Рассмотрим типичный процесс работы с системой:
- Вход и авторизация
Сотрудник заходит в личный кабинет через браузер или мобильное приложение. Система автоматически подтягивает его профиль с актуальными данными: должность и подразделение, контактная информация, непосредственный руководитель, остаток дней отпуска.
- Создание запроса
При выборе услуги из каталога система предлагает заполнить простую форму. Например, для оформления отпуска достаточно указать даты начала и окончания, тип отпуска, замещающего сотрудника.
- Автоматическая маршрутизация
После отправки запроса система проверяет корректность введенных данных, формирует необходимые документы, направляет уведомления участникам процесса и запускает цепочку согласований.
- Контроль статуса
Сотрудник отслеживает продвижение своего запроса в реальном времени — он видит текущий этап обработки, получает уведомления об изменении статуса по почте и может отменить или изменить запрос до финального согласования.
Благодаря автоматизации процессов сотрудник может решать HR-вопросы самостоятельно, не отвлекая специалистов на рутинные операции. Все необходимые данные, документы и статусы запросов доступны в едином окне личного кабинета.
Этапы внедрения ESS
Грамотное внедрение портала самообслуживания сотрудников помогает компании перевести HR-процессы в цифровой формат, освободить время HR-специалистов и повысить удовлетворенность качеством HR-сервисов среди сотрудников. Чтобы создать портал самообслуживания, нужно пройти по нескольким этапам:
Подготовка и аудит HR-процессов
На старте проекта компания определяет список HR-сервисов для перевода в цифровой формат. Команда проекта оценивает количество будущих пользователей, анализирует IT-инфраструктуру и рассчитывает сроки внедрения. HR-платформы, например, SimpleOne HRMS, сокращает подготовительный этап благодаря библиотеке готовых HR-процессов.
Формирование каталога услуг
HR-команда описывает каждую услугу, настраивает маршруты согласования и создает шаблоны документов. Чтобы ускорить этап настройки процессов, можно использовать low-code инструменты.
Техническая настройка
Этот этап включает установку платформы, интеграцию с действующими HR-системами и загрузку справочников. Специалисты проводят тестирование базовых процессов и устраняют выявленные недочеты.
Пилотный запуск
ESS-портал можно опробовать на части сотрудников, чтобы собрать обратную связь — удобный ли интерфейс, есть ли вопросы или технические проблемы. По результатам пилота вносят финальные корректировки перед полным развертыванием системы.
Масштабирование
Чтобы переход к порталу самообслуживания сотрудников прошел безболезненно, важно обучить пользователей. Для этого готовят инструкции, проводят тренинги и постепенно подключают новые подразделения.
Развитие системы
Когда сотрудники начнут использовать ESS, HR-команда сможет собрать пожелания пользователей, чтобы добавить новые услуги и оптимизировать существующие процессы. Также нужно постоянно пополнять базу знаний, чтобы каждый сотрудник мог получить актуальную информацию о работе.
