Excel'den kurumsal ITAM sistemine: dijital dönüşüm deneyimi ITGLOBAL.COM

Müşteri hakkında

ITGLOBAL.COM 17 yıllık bir geçmişe sahip uluslararası bir sistem entegratörü ve bulut sağlayıcısıdır. Şirket 12 ülkede temsil edilmekte ve her bir bölgede veri merkezleri ve ekipman depoları bulunmaktadır.

ITGLOBAL.COM, orijinal üreticilerinin artık desteklemediği ekipmanlar için genişletilmiş destek hizmetleri sağlamaktadır. Şirket çok sayıda yedek bileşen depolar ve dizüstü bilgisayarlardan sunuculara kadar ekipman dağıtır, ancak yalnızca ITG Corporation'ın dünya çapındaki dahili müşterilerine değil, harici müşteriler için yedek parçalar da dikkate alınır.

Projenin önkoşulları ve hedefleri

Şirketin gelişiminin ilk aşamasında, varlık muhasebesi için temel araçlar yeterliydi, ancak şirket büyüdükçe varlıkların sayısı arttı ve bunlarla ilişkili süreçler daha karmaşık hale geldi. Yapılandırılmış bir sistem yerine, yönetilmesi zor bir süreçler kaosu vardı.

Şirket kayıtları Excel dosyalarında tutuyordu. Bu araç bazı varlık muhasebesi görevlerini yerine getirse de bazı sınırlamaları vardı:

• Birden fazla çalışan aynı anda dosyayla çalışamıyordu - bilgi kayboluyor ve veri uygunluğu zarar görüyordu;
• kurumsal yönetim ve ortaklar, ihraç edilen ekipman ve depoya gelecekte yapılacak eklemeler hakkında veri talep ediyordu - Excel'e bilgi girmek ve takip etmek zordu;
• uluslararası ekipman alımlarını, hareketlerini ve teslimatlarını izlemek zordu;
• Envanter ve maliyet analizlerini hızlı bir şekilde elde etmek imkansızdı.

Şirket standart varlık yönetimi görevleriyle karşı karşıyaydı:

• muhasebe ve dahili müşterilere ekipman sağlanması;
• envanter yönetimi ve tesisler arasında dağıtım;
• şirketteki farklı şirketler için karmaşık satın alımlar;
• uluslararası lojistik dikkate alınarak varlıkların hareketinin kontrol edilmesi;
• ekipmanın yeniden satışı ve bakımı;
• veri merkezlerinde ekipman bakımı;
• maliyet kontrolü.

Bu görevleri çözmek için temel araçlar yeterli değildi. Özel bir çözüm gerekliydi.

Çözüm seçimi

ITGLOBAL.COM, SimpleOne'ın ESM platformunu diğer süreçler için zaten kullanıyordu: BT hizmet yönetimi, İK süreçleri, karmaşık satış yönetimi. ITGLOBAL.COM, 2023 yılında platformun bir parçası olarak bir ITAM ürününün geleceğini biliyordu, ancak herhangi bir yeni ürünün kendini kanıtlaması ve bir şirketin onu kullanma noktasına gelmesi için zamana ihtiyacı var.

ITAMday-2025'te konuşma

2024'ün sonunda ITGLOBAL.COM, SimpleOne'ın ITAM işlevselliği çalışmasına geri döndü - kutulu çözüm zaten ITGLOBAL.COM 'un tüm ihtiyaçlarını karşılıyordu ve değişikliklere ve özelleştirmeye ihtiyaç duymuyordu, gerekli tüm varlık yönetimi süreçleri sistemde zaten uygulanabiliyordu.

SimpleOne ITAM şunları yapabilme olanağı sağlar

• Maliyet planlamasından silme işlemine kadar tüm varlık yaşam döngüsünü otomatikleştirme;
• Kutulu süreçleri kuruluşun özelliklerine göre özelleştirmek;
• muhasebe sistemi (ERP), ITSM, keşif ve envanter araçları gibi diğer sistemlerle entegrasyon
• Minimum kod kullanımıyla kendi süreçlerinizi oluşturmak için ESM platform araçlarını kullanma.

