WIP-лимиты

«Я не глуп, но бывают дни, когда ограничиваю свой рабочий день в большом количестве проектов», – так некогда выразил свои мысли о переизбытке работы известный американский бизнесмен Уоррен Баффет. Каждый знает, что нельзя взяться за что делать одновременно и все их выполнить качественно. Выходит, ограничения определённо нужны.

Лимиты, ограничивающие объем работы, несомненно, играют важную роль в организации текущих дел. Также они позволяют выявлять возникающие проблемы своевременно. Мы предлагаем вам рассмотреть концепцию WIP-лимитов. Так называется техника, позволяющая более эффективно управлять незавершенными задачами, проектами.

Итак, аббревиатура WIP-лимит расшифровывается следующим образом: «Work In Progress limit». На практике, WIP ограничения это максимальное количество задач/проектов, которое команда или отдельный исполнитель может выполнять одновременно. Они являются популярной практикой в Канбан-методологии, направленной на управление рабочим процессом.

Пример – установка ограничения на количество задач, которые каждый разработчик получает в работу одновременно. Если лимит составляет 3 задания, то сотрудник не может  взять на реализацию больше. Он будет вынужден заканчивать одну задачу прежде, чем взять новую.

Напомним, что методология Канбан предлагает визуализацию процесса работы над проектом, разделение его на этапы и управление потоком задач. Идея WIP limit заключается в том, чтобы предотвратить перегрузку команды, обеспечивая равномерный поток работы. Они помогают обеспечить более плавное, эффективное выполнение запланированных дел. Это способствует полной реализации проектов от начала до конца.

Рассмотрим цели и задачи постановки WIP-лимитов:

• рост производительности;
• ограничение уровня стресса, снижение перегрузки, непременно возникающей у исполнителей;
• сокращение временного цикла выполнения заданий;
• выявление проблемных мест в процессе выполнения задач с последующим устранением;
• чёткая прогностика сроков выполнения работ.

Подытоживая вышесказанное, WIP limit в Канбан досках способствует принятию обоснованных решений при расстановке задач по приоритетности выполнения.

Как определить WIP-лимиты

Подходим к самому главному, отвечая на вопрос: «Как определить WIP-лимиты?». Рекомендуем следовать определенному алгоритму:

• выявите текущее количество одновременно выполняемых задач;
• проведите анализ скорости их выполнения по отдельности;
• установите лимиты для каждой, учитывая возможные риски, общую производительность команды;
• основываясь на результатах и постоянном мониторинге, оптимизируйте установленные лимиты при необходимости.

Определение WIP лимита позволяет максимально точно дробить крупные задачи на подзадачи и управлять их выполнением. WIP ограничения удерживают своеобразный баланс между загрузкой и производительностью. Такой подход позволяет не перегружать исполнителей, одновременно гарантируя ускоренную реализацию проектов. Организации активно используют WIP-лимиты, чтобы усовершенствовать управленческие процессы и ускорить доставку готового продукта на рынок.

Для определения того, что WIP-лимит можно сократить, необходимо учитывать:

• текущие рабочие задачи;
• выявлять элементы, которые не активно задействованы/не приносят способствуют достижению целей проекта.

Изменение WIP-лимитов имеет смысл в отдельных случаях. Например, если команда сталкиваются с проблемами в управлении рабочим процессом или когда существующие лимиты не соответствуют текущей ситуации проекта.

Преимущества использования WIP-лимитов

Чёткое ограничение на количество одновременно выполняемых проектной командой заданий имеет свои плюсы. Рассмотрим сильные стороны использования WIP-лимитов:

• смещение фокуса проектной группы на выполнении задач: концентрация сотрудников на работе повышается;
• сокращение цикла выполнения отдельных заданий;
• рост производительности труда, КПД каждого сотрудника;
• обеспечение быстрого переключения между несколькими задачами;
• улучшение качества контроля, прозрачности процесса выполнения работ;
• выявление проблемных моментов.

В итоге – превентивный процесс прогнозирования дедлайнов становится более чётким, как и обоснование последовательности выполнения заданий в соответствии с их степени важности. Выходит, что грамотное использование WIP-лимитов дает команде возможность эффективнее управлять своей деятельностью, одновременно повышая качество результата.

