Как автоматизация HR-процессов помогает компаниям масштабироваться

И крупному бизнесу, и вчерашним стартапам рано или поздно нужно расти. Чтобы расти, нужно набирать персонал, проводить реорганизацию структуры компании и опираться на качественные данные о процессах и сотрудниках при принятии управленческих решений — всё это в зоне ответственности HR-отдела.

Рассказываем, как живут HR при масштабировании компании и почему без автоматизации HR-функций развиваться непросто.

Что такое HR-процесс

HR-процесс представляет собой последовательность действий по управлению персоналом в компании. HR-специалисты планируют, организуют и контролируют эти действия для достижения бизнес-целей организации.

Основные HR-процессы включают:

• Рекрутинг и отбор кандидатов;
• Адаптация и обучение сотрудников;
• Управление эффективностью;
• Compliance Control;
• Внутренние коммуникации;
• Организационное развитие;
• Работа с лояльностью сотрудников.

HR-специалисты координируют взаимодействие между всеми участниками: руководителями, сотрудниками и кандидатами. Они создают правила и процедуры, которые помогают организации работать слаженно.

Что такое автоматизация HR-процессов

Технологии становятся особенно востребованными, когда компания начинает расти, так как масштабирование бизнеса создает новые вызовы для HR-отдела, с которыми сложно справиться без современных решений.

Зачем нужна автоматизация HR-процессов

Автоматизация HR-процессов позволяет избавить специалистов от рутинных задач и сосредоточиться на работе с людьми.

В крупных компаниях HR-отдел тратит много времени на ручное заполнение документов и ответы на типовые вопросы. В результате на развитие сотрудников, улучшение корпоративной культуры и другие важные задачи остается мало времени.

Например, без автоматизации процесс оформления отпуска требует множества действий:

• сотрудник пишет заявление от руки;

• относит его руководителю на подпись;

• передает в HR-отдел;

• HR-специалист вносит данные в учетную систему;

• готовит приказ;

• собирает подписи;

• делает копии документов.

Когда процессы автоматизированы, сотрудник заполняет заявку в электронной форме, система сама направляет ее на согласование и формирует необходимые документы. HR-специалист только контролирует процесс.

Другой пример — наем персонала. Вместо того чтобы вручную размещать вакансии на разных сайтах, отвечать на письма кандидатов и вести таблицы с резюме, HR-менеджер может настроить автоматическую публикацию объявлений и получать структурированные отклики в единой системе.

Автоматизация также помогает избежать ошибок в расчетах, документах и отчетах. Система проверяет корректность данных, автоматически рассчитывает показатели и формирует необходимые формы.

В результате автоматизации HR-специалисты: уделяют больше внимания стратегическим задачам, быстрее закрывают вакансии, качественнее проводят оценку и развитие персонала, принимают решения на основе точных данных, меньше времени тратят на рутинные операции.   Руководство компании также замечает преимущества: появляется прозрачность всех HR-процессов, становится доступна детальная аналитика по персоналу, упрощается контроль достижения HR-целей. Автоматизация помогает снизить затраты на административные процессы и даёт возможность быстро масштабировать HR-функцию при росте компании.

Преимущества автоматизации HR-процессов

Автоматизация не просто облегчает работу HR-департамента — она становится катализатором роста всей компании. Внедрение современных HRM-систем помогает преодолеть «болезни роста» и открывает новые возможности для развития бизнеса.

Компания переходит от тактического управления к стратегическому

При успешной автоматизации рутинных задач HR-директора могут не тратить время на таск-менеджмент, а сосредоточиться на стратегическом планировании и развитии HR-функции. Стратегический подход дает возможность управлять полным жизненным циклом сотрудника, а не отдельными его фрагментами, например, анализировать, как качество обучения влияет на показатели работы и карьерный рост сотрудника, чтобы выявить области для улучшения в L&D-процессах. Если у компании не получается снизить административную нагрузку на HR-отдел и освободить ресурсы на стратегическое управление, ей будет сложно добиться развития HR-функции.

Растет количество и качество данных, принимаются более обоснованные управленческие решения

Все данные хранятся централизованно, обновляются в режиме реального времени и доступны всем уполномоченным сотрудникам — информация становится более согласованной. Так бизнес может избежать ошибок, связанных с человеческим фактором, и получить надежную основу для аналитики и принятия решений.

Автоматизация обеспечивает руководство компании актуальной и полной информацией по всем HR-процессам. Появляется возможность автоматической генерации отчетности и расчета всех HR-метрик, что позволяет оценивать эффективность процессов.

Растет зрелость процессов

Консолидация всех HR-процессов в единой системе помогает снизить стоимость и сократить время выполнения бизнес-процесса. Вместо «зоопарка»‎ разрозненных решений, компания получает единую цифровую среду, которая позволяет выстроить согласованные процессы по всем направлениям HR-деятельности.

Повышается вовлеченность сотрудников

При появлении единой точки контакта с HR-отделом и каталога HR-услуг у сотрудников появляется четкое понимание, какие сервисы им доступны и как их получить, качество коммуникации растет. Кроме того, автоматизация рутинных действий позволяет развернуть HR «лицом к людям» — специалисты будут погружены не в бюрократию, а в развитие сотрудников, повышение вовлеченности и удовлетворенности персонала.