Ürün işlevselliği üzerine yapılan çalışma, ihtiyaçları karşılamak için kutulu çözümlerde önemli bir değişiklik gerekmediğini gösterdi. SimpleOne ITAM şirketin tüm ana görevlerini kapsıyordu:

• Varlıkların tüm yaşam döngüsünün otomasyonu - ürün maliyet planlamasından kayıttan düşmeye kadar tüm aşamaları kapsamaktadır;
• esnek özelleştirme - kutulu süreçler sıfırdan geliştirilmeden kuruluşun özelliklerine uyarlanır;
• hazır entegrasyonlar - sistem muhasebe sistemi (ERP), ITSM, keşif ve envanter araçları ile çalışır;
• düşük kod yetenekleri - ESM-platformu, minimum kod yazımı ile kendi süreçlerinizi oluşturmanıza olanak tanır.

Proje Aşamaları

Ürünün hayata geçirilmesi 6 ay sürdü. Bu süre zarfında ITGLOBAL.COM ekibi

• gerekli artifaktları hazırladı;
• varlık yönetimi süreçleri üzerinde çalıştı;
• uzmanlar için çalışma talimatları geliştirdi;
• gerekli işlevselliği test etti.

Uygulama altı ay sürdü: süreç tasarımı ve dokümantasyon hazırlığından test ve lansmana kadar. Bu süre zarfında SimpleOne ekibi düzenli ITAM güncellemeleri yayınladı ve müşteri yeni işlevlere erişebildi.

Uygulanan işlevsellik

Yeni varlık muhasebesi sistemi, organizasyonel yapılara bağlantıdan yönetim görevlerinin otomatikleştirilmesine kadar temel varlık yönetimi süreçlerini kapsar.

Organizasyonel yapılara bağlantı

Sistem, varlıkların mali sorumluluk merkezlerine bağlanmasına, mal sahibi ve kullanıcı şirketlerin ayırt edilmesine, depoların ve konumların bir dizininin tutulmasına olanak tanır. Şirket, her bir mal sahibi için mevcut stoklar, kullanımdaki varlıklar ile mevcut durum hakkında çeşitli bölümlerde raporlar oluşturur.

Dağıtılmış depo sistemi

Sistem, sorumlu kişilerin belirtilmesi ile şirketin tüm depolarında muhasebeyi destekler. Varlık hareketi şeffaftır - depolama deposundan nihai müşteriye kadar. Şirket sadece kendi ihtiyaçlarını karşılamakla kalmıyor, aynı zamanda entegrasyon projelerinde ekipman satıyor.

Kompozit varlıklar için muhasebe

Sunucu donanımı gibi bazı varlıklar, muhasebede gösterilmesi ve üzerlerindeki garanti son kullanma tarihlerinin kontrol edilmesi önemli olan karmaşık bir bileşen bileşimine sahiptir.

Entegratörler ve bulut sağlayıcıları için bileşik varlıklarla çalışmak kritik önem taşır. SimpleOne ITAM şunları sağlar

• grafiksel bir hiyerarşi - ana varlığa bağlı alt bileşenlerle birlikte bileşik varlığı görebilirsiniz;
• Bileşik varlığın tüm alt bileşenlerinin bağlantılı listeleri - bilgi sunumuyla çalışabileceğiniz, onarım veya yükseltme gerektiren bir bileşeni seçebileceğiniz ve depo personeli veya destek mühendisleri için hemen bir görev oluşturabileceğiniz özet tablolar.

Sözleşme Yönetimi

Sistem, çeşitli türlerde (satın alma, bakım, satış) sözleşmeler oluşturmanıza olanak tanıyan bir sözleşme yönetimi modülü sağlar. Satıcı sözleşmeleri her bir varlıkla bağlantılıdır. Çalışanlar her bir kalem veya ekipman için garanti süresini bir bütün olarak görebilir ve hangi tedarikçiyle iletişime geçeceklerini anlayabilirler. Artık garanti için kimi arayacağınızı öğrenmek için farklı departman yöneticilerini yoklamanıza gerek yok.

