Черная дыра в ИТ-бюджете, или как грамотно управлять затратами на активы

Часто на вопрос «Как у вас организован учет ИТ-активов?» компании отвечают: Excel-таблицы и инвентаризация ежеквартально. Однако, если у вас несколько офисов, сотни единиц оборудования и тысяч лицензий, точно ли вы знаете, где что находится и сколько это реально стоит? По моему опыту работы с крупными заказчиками, отсутствие системного подхода к управлению ИТ-активами приводит к незапланированным расходам и потере контроля над бюджетом на обслуживание и обновление оборудования.

Меня зовут Евгения Асоскова, я владелец продукта SimpleOne ITAM. В этой статье я расскажу, почему так происходит и как этого избежать.

Как учет ИТ-активов влияет на финансы

Учет ИТ-активов — это не только про технику, но и про процесс, который требует внимания и точности. Часто компании теряют контроль над активами из-за недостатка четкой информации о наличии и местоположении оборудования, проблем с инвентаризацией или неупорядоченности данных о лицензиях и закупках. В этом разделе мы разберем, почему учет ИТ-активов выходит из-под контроля, и как это влияет на финансы компании.

Отсутствие точных данных о наличии и местоположении активов

Компании не знают точно, какие активы у них есть, в каком количестве и где они находятся. Это касается как дорогостоящего оборудования, так и расходных материалов. Никому не хочется столкнуться с ситуацией, когда в большом офисе в принтере заканчиваются картриджи, и внезапно выясняется, что на складе их тоже нет. Приходится экстренно покупать их за наличные на ближайшие несколько месяцев, пока не будет проведена плановая закупка. Еще хуже, если закончился запас ноутбуков или компьютеров для оснащения рабочих мест.

Неконтролируемый учет программных активов

Особенно остро стоит вопрос с программными активами — лицензиями — один из самых дорогих пунктов затрат. Для организаций они требуют значительных вложений, поэтому важно контролировать закупки, запасы и расходы. Информация не находится в одном месте: часть в письмах, часть в файлах, что-то в данных о заказах, а информацию о фактически установленном ПО требуется проверять вручную или автоматическими системами. В результате компании не видят полной картины, из-за чего либо накапливаются избыточно закупленные и неиспользуемые лицензии, либо возникают неучтенные потребности. Все эти факторы существенно снижают финансовые показатели организации.

Проблемы с инвентаризацией

Инвентаризация ИТ-оборудования и программного обеспечения либо не проводится, либо проводится долго и вручную. При нерегулярных проверках может выясниться, что часть аппаратного оборудования отсутствует — неизвестно, кем и когда оно было вынесено. Это прямые риски безопасности, требующие контроля.

Серьезные последствия для бизнеса включают риски нарушений, ведущие к штрафным санкциям, например, при использовании нелицензионного ПО. Существуют также риски потери денег из-за неиспользования складских запасов при одновременной закупке избыточного оборудования. Или когда приобретенное оборудование не соответствует технической специфике компании и требует дополнительных затрат на обеспечение совместимости.

Сложности в территориально распределенных компаниях

У территориально распределенных компаний есть не только офисы в крупных городах, но и небольшие подразделения. Особенно это актуально для промышленных компаний: помимо офисов в бизнес-центрах, они владеют множеством объектов, расположенных в удаленных локациях. В крупных городах можно оперативно определить местонахождение активов, но с удаленными объектами сложнее. Невозможно быстро оценить складские запасы — приходится постоянно созваниваться или планировать командировки ответственных специалистов. Сложно оперативно доставить необходимое оборудование для замены вышедшего из строя. Задача распределенных компаний — наладить процесс так, чтобы централизованный ответственный за оборудование владел реальной картиной по всем подразделениям и понимал, какой объем необходим для их бесперебойной работы, откуда этот объем может быть взят и в какие сроки доставлен.

ITAM: решение, которое позволяет контролировать бюджет и активы

ITAM помогает структурировать учет активов, исключить множество таблиц Excel, локальных файлов или бумажных журналов. В единой базе можно отслеживать местоположение и статус оборудования, управлять лицензиями и контролировать расходы. Решение может фиксировать все изменения, упрощать инвентаризацию и, благодаря прозрачности информации, снижать риск потери или неоптимального использования ресурсов.

Для целей современных организаций нужен инструмент, который не просто хранит данные, а помогает эффективно управлять активами. Хорошая ITAM-система должна обеспечивать:

Централизованный учет и единую базу данных

Внедрение системы управления ИТ-активами помогает создать единую точку доступа, единую базу данных об учете активов и об информации об активах. Это позволяет представлять полную картину об оборудовании в наличии и о потребностях различных подразделений. Единая точка доступа к информации дает возможность оперативно формировать централизованную отчетность по территориальным подразделениям, срокам действия лицензий и контрактов, оборудованию в ремонте, срокам приобретения и необходимости новых закупок.

