ITAM

ITAM (Information Technology Asset Management) — управление ИТ-активами.

Что такое ITAM: определение

К активам относят как материальные, например, аппаратное обеспечение и сетевое оборудование (HAM), так и нематериальные: программное обеспечение, лицензии, облачные сервисы (SAM).

Основная цель ITAM — оптимизировать использование ИТ-ресурсов компании, минимизировать риски, связанные с ИТ-активами, и обеспечить максимальную отдачу от инвестиций в ИТ-инфраструктуру.

В рамках методологии ITIL ITAM рассматривается как один из процессов, который пересекается с другими, таким как управление изменений, управление инцидентами, управление уровнем обслуживания и управление конфигурацией. Получение данных от ITAM поддерживает эти процессы, позволяя более эффективно оказывать услуги.

ITAM предоставляет необходимую информацию для ведения точного учета активов, их идентификации, правильной конфигурации и управления жизненным циклом.

Задачи ITAM

Внедрение ITAM-систем позволяет организациям повысить эффективность управления ИТ-активами, оптимизировать расходы на ИТ-инфраструктуру, снизить риски и обеспечить прозрачность использования ИТ-ресурсов. Чтобы добиться позитивного эффекта, компания должна обеспечить условия для выполнения задач:

1. Ведение справочников управления активами
   • Централизованное управление всеми номенклатурными моделями и их характеристиками
   • Подробное ведение информации о собственнике актива, ответственных лицах и местоположении оборудования
   • Оперативное обновление справочных данных для поддержания актуальности информации
2. Регистрация и идентификация активов
   • Быстрое создание и регистрация новых активов в системе
   • Контроль всех этапов жизненного цикла актива в логической базе управления активами (AMDB)
   • Упрощение идентификации активов, например, через печать и использование штрих-кодов
3. Управление жизненным циклом аппаратных активов
   • Планирование активов для закупки
   • Отслеживание состояния активов от регистрации до утилизации
   • Возможность бронирования активов для проектов или сотрудников
   • Управление перемещением активов между различными расположениями и складами
4. Проведение инвентаризации активов
   • Автоматизация процессов для точной и быстрой инвентаризации всех аппаратных активов
   • Создание единой системы учета
   • Упрощение процедуры аудита за счет генерации точных и актуальных отчетов о состоянии активов
5. Управление контрактами и документацией
   • Автоматизация учета договорных обязательств и контроль их исполнения
   • Контроль над перемещениями активов с формированием соответствующей документации
   • Точное документирование процессов выдачи, списания, утилизации

Основные компоненты и процессы ITAM

Управление ИТ-активами включает в себя ряд взаимосвязанных процессов, охватывающих весь жизненный цикл активов:

1. Управление бюджетом: составление и определение бюджетов на активы, согласование бюджетов с заинтересованными сторонами.
2. Управление потребностями: ведение номенклатуры активов и актуального каталога моделей оборудования и ПО, контроль лимитов на приобретение активов, согласование и консолидация потребностей различных подразделений.
3. Управление закупками: обработка заказов на приобретение активов, выбор поставщиков, проведение закупочных процедур.
4. Управление активами: контроль активов на протяжении всего жизненного цикла, операционный учет, учет материально ответственных лиц.
5. Управление затратами: учет фактических затрат по центрам финансовой ответственности, активам и контрактам, аллокация затрат между подразделениями и проектами.
6. Управление контрактами: отслеживание сроков действия контрактов, комплексное управление контрактами на протяжении их жизненного цикла учет и хранение сопутствующей документации.

Эти процессы тесно взаимосвязаны и образуют целостную систему управления ИТ-активами. Конкретная реализация этих процессов может варьироваться в зависимости от потребностей и масштабов организации, а также используемых ITAM-решений.

Польза от внедрения ITAM

Внедрение ITAM позволяет организациям не только оптимизировать текущие процессы управления ИТ-активами, но и создает основу для долгосрочного стратегического управления ИТ-ресурсами, способствуя общему повышению эффективности бизнеса:

• Оптимизация расходов на ИТ
  • Снижаются затраты за счет выявления неиспользуемых или избыточных активов.
  • Закупки собираются на основе реальных потребностей, а не предположений.
  • Появляется возможность планировать и прогнозировать расходы на ИТ.
• Повышение эффективности использования активов
  • Максимизация отдачи от инвестиций в ИТ-инфраструктуру — компания получает максимум пользы от вложений в активы.
  • Доступны актуальные данные об использовании активов, что позволяет лучше распределять ресурсы.
  • За счет своевременного обслуживания увеличивается срок службы активов.
• Улучшение прозрачности и контроля
  • Все активы в организации можно проконтролировать и посчитать.
  • В реальном времени можно отследить местоположение активов компании.
  • Согласования с ответственными лицами об изменениях активов происходят быстрее и в соответствии с регламентами организации.
• Оптимизация бизнес-процессов
  • Автоматизируются рутинные задачи по управлению активами: не нужно пересчитывать оборудование и проводить инвентаризацию вручную.
  • Закупка и распределение активов проходят быстрее за счет автоматизации.
  • ИТ-отдел и другие подразделения взаимодействуют эффективнее.
• Повышение удовлетворенности пользователей
  • Выдача и замена оборудования происходит быстрее.
  • Повышается скорость и качество подготовки отчетности по активам организации.
  • Растет качество ИТ-услуг за счет эффективного управления активами.

В чем разница между ITAM и ITSM

ITSM (Information Technology Service Management) — это подход, который фокусируется на управлении предоставлением ИТ-услуг конечным пользователям. ITAM и ITSM — это два разных подхода к управлению ИТ в организации, но у них есть общие черты.

Хотя оба подхода имеют общую цель — повышение эффективности ИТ в организации — они имеют разную направленность. ITAM фокусируется на управлении самими ИТ-активами, обеспечивая их мониторинг, управление и оптимизацию на протяжении всего жизненного цикла.

Во многих случаях ITSM и ITAM дополняют друг друга и могут работать вместе для достижения общих