CMDB ile İletişim

ITGLOBAL.COM ayrıca, belirli varlık kategorilerini kutudan çıkar çıkmaz CMDB'ye bağlamayı özelleştirmenize olanak tanıyan SimpleOne ITSM ürününü kullanır:

• garanti hizmeti talepleri konusunda son müşterilerle birlikte çalışmak;
• bileşen satın alımları için stok gereksinimleri oluşturmaya
• varlık formunda yapılandırma birimi ve dahil olduğu olaylar hakkındaki bilgileri görmek.

Kavramsal olarak, bir varlık ve bir yapılandırma birimi iki farklı varlıktır. Bir varlık olmadan bir yapılandırma birimi veya yapılandırma birimi olmadan bir varlık olabilir. Ancak bir çift de olabilir. Bu varlıkların ilişkisi, gerekirse, isimlendirme dizini düzeyinde parametrelendirilir ve belirli bir modelin varlıkları için KE'lerin sağlanıp sağlanmadığını kontrol eder.

Gereksinimler ve Tedarik Yönetimi

Gereksinim yönetimi ve tedarik süreçlerinin otomatikleştirilmesi şirketin iki soruyu yanıtlamasına yardımcı oldu:

1. Yalnızca doğru varlıklar nasıl planlanır ve gereksinimler nasıl hızlı bir şekilde toplanır?

Sistem, ihtiyaç toplamayı organizasyona göre düzenlemenize, ikmal kaynaklarını planlamanıza, eldeki mevcut stoğu tahmin etmenize ve gerektiğinde satın alımları planlamanıza olanak tanır.

2. Gereksiz kalemlerin satın alınması nasıl önlenir?

İhtiyaç oluştuktan sonra, sorumlu çalışan gerekli varlıkların depolardaki mevcudiyetini kontrol eder ve bunları rezerve eder. Fazladan satın almaya gerek yoktur.

Süreç şu şekildedir:

• Organizasyona göre ihtiyaçların toplanması;
• stokların analiz edilmesi ve depoda rezerve edilmesi;
• Varlıktaki tedarik maliyetlerinin planlanması ve muhasebeleştirilmesi;
• yurtdışı alımların adım adım takibi;
• Satın alma işleminin yapıldığı irsaliyelere ve sözleşmelere erişim.

Maliyet Muhasebesi

Varlığın satın alınması ve işletilmesi sırasında ortaya çıkan maliyetler, sorumlu kullanıcı tarafından otomatik veya manuel olarak sisteme kaydedilebilir. Gerekli dönem için zahmetsizce raporlar oluşturun:

• kaç tane varlık çıkarıldı;
• hangi bakiyelerin mevcut olduğu
• hangi varlıklar için, hangi sözleşmeler için ve ne kadar maliyete katlanıldığı.

Rakamlarla sonuçlar

Uygulama süresi: ITGLOBAL.COM ekibi tarafından 6 aylık bağımsız uygulama

Üründe çalışma süresi: 3 ay

Coğrafi kapsam: Şirketin temsil edildiği 12 ülke - tüm uluslararası tesislerde otomatik varlık muhasebesi

Niteliksel iyileştirmeler:

• envanter yönetiminin şeffaflığı - çalışanlar tüm depolarda gerçek zamanlı bakiyeleri görür;
• yönetim ve ortaklar manuel veri toplama olmadan raporlar alır;
• Çıkarılan varlıklar, bakiyeler ve satın alma ihtiyaçları hakkında analitik oluşturma süresi kısaldı;
• Artık birkaç çalışan aynı anda verilerle çalışabilir - bu Excel'de imkansızdı.

Gelişim Beklentileri

ITGLOBAL.COM, SimpleOne ITAM'ı kullanmaya devam ediyor ve yeni işlevleri kullanıma sunuldukça tanıtmayı planlıyor. Şirket, ürün güncellemeleriyle elde edilen bazı özellikleri halihazırda kullanıyor ve geri kalanını yakın gelecekte sunmayı planlıyor.

SimpleOne ürünü çeşitli yönlerde geliştiriyor. Planlanan ve fiili maliyetlerin bütçe limitleri planlaması ve yönetimi, yazılım lisansı muhasebe yeteneklerinin genişletilmesi, mevcut işlevselliğin optimizasyonu işlevlerine dikkat etmeyi planlıyor.