Workflow management

Процессы — это основа любого бизнеса. Для достижения каждой цели существует определённая последовательность шагов, которые нужно выполнить, чтобы превратить идею или концепцию в желаемый результат. Когда алгоритм действий объединяет взаимозависимые задачи и людей для достижения общей бизнес-цели, это называют рабочим процессом (workflow). Улучшить рабочие процессы помогает автоматизация, она позволяет устранить ошибки и сократить время на выполнение рутинных действий вручную. Дальнейшее повышение эффективности предполагает внедрение системы управления рабочими процессами. Что это и зачем нужно — рассказываем в статье.

Что такое Workflow management (управление рабочими процессами)?

Управление рабочими процессами предполагает идентификацию, категоризацию, структурирование, отслеживание, документирование и оптимизацию бизнес-задач и процессов для обеспечения их чёткого движения к желаемым результатам.

Обычно управление рабочими процессами делят на две категории:

• Интеграция процессов

Интеграция направлена на координацию задач и рабочих процессов между приложениями и системами.

• Автоматизация событий

Автоматизация событий пересекается с автоматизацией рабочих процессов, что позволяет автоматизировать отдельные задачи в рамках рабочего процесса.

Стоит также отметить, что управление процессами вплотную связано с управлением проектами. Так же, как рабочие процессы объединяют людей и задачи, проекты объединяют несколько рабочих процессов для достижения определенного результата.

Управление проектами включает инструменты и стратегии для их оптимизации. Так, например, если управление рабочими процессами помогает улучшить процессы адаптации новых сотрудников, то управление проектами детализирует и регулирует задачи, необходимые для подбора, найма и адаптации конкретного нового сотрудника.

Между этими дисциплинами часто бывает много совпадений и взаимосвязей. Поэтому лучшие системы управления рабочими процессами, которые сегодня есть на рынке, способны выполнять практически все функции управления проектами.

Почему управление рабочими процессами так важно?

По своей сути Workflow management призван ответить на четыре основных вопроса относительно любой задачи в рамках рабочего процесса:

1. Что нужно сделать?
2. Кто должен это сделать?
3. Когда это должно быть сделано?
4. Как этого добиться?

Грамотно выстроенная система Workflow management обеспечивает прозрачность процессов, позволяет их автоматизировать и даёт инструменты поддержки, которые помогают организовать работу людей.

Команды, работающие в рамках хорошо организованных процессов, показывают более высокую производительность и эффективность, и они сильнее ориентированы на достижение целей, чем команды, работающие бессистемно. Это обусловлено лёгким доступом к данным рабочего процесса, что позволяет лучше понять шаги и процедуры, которые необходимо выполнить, а также определить, кто за что отвечает.