Груминг бэклога: зачем нужен и как провести

Подробнее о процессе

Цели и задачи груминга бэклога

Задачи в бэклоге могут терять актуальность, но с помощью груминга бэклог можно постоянно актуализировать. Когда у задач в бэклоге понятные приоритеты, команда понимает, что нужно взять в работу в ближайшее время, а что можно отложить на потом.

Цель груминга — принести ясность в работу над продуктом.

Процесс работы над продуктом непрерывен, поэтому бывают случаи, когда задачи устаревают, а приоритеты меняются. Чтобы бэклог отражал реальное положение дел в команде, необходимо проанализировать каждую задачу.

Задачи груминга — приоритизировать все задачи и декомпозировать большие, оценить трудозатраты.

Участники встречи

В груминге бэклога участвуют:

• владелец продукта или скрам-мастер, которые играют роль фасилитатора;
• участники команды, которые работают над продуктом.

Как часто проводить

Периодичность проведения груминга зависит от потребностей команды — можно проводить груминг регулярно, например, раз в неделю, а можно встречаться по необходимости, когда накопятся задачи в бэклоге.

Пошаговое руководство по грумингу бэклога

1. Подготовка к сессии

Перед встречей по бэклогу важно убрать с пути все организационные моменты: назначить встречу, пригласить участников, рассказать коллегам, зачем нужен груминг, если вы проводите его впервые.

Также нужно определить, с каким объемом задач вы будете работать на встрече — это может быть весь бэклог или его часть, например, только задачи, касающиеся конкретной функциональности.

2. Приоритизация элементов бэклога

Обсуждение задач идет по списку сверху вниз. Каждой задаче нужно назначить приоритет и взять в работу самые важные, то есть наиболее ценные для потребителя.

Чтобы четко определять приоритеты, можно обратиться к фреймворкам приоритизации задач, например:

• MoSCoW (Must, Could, Should, Won’t)
• RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort)
• ICE (Impact, Confidence, Effort)
• WSJF (Weighted Shortest Job First)
• Модель Кано — способ, пришедший из маркетинга. Помогает оценивать эмоциональные реакции пользователей на функциональность продукта.

3. Детализация и уточнение требований

У каждой задачи в бэклоге должны быть сформулированы критерии приемки (Acceptance Criteria) и критерии готовности (Definition of Done). Без них ответственный за задачу не сможет определить, как довести её до результата.

Например, для задачи «Добавить фильтр по категориям» могут быть сформулированы такие критерии приемки:

• фильтр должен содержать все существующие категории товаров;
• пользователь может выбрать несколько категорий одновременно;
• при выборе категории список товаров обновляется без перезагрузки страницы;
• выбранные фильтры сохраняются при навигации по сайту.

4. Оценка сложности задач

Часто команды оценивают трудозатратность задачи, основываясь на своем опыте — работа над предыдущими задачами со временем дает понимание, сколько времени нужно на реализацию разных типов задач.

Тем не менее, эмпирическая оценка может быть неточной, например, когда появляются новые задачи, с которыми раньше команда не сталкивалась. В таком случае помогут способы для более четкой оценки:

• оценка по времени на выполнение;
• оценка по сторипоинтам (Story Points).

5. Декомпозиция крупных задач

Некоторые задачи в бэклоге на первый взгляд кажутся небольшими, но позже могут оказаться очень объемными. Например, команде нужно добавить в приложение чат с поддержкой. Изначальная задача может включать в себя несколько самых разных процессов: разработка UI, реализация back-end, интеграция системы уведомлений, тестирование. Так одна задача в бэклоге превращается в две и более.

Во время груминга важно вычислить такие задачи и декомпозировать их, то есть разложить на более мелкие.

6. Документирование результатов

Результаты груминга нужно внести в протокол, обычно это делает фасилитатор или назначенный секретарь встречи. Документирование результатов позволяет сформулировать итоги обсуждения задач и отслеживать изменения в бэклоге.

Инструменты для контроля бэклога

Провести груминг возможно, даже если команда пока не пользуется таск-трекером. В любом бизнес-процессе задачи отслеживаются тем или иным способом: онлайн-таблицы, списки или даже стикеры на доске в офисе. На встрече с командой можно пройтись по ним и проанализировать каждую.

Таск-трекеры значительно облегчают жизнь команды, помогая следить за бэклогом продукта. Для груминга не нужна специализированная функциональность системы — достаточно возможности ставить приоритеты задач, оценивать трудозатраты и связывать небольшие задачи с эпиками.

Тем не менее, по мере роста компании, когда продуктов в разработке становится больше, появляется необходимость в специализированной платформе не только для управления бэклогом, но и для всего жизненного цикла IT-продуктов. С развитием компании растет сложность управления задачами, координации команд и обеспечения качества — в этих условиях IT Service Management (ITSM) помогает построить структуру и процессы, которые поддерживают эффективное управление и развитие IT-услуг на всех этапах жизненного цикла IT-продуктов.

Подробнее о преимуществах объединения SDLC и ITSM в рамках платформы SimpleOne эксперты рассказывали на вебинаре - "SDLC и ITSM: процесс непрерывного совершенствования продукта"

FAQ: вопросы о груминге

Мы обсудили ключевые аспекты груминга бэклога с Ксенией Филипповой, Product Owner SimpleOne SDLC. В этом FAQ вы найдете ответы на актуальные вопросы о груминге, который помогает командам поддерживать порядок в бэклоге и эффективно управлять задачами.

Как часто проводить груминг?

Груминг проводят еженедельно или по необходимости, в зависимости от потребностей команды.

Кто должен участвовать в груминге?

Скрам-мастер, владелец продукта — исполняют роль фасилитатора.

Члены команды: разработчики, дизайнеры, продакт-менеджеры и т.д. — участвуют в обсуждении каждой задачи.

Как избежать затягивания груминга бэклога?

У встреч по грумингу есть два риска:

• Команда берет на обсуждение слишком большой бэклог, груминг которого может затянуться на несколько часов или дней. Решение: делить бэклог и работать над ним частями, например, по дефектам или фичам.
• Вместо примерной оценки задач команда обсуждает детали — вплоть до проработки кода. Решение: назначить фасилитатора, который будет определять, какие задачи команда обсудит и сколько времени на это понадобится, например, 12 задач по 5 минут на каждую.

Что делать с задачами, которые постоянно откладываются?

Если задача много месяцев лежит в бэклоге, значит, сейчас она не важна. Но удалять ее не обязательно — не приоритетная задача может в любой момент превратиться в критически важную. Зависшие задачи можно заблокировать или отправить в архив, чтобы вернуть их, когда у команды будут все ресурсы на их выполнение.

Как анализировать эффективность?

Груминг прошел эффективно, если по результатам у команды есть примерная оценка пула задач и дорожная карта разработки. Считается, что в «ухоженном» бэклоге всегда должны быть сформулированные задачи на два спринта вперед.

Как начать проводить груминг?

Можно начать с малого: отмечать самые приоритетные задачи в списках, оценивать срочность и трудозатраты. Постепенно эти практики можно распространить на всю команду, чтобы каждый понимал ценность проработанного бэклога.

Резюме

Регулярный груминг бэклога обеспечивает ясность в работе, позволяет эффективно распределять ресурсы и фокусироваться на наиболее ценных задачах.

Правильно организованные встречи с участием всей команды и использованием подходящих инструментов сокращают время на выполнение неактуальных задач, улучшают качество планирования спринтов и ускоряют выпуск продуктовых обновлений. В результате команда может быстрее реагировать на изменения рынка и потребности пользователей, что напрямую влияет на достижение ключевых бизнес-показателей.