeteneği.

Çözüm, İK uzmanlarının çalışmalarını taleplerle düzenlemelerine yardımcı olur - sistem, gelen talepleri İK departmanı içindeki ilgili gruplara otomatik olarak dağıtır. Bölüm başkanları gelen tüm görevleri görebilir ve bunları çalışanlara atayabilir.

İlerlemeyi görselleştirmek için İK ekibi, görevlerin durumlarına göre sütunlar arasında hareket ettiği Kanban panoları oluşturabilir. Örneğin, "İşe Alım Talepleri" panosu, her bir talebin oluşturulmasından kapatılmasına kadar ilerlemesinin izlenmesine olanak tanır.

Analitik ve Raporlama

1. Sistemdeki tüm veriler net bir tablo formatında sunulur ve başka araçlara aktarmaya gerek kalmadan doğrudan sistem içinde işlenebilir.
2. Grafik raporlar çeşitli formatlarda oluşturulabilir: histogramlar, pasta grafikler, tablo görünümleri ve daha fazlası.
3. Özel veri seçimleri oluşturabilir ve bunları Excel formatında dışa aktarabilirsiniz.
4. Gösterge panoları hem ekipler hem de tüm İK departmanı için oluşturulabilir ve özelleştirilebilir.
5. İK departmanı ve çalışan metriklerinin analizi.

SimpleOne HRMS, İK departmanının performansı hakkında net raporlar oluşturmak için araçlar sağlar. Sistem, İK faaliyetleri (örneğin, ortalama işe alım süresi, işe alım başına maliyet, işe alım kanalı verimliliği, vb.) ve çalışan metrikleri (örneğin, devir oranı, eğitim maliyetleri, bağlılık seviyeleri, vb.)

Örneğin, İK Direktörü, görevlerin gruplar arasındaki dağılımını, talep durumlarını ve çalışan iş yüküne ilişkin özet verileri gösteren bir "İK İş Yükü" panosu oluşturabilir. Talep türlerini analiz etmek için, bir dönem boyunca belirli türlerde kaç talebin alındığını, İK uzmanları tarafından kaç görevin tamamlandığını ve şu anda kaç adayın değerlendirilmekte olduğunu görüntülemek için histogramlar kullanılabilir.

Oluşturulan raporlar sistem içinde kaydedilir ve dinamiktir - en güncel verilere dayanırlar ve sistem verileri değiştiğinde otomatik olarak güncellenirler. Ayrıca sistem, taleplerdeki eğilimlerin ve mevsimsel zirvelerin belirlenmesini sağlayarak İK departmanı kaynaklarının etkili bir şekilde planlanmasına yardımcı olur.

İşe Alım

1. İşe alım planlarının oluşturulması ve kabul edilmesi.
2. İşe alım taleplerinin ele alınması.
3. İş kurulları ile entegrasyon.
4. Aday yanıtları ve boru hatları ile çalışma.
5. Aday inceleme sürecinin sonunda yeni bir çalışan işe alım talebinin oluşturulmasını otomatikleştirme.

SimpleOne HRMS, işe alım planlamasından işe alım talebine kadar tüm çalışan işe alım döngüsünü kapsar. Departman yöneticileri seçilen bir dönem (çeyrek, yarı yıl veya yıl) için işe alım planları oluşturur. Gerekli pozisyonları, gereksinimleri ve maaş aralıklarını belirtirler. Planlar daha sonra bütçe sahibi tarafından onaylanır.

Plan onaylandıktan sonra, bölüm başkanları işe alım talepleri oluşturabilir. İşe alım görevlileri, aday verilerini iş web sitelerinden içe aktarabilir veya dahili veritabanından başvuru sahipleri ekleyebilir. Her pozisyon türü için İK, giriş seviyesi pozisyonlar için basit aşamalardan yöneticiler için karmaşık çok aşamalı süreçlere kadar değişen kendi işe alım hattını yapılandırır. Aday tüm aşamaları başarıyla geçtikten sonra işe alım görevlisi "İşe Al" seçeneğine tıklar ve sistem otomatik olarak İK evrakları için bir talep oluşturur. Bu şekilde, adayın bilgileri sorunsuz bir şekilde İK sürecinin bir sonraki aşamasına geçer.