Важно понимать, что для корректной работы единой базы данных необходимо правильно настроить процессы и внести структурированную информацию. Например, выдача оборудования должна фиксироваться в системе ITAM в момент передачи, а не откладываться до конца месяца перед проверкой. При правильной настройке процессов и обучении персонала можно получить прозрачные данные, с помощью которых легко планировать закупки необходимого объема и управлять запасами на различных объектах.

Интеграцию с 1С системой

С помощью средств интеграции система ITAM может взаимодействовать с бухгалтерскими системами. Благодаря этому информация об оплатах автоматически пробрасывается в ITAM и связывается с соответствующей организацией, центром финансовой ответственности. Производя финансовые операции в бухгалтерской системе, можно сразу видеть информацию о затратах на закупку, ремонт или обслуживание в системе ITAM.

Автоматизацию процессов планирования закупок

Обычно планирование потребностей происходит через Excel-формы или сбор заявок по электронной почте. В системе ITAM этот процесс можно автоматизировать: ответственный сотрудник может на портале самообслуживания выбрать из каталога нужные позиции, указать количество, добавить пояснения и документы. Такая автоматизированная заявка сразу попадает на обработку специалисту, который может согласовать ее в системе.

Возможность видеть в одной системе информацию о бюджетных лимитах, о том, что мы планируем закупить и попадаем ли в лимиты, значительно упрощает работу. Не нужно собирать данные из разных систем, переписки и Excel-файлов, что позволяет оперативнее планировать, согласовывать и решать рабочие задачи.

Интеграцию с ITSM-системой

ITAM может быть интегрирован с системой ITSM, где обрабатываются заявки на выдачу, замену и ремонт оборудования. При оформлении запроса через портал, мобильное приложение или чат-бота заявка трансформируется в запрос в Service Desk, а ITAM автоматически создает связанные задачи на ремонт, выдачу или возврат оборудования на склад.

Для эффективного управления ИТ-услугами компании используют ITSM (IT Service Management) — подход, который включает процессы поддержки, эксплуатации и развития ИТ-услуг. ITSM помогает контролировать работу ИТ-систем, управлять инцидентами, изменениями и конфигурациями, обеспечивая бесперебойную работу сервисов.

Хотя ITAM и ITSM сосредоточены на разных аспектах управления, обе практики направлены на эффективное использование ИТ-ресурсов и оптимизацию затрат для обеспечения ИТ-услуг. ITSM рассматривает конфигурационные единицы (КЕ), из которых состоят ИТ-услуги, а ITAM отвечает за учет, эксплуатацию и контроль стоимости активов, которые формируют конфигурацию инфраструктуры. Интеграция этих систем позволяет компаниям принимать более обоснованные решения и минимизировать расходы на поддержание службы ИТ.

Обмен данными между ITAM и ITSM помогает поддерживать актуальность информации: ITAM передает в ITSM сведения о наличии, статусе и ответственности по объектам, а ITSM возвращает данные об их использовании в рамках ИТ-услуг. Кроме того, объединенные данные о стоимости владения активами, сроках амортизации и расходах на обслуживание делают затраты более прозрачными и помогают анализировать их влияние на стоимость услуг. При изменении конфигурации ИТ-услуги ITSM может передавать данные в ITAM, чтобы автоматически проверить, как это повлияет на учет активов, запасы или планирование закупок.

Контроль безопасности и ограничение доступа

Безопасность в системе SimpleOne ITAM обеспечивается через механизм Access Control List (ACL) — правила ограничения доступа к важной информации в соответствии с ролями пользователей. Например, финансовые данные видит финансовый директор или бухгалтер, но не видит рядовой пользователь, который просто проверяет свое оборудование.

Система позволяет управлять согласованиями — в зависимости от различных триггеров, например, при перемещении оборудования между городами или организациями, или при планировании закупки на сумму больше определенного лимита, могут запускаться дополнительные согласования с финансовым директором или ответственным за безопасность. Таким образом, ключевые процессы, связанные с расходами или изменением учетной информации об активах, контролируются ответственными лицами в соответствии с регламентами организации.

Как это работает на примере SimpleOne ITAM

Управление активами — это не просто контроль списка оборудования, а полноценный процесс, который помогает поддерживать порядок и оптимизировать затраты. Важно понимать, какие потребности в ИТ-оборудовании есть у различных служб, какие устройства уже используются, какие требуют замены, а какие можно перераспределить без дополнительных закупок. SimpleOne ITAM берет на себя эту задачу: систематизирует данные, автоматизирует работу с номенклатурой и активами на протяжении их жизненного цикла, упрощает контроль контрактов и гарантий. Разберем, как это работает на практике.