Какие HR-процессы и в каком порядке можно автоматизировать

При внедрении HR-автоматизации важно действовать поэтапно, начиная с базовых процессов и постепенно переходя к более сложным, так как попытки автоматизировать все процессы одновременно могут привести к сбоям в работе HR-отдела и снижению качества услуг. Пошаговый подход позволяет сотрудникам освоить новые инструменты, отладить рабочие процессы и подготовиться к внедрению более сложных решений. Такая стратегия также помогает выявить и устранить проблемы на ранних этапах, пока они не повлияли на критически важные процессы.

Первый этап — кадровое администрирование и Compliance Control: оформление приема на работу, ведение графика отпусков, учет рабочего времени, формирование приказов и отчетности, расчет заработной платы.

Второй этап — управление наймом персонала: создание и публикация вакансий, работа с откликами кандидатов, проведение собеседований, оценка соискателей, формирование кадрового резерва.

Третий этап — адаптация и развитие сотрудников: создание программ адаптации, назначение наставников, обучение сотрудников, оценка результатов, планирование карьеры, управление эффективностью.

Четвертый этап — организационное развитие и внутренние коммуникации: анализ данных о персонале, прогнозирование потребности в кадрах, расчет HR-метрик, моделирование организационных изменений, работа с лояльностью сотрудников, бюджетирование HR-процессов.

Автоматизация процессов при масштабировании

Быстрый рост компании создает новые требования к HR-процессам — методы работы, подходящие для небольшой организации, в большой компании уже не позволяют справляться с возросшей нагрузкой.

На этапе масштабирования HR-отдел сталкивается с тремя основными задачами:

• быстрое расширение штата сотрудников;

• внедрение новых процессов и регламентов;

• поддержание корпоративной культуры в условиях роста.

Например, когда компания открывает филиалы в новых городах, без автоматизированных HR-процессов каждый филиал будет работать по своим правилам: использовать собственные формы документов, проводить обучение по разным программам, применять различные методы оценки персонала. Автоматизация помогает внедрить единые стандарты работы во всех подразделениях.

При масштабировании растет объем задач для HR-специалистов. Специалистам приходится подбирать большое число сотрудников в короткие сроки, проводить массовую адаптацию новичков, обучать руководителей новых подразделений, формировать команды с нуля и контролировать соблюдение корпоративных стандартов.

Автоматизированные системы позволяют создавать типовые процессы для новых подразделений и быстро обучать HR-специалистов на местах. Руководители получают инструменты для контроля исполнения регламентов и сбора статистики по всем локациям. Успешные практики легко масштабируются на новые офисы и подразделения.

Вызовы для HR при масштабировании компании

Масштабирование бизнеса часто сопровождается своеобразными growing pains (англ. «болезнь роста»), и это особенно заметно в HR-сфере: устаревшие процессы только мешают справляться с возросшим объемом работы, возникает необходимость в реструктуризации, а управление персоналом становится все более сложным. Без правильного «лечения» компания не будет развиваться, и решением можем стать автоматизация HR-процессов. Ниже — подробнее о вызовах, которые встают перед HR-отделом во время роста компании.

Структурные изменения в организации

Структура организации неизбежно меняется по мере ее роста и развития. Компании проходят путь от простой линейной структуры стартапа до сложных матричных и иерархических форм крупных корпораций. При масштабировании HR-отдел может проводить реструктуризацию и организационное моделирование, в продвинутых компаниях эти задачи могут стать одним из важных направлений работы HR.

Когда штат растет, внесение изменений в организационную структуру занимает всё больше времени. Для оперативной реструктуризации важно, чтобы у HR-отдела были удобные и гибкие инструменты по визуализации и организационному моделированию структуры — если в стартапе ее ещё можно держать в Excel, то на уровне корпорации это практически невозможно.

Организационное моделирование — ключевой инструмент при реструктуризации. На каждом этапе роста HR играет важную роль в моделировании и внедрении новой организационной структуры. HR не только исполняет решения о реструктуризации, но и активно участвует в процессе их принятия.

Потребность в гиперавтоматизации и объединении разрозненных систем

Одна из главных проблем при масштабировании — разрозненность HR-инструментов и данных. В зрелых компаниях может быть более 10 направлений HR-деятельности, каждое со своим набором инструментов, что серьезно затрудняет консолидацию данных и оценку эффективности HR-функции в целом. Например, чтобы соотнести эффективность подбора с успехом адаптации новых сотрудников, HR-специалисты вынуждены вручную собирать данные из разных источников, что отнимает много времени и снижает точность аналитики.

Компании всё чаще осознают необходимость перехода к единой HR-системе, но сталкиваются с серьезными вызовами. Большинство организаций управляют HR-функциями через «зоопарк систем»‎ — множество разрозненных инструментов, что затрудняет консолидацию данных и процессов. Те же, кто уже внедрил комплексные HR-платформы, часто обнаруживают, что эти решения недостаточно гибкие и плохо адаптируются под уникальные потребности бизнеса. В обоих случаях компании нуждаются в гибком, настраиваемом решении, способном объединить все HR-процессы на одной платформе и легко адаптироваться к меняющимся требованиям.