Devamsızlık Yönetimi

1. Çalışanlar tatil, izin, iş seyahati, hastalık izni gibi her türlü devamsızlık için talepte bulunabilirler.
2. Talepler yönetici tarafından self-servis portalı üzerinden onaylanır.
3. Devamsızlık takvimi, raporlama amacıyla planlanan tatillere ilişkin verilerin dışa aktarılmasına olanak tanır.

SimpleOne HRMS, tatillerin, hastalık izinlerinin ve izinlerin takibini ve onaylanmasını kolaylaştırır. Çalışanlar portal üzerinden talepte bulunur ve İK uzmanları bunları sistemde işler. Her talep bir durum gösterir: "Onay Bekliyor", "Onaylandı" veya "Reddedildi".

Sistem, çalışanların tatil dönemlerinin renk kodlu çizgilerle işaretlendiği grafik şeklinde net bir devamsızlık takvimine sahiptir. Bu, birden fazla kilit çalışanın aynı anda izin aldığı durumlardan kaçınmaya yardımcı olur. İK departmanı tüm şirketin devamsızlık tablosunu görürken, diğer çalışanlar yalnızca kendi departmanlarının programını görebilir.

Organizasyonel Modelleme

1. Şirketin hiyerarşik yapısının görüntülenmesi.
2. Yapıyı yönetme.
3. Çalışan bilgileri ile çalışma: temel iletişim bilgileri, çalışma grubu (şirket, yönetici, departman, vb.) ve kariyer (uzmanlık, beceriler).

SimpleOne HRMS, İK uzmanlarının şirketin yapısını yönetmesine olanak tanır. Sistem, şirketi oluşturan hiyerarşik birimleri depolar - bu yapı, çalışanlar ve ekiplerden şubelere ve şirketlere kadar çeşitli düzeylerdeki dizinlerden gelen veriler kullanılarak oluşturulabilir. İK departmanı yapıyı düzenleyebilir, çalışanları departmanlar arasında transfer edebilir ve yönetici atayabilir.

Organizasyon yapısı, düğümlerin yöneticileri temsil ettiği ve dalların astlarla yayıldığı hiyerarşik bir ağaç olarak görüntülenir. Sistem her departmandaki çalışan sayısını otomatik olarak sayar. Örneğin, satış departmanının şirketteki toplam 32 çalışandan 3 kişiye sahip olduğunu hemen görebilirsiniz.

Bir çalışanı bir departmandan diğerine aktarırken, İK uzmanı sadece profildeki ilgili alanları günceller ve organizasyon yapısı otomatik olarak yenilenir. Sistem, bu değişikliklerin geçmişini tutarak her çalışanın kariyer gelişiminin izlenmesine olanak tanır.

Çalışma Mevzuatına Uyum

1. Mevcut iş kanunlarına göre parametrelerin hızlı yapılandırılması.
2. Her yetki alanı için ayarlar.
3. Çalışan grupları için parametreler.

SimpleOne HRMS'deki benzersiz uyumluluk izleme modülü, şirketlerin mevcut iş kanunlarına ilişkin verileri bağımsız olarak yönetmelerini ve sistem içinde esnek ayarlamalar yapmalarını sağlar. Yasa değişirse, sistemin kodunu değiştirmeye gerek yoktur - sadece çözümde zaten yerleşik olan gerekli parametreleri yapılandırın. Modül, iş kanununa göre vergi oranları veya tatil günleri gibi sayısal değerler içeren bir uyumluluk gereklilikleri tablosu içerir. Mevzuat değiştiğinde, İK uzmanı sadece ilgili rakamı ayarlar ve sistem yeni kurallara göre çalışır. Tüm kurallar ve parametreler sistem içindeki bir dizinde saklanır.