Применение WIP-лимитов в Agile-командах

WIP-лимиты широко используются в Agile-командах, оптимизируя процесс работы, способы управления проектами. Они применяются путем:

• установки лимитов незавершённой работы на задачи/столбцы выполнения на Канбан доске;
• отслеживания, контроля соответствия оговоренным временным периодам выполнения заданий;
• поведения регулярного мониторинга, анализа эффективности;
• внесения корректировок, оптимизации лимитов в зависимости от результатов.

WIP-лимиты вводятся на досках Канбан путем установки максимального количества заданий для каждого этапа процесса. Например, на доске Канбан для разработки приложения установлены следующие WIP-лимиты:

• разработка ПО – 3 задачи;
• тестирование – 2 задачи;
• ревью – 1 задача.

Важно: новые задания не могут быть добавлены до момента завершения текущих.

Выделение определенного количества задач на семидневный спринт также позволяет команде сосредоточиться на выполнении конкретного объема работы за ограниченное время. WIP limit в Канбан досках позволяет более четко видеть поток задач. Следовательно, контролировать процесс их выполнения становится легче, что способствует более эффективному управлению проектом.

Для каких элементов следует использовать WIP-лимиты?

Рассмотрим для каких элементов следует использовать WIP-лимиты. Они могут быть применены для достижения целей при выполнении:

• задачи, проектов различной сложности и приоритета;
• различных фаз выполнения заданий – например, анализ, разработка или тестирование продукта.

Лимиты устанавливаются на отдельные столбцы выполнения на Канбан доске. Эффективно применять их для организации работы группы исполнителей, команды в целом. Как доказывает практика, WIP-лимиты стоит устанавливать для исполнителей с разным уровнем нагрузки, скорости работы.

В целом, подобные ограничения позволяют более эффективно управлять процессом выполнения этапов проекта, повышая общую результативность команды.

WIP-лимиты широко используются в различных сферах. Особенно их применение оправдано там, где необходимо управление потоком работы, оптимизация процесса ее выполнения. Это могут быть IT-проекты, разработка программного обеспечения, производство, маркетинг, административная деятельность и т.д.

Как внедрить WIP-лимиты

Установка WIP-лимита вместе с командой позволяет обсудить и согласовать оптимальное количество задач на каждом этапе. Итогом становится принятие наилучшего решения для всей команды. Рассмотрение спринтов на предмет выполнения отведенной работы помогает руководителю понять, как команда управляет своими ресурсами. Становится ясно, за счет чего можно улучшить процесс выполнения задач.

Прежде чем внедрять инновации, необходимо предусмотреть возможные ошибки. Ими способны стать:

• недостаточное количество лимитов на задачи;
• неправильное определение максимального количества заданий на каждом этапе;
• невыполнение лимитов командой.

Следует знать, что WIP ограничения это принцип, требующий от проектной команды дисциплины, отличного понимания принципов их работы. Однако при правильной реализации задуманного отслеживаются значительные улучшения в управлении проектами.

Для успешного внедрения WIP-лимитов рекомендуем следовать такому алгоритму.

1. Оцените текущую загрузку команды, скорость выполнения задач.
2. Определите оптимальные WIP-лимиты для каждого исполнителя/всей команды.
3. Объясните цели/преимущества использования WIP-лимитов всем участникам рабочего процесса.
4. Внедряйте инновацию, начиная с минимальных значений, затем – постепенно увеличивайте лимиты в зависимости от результатов.
5. Проводите регулярные обзоры, анализируйте эффективность такого подхода.

Настройка WIP-лимитов доступна в SimpleOne SDLC – системе управления разработкой программных продуктов и решений на основе гибких методологий.

Старт внедрения WIP-лимитов может быть проведен на уровне команды/проекта. Важно осуществлять анализ культуры производственного процесса, оценивая готовность коллектива к таким изменениям. Если нужно  уменьшить WIP-лимиты, product owner может обсудить это с командой и договориться о корректировке количества задач на каждом этапе.

Резюмируем вышесказанное. Применение WIP-лимитов – значимый шаг в правильной организации работы. Метод позволяет улучшить контроль, повысить прозрачность процесса выполнения задач, способствует росту производительности команды. Правильное определение, применение и внедрение WIP-лимитов обязательно станет первым шагом к достижению поставленных целей.