Номенклатура и планирование

Номенклатура в SimpleOne — это справочник, база данных всех моделей оборудования, которые используются на предприятиях в организации. Эти модели оборудования могут быть новыми, которые только заводятся, либо теми, что использовались ранее. На базе этих моделей оборудования, которые имеют конкретного поставщика, конкретного производителя, мы регистрируем актив в системе. Каждый актив в SimpleOne ITAM всегда связан с какой-то конкретной моделью номенклатуры.

Такой подход позволяет структурировать модели оборудования в организации и понять, насколько их много, не нужно ли их уменьшить, проанализировать и оптимизировать состав. Номенклатура служит для того, чтобы планировать потребности в наших активах — мы обращаемся к этой базе и прямо указываем, что нужны принтеры или ноутбуки определенной модели.

На основании номенклатуры также оцениваются запасы и возможность использования существующих запасов для покрытия потребностей. И на основании этой же номенклатуры планируется закупка. В списке закупки фигурируют те же модели номенклатуры, которые пользователи указывали в потребностях.

Номенклатура в SimpleOne ITAM имеет связь с классами и моделями конфигурационных единиц. В номенклатуре можно настроить различные правила, к примеру, запараметрировать связь актива и конфигурационной единицы — элемент конфигурации инфраструктуры, который включен в неё и участвует в оказании ИТ-услуг. Номенклатура — это центральный справочник, который обеспечивает унификацию работы и структурирует учет активов.

Управление жизненным циклом активов

В системе разработаны преднастроенные процессы управления активами. Предусмотрен коробочный процесс сбора потребностей, в рамках которого формируется запрос на необходимое оборудование для определенного центра финансовой ответственности. Эта потребность может быть обработана различными способами: возможно проанализировать имеющиеся запасы и зарезервировать их, либо запланировать закупку.

Для управления закупками предусмотрен отдельный коробочный процесс, который будет выпущен в ближайшие месяцы. После закупки в системе регистрируется запись актива с различными учетными параметрами, информацией о собственнике, МОЛ и расположении. Изменения на протяжении жизненного цикла актива реализованы через специализированные процессы (задачи): выдача, возврат на склад, ремонт, модернизация (например, добавление памяти), инвентаризация, смена расположения (переезд из города в город), смена материально ответственного лица, смена склада, списание и т.д. После списания активы можно утилизировать, передать на благотворительность или продать сотрудникам.

В задачах есть механизмы защиты от некорректного внесения информации — например, пока идет процесс выдачи, актив нельзя начать перевозить в другое место или списывать. В задачах также есть механизм, который позволяет реализовать корректное изменение множества записей — когда происходит массовое действие, например, переезд всего офиса с изменением склада у тысяч активов. Вместо ручного изменения каждой записи такие действия производятся автоматически, с уведомлением о статусе изменений и прикреплением необходимых документов.

Инвентаризация

Для инвентаризации создается отдельная задача, в которой уточняется основная информация и определяется список активов к инвентаризации, который может быть детализирован в различных разрезах. В случае необходимости,можно указать инвентаризационную комиссию — сотрудников, которые полномочны валидировать результаты инвентаризации и подтверждать, что процесс прошел правильно, без нарушений.

Проверку наличия активов можно провести двумя способами:

• Исполнитель формирует список найденных в ходе проверки инвентарных номеров. Для этого может быть использовано любое приложение на телефон или сканер, которые позволяют считывать штрих-коды и выгружать информацию в Excel.
• Агрегирование инвентарных номеров происходит автоматически, и информация о них поступает в систему через предусмотренную точку доступа.

После обработки информации о найденных инвентарных номерах система отображает виджет результатов: что не найдено, где есть различия, что обнаружено новое, что ранее отмечалось как отсутствующее, но нашлось. Инвентаризацию можно проводить неоднократно, а также доступен вывод на печать ведомости с результатами инвентаризации в формате, адаптированном под требования организации.

Контроль контрактов и гарантий

В SimpleOne ITAM реализован процесс управления контрактами, который позволяет учитывать все обязательства и сроки. В системе предусмотрен раздел «Контракты», где по умолчанию доступны пять типов контрактов, при необходимости можно добавлять собственные. Каждый контракт проходит последовательные этапы – от черновика до действующего состояния через согласование. В карточке контракта фиксируются ключевые данные, включая информацию о поставщике и заказчике, а также сроки начала и завершения действия.

На протяжение своей жизни в системе активы неизменно связываются с различными контрактами: на закупку, на гарантийное или не гарантийное обслуживание и т.д. Используя возможности построения отчетов, можно формировать отчетность по контрактам в различных разрезах, например, по срокам истечения контрактов на гарантийного обслуживания.

Особенно важно контролировать сроки действия контрактов и лицензионных соглашений для активов программного обеспечения. Существующая функциональность позволяет это контролировать, и в ближайшее время она станет еще удобнее.