Farklı ülkelerde şubeleri olan kuruluşlar için sistem, her yetki alanı için ayrı parametrelerin yapılandırılmasına izin verir. Gereksinimler belirli ülkelere bağlıdır ve sistem bu şubelerdeki çalışanlara ilgili kuralları otomatik olarak uygular. SimpleOne HRMS ayrıca çalışan kategorileri oluşturmaya ve bunlara özel düzenlemeler uygulamaya izin verir. Örneğin, aşırı çalışma koşullarındaki çalışanlar için bir grup oluşturulabilir ve ilgili şubelerden personel buna eklenebilir. Sistem daha sonra yasa uyarınca ek tatil günleri gibi uygun kuralları uygulayacaktır.

Çalışanlar için

Birleşik Self Servis Portalı

SimpleOne HRMS, çalışanlara şirket içindeki tüm İK hizmetlerine erişmeleri için uygun bir portal sağlar. Burada çalışanlar, İK departmanını aramaya veya e-posta göndermeye gerek kalmadan İK ile ilgili çoğu konuyu bağımsız olarak ele alabilirler. Portalın arayüzü temel özellikleri içerir: duyuruları içeren bir haber akışı, bir hizmet kataloğu, şirket etkinliklerini içeren bir afiş, bir organizasyon yapısı, bir devamsızlık takvimi ve anketler için İK talepleri. Çalışanlar yalnızca rollerine ve pozisyonlarına karşılık gelen işlevleri görüntüleyebilirler.

İK Hizmet Kataloğu

Çalışanın İK departmanı ile etkileşiminin merkezinde, İK tarafından sağlanan hizmetlerin yapılandırılmış bir listesi olan hizmet kataloğu yer alır. Çalışanlar kataloğu talepte bulunmak için ana giriş noktası olarak kullanmaktadır.

Katalog aracılığıyla çalışanlar, PTA veya hastalık izni formlarını doldurarak devamsızlıklarını planlayabilirler. İzin talep ederken, sistem departmanın devamsızlık programını göstererek çalışanların iş arkadaşlarının planlarını göz önünde bulundurarak uygun tarihleri seçmelerine yardımcı olur. Katalogda ayrıca çeşitli sertifika ve belgelerin alınmasına yönelik bölümler de yer alıyor. Çalışanlar basit bir form dolduruyor ve talep İK departmanına iletiliyor.

Yöneticiler, işe alım talepleri, yeni çalışanların işe alınması ve diğer idari hizmetler gibi ek özelliklere sahip genişletilmiş bir kataloğa erişebilir.

Çalışan Profili

Her çalışanın sistemde iletişim bilgilerini ve mevcut pozisyonuna ilişkin verileri içeren kişisel bir profili vardır. Profil, tüm İK süreçleri için çalışan hakkında tek bir bilgi kaynağı görevi görür.

Profilin önemli bir parçası, mesleki uzmanlık ve becerileri gösteren "Kariyer" bileşenidir. İK departmanı uzmanlığı kurumsal standartlara göre belirlerken, çalışan becerilerini bağımsız olarak yönetir, yeni yetkinlikler ekler ve mevcut olanları düzenler.

Sistemin gelecekteki sürümlerinde profil, kariyer yolunun görselleştirilmesiyle geliştirilecektir: şirket içindeki gelişim, pozisyon değişiklikleri.

Sadakat Programı

SimpleOne HRMS, çalışan bağlılığını artırmak için bir sadakat programı oluşturmaya yardımcı olan GrandBazar platformu ile entegre edilmiştir. GrandBazar'ın araçları, çalışan sadakat kartları, etkileşimli görevler ve esnek bir ödül sistemi kullanarak oyunlaştırılmış İK çözümlerinin oluşturulmasına olanak tanır. Çalışanlar kurumsal para birimi biriktirebilir ve bunu şirketin pazarında harcayarak sağlık sigortası gibi hem fiziksel hem de sanal ürünler satın alabilir.

Sonuç

SimpleOne HRMS, bir şirketteki tüm İK süreçlerini otomatikleştirmek için kapsamlı bir çözümdür. Veri veya işlevsellik kaybı olmadan bir dizi farklı İK sisteminden birleşik bir dijital ortama geçiş yolu sunar.