Управление человеческими ресурсами в период роста

Масштабирование компании часто треует массового найма линейных сотрудников — это сложная задача, для выполнения которой нужно быстро привлечь большое число новых работников, при этом важно не только найти нужных специалистов, но и обеспечить их успешную адаптацию.

Критически важным процессом становится онбординг — это комплексная задача, которая требует участия сотрудников из разных отделов. Если в небольшой компании HR-специалист мог лично координировать адаптацию каждого новичка, то с ростом масштабов бизнеса такой подход теряет эффективность. При автоматизированном онбординге система самостоятельно генерирует и распределяет задачи по приему и адаптации между исполнителями, обеспечивая последовательное и качественное включение новых сотрудников в работу без чрезмерной нагрузки на HR-отдел.

Дисбаланс между тактическим и стратегическим управлением

При отсутствии автоматизации большая часть времени HR-специалистов уходит на решение тактических задач и выполнение рутинных операций вручную, например заполнение кадровых документов, составление отчетов в Excel, обработка бумажных заявок на отпуск или командировку, а также постоянные звонки и переписка для найма новых сотрудников. В таких обстоятельствах ресурсов для стратегического планирования и развития HR-функции может не хватить, так как HR-директор занят day-to-day-задачами.

В контексте масштабирования компании процессы должны быть автоматизированы, чтобы их можно было быстро адаптировать к новым условиям. Неавтоматизированные процессы менять сложно, любые изменения требуют значительных усилий и времени HR-специалистов — из-за этого HR-отдел хуже закрывает потребности растущего бизнеса.

Недостаток прозрачности HR-функции

При масштабировании компании HR-функция рискует стать «черным ящиком»‎ для руководства. Топ-менеджменту необходимо видеть, как HR-процессы согласуются с общей стратегией компании, но без должной прозрачности сложно оценить, какие именно задачи решают HR-специалисты, какой объем работы они выполняют и какие результаты приносят бизнесу. Чтобы HR-отдел эффективно поддерживал стратегические цели организации, его деятельность должна быть понятной и измеримой.

Для рядовых сотрудников масштабирование компании часто означает расширение спектра HR-услуг. Чтобы сотрудники понимали, по каким вопросам можно обратиться к HR, необходима единая точка входа для всех HR-запросов — это позволит сделать весь спектр HR-услуг очевидным и доступным для сотрудников, независимо от размера компании.

Как выбрать систему для автоматизации HR-процессов: обзор критериев

При выборе HR-системы компании нужно учитывать несколько важных факторов, которые помогут внедрить и долго использовать подходящее решение.

Критерии для выбора решения:

• единая система для всех HR-процессов, в соответствии с трендом на гиперавтоматизацию;
• возможность глубокой кастомизации под специфику компании;
• наличие low-code/no-code инструментов для быстрой адаптации процессов;
• масштабируемость решения для поддержки роста бизнеса;
• легкая настройка интеграций с другими корпоративными системами, чтобы обеспечить единую информационную среду в компании.

Функциональные возможности современной платформы автоматизации

Современная HR-платформа, такая как SimpleOne HRMS, позволяет управлять всеми связанными процессами HR-функции: работать со структурой компании, нанимать и адаптировать новых сотрудников, оценивать их работу и планировать развитие, составлять кадровый резерв.

Современные HR-платформы, в соответствии с трендом на гиперавтоматизацию, помогают собрать разрозненные данные в одной системе и использовать их. Важные HR-метрики можно отследить и построить на их основе отчеты, дашборды и графики в любом формате. Система должна помогать принимать решения на основе актуальных данных.

Готовые коробочные решения часто не учитывают уникальные особенности компаний. HR-процессы, хотя и имеют общий знаменатель, значительно различаются в деталях от компании к компании. «Коробка» н‎е учитывает эти нюансы, вынуждая организации либо адаптировать свои процессы под себя, либо платить огромные суммы за кастомизацию и ждать обновлений годами. По этой причине HR-система должна быть гибкой в настройке, обычно это возможно благодаря low-code инструментам.

Резюме

Автоматизация HR-процессов помогает масштабировать компанию и преодолеть препятствия на пути к росту:

• упрощает управление сложной организационной структурой;
• решает проблему разрозненности данных и инструментов;
• облегчает массовый найм и адаптацию новых сотрудников;
• повышает прозрачность работы hr-отдела;
• освобождает hr-специалистов от рутины для решения стратегических задач.

Внедрение современной HR-платформы позволяет:

• перейти от тактического управления к стратегическому;
• повысить качество данных и управленческих решений на их основе;
• увеличить зрелость HR-процессов;
• усилить профессионализм и вовлеченность сотрудников.

При выборе системы важно учитывать возможности глубокой настройки, наличие инструментов для быстрой адаптации процессов и потенциал для роста вместе с компанией. Правильно подобранное решение для автоматизации HR станет надежной опорой в развитии бизнеса и его адаптации к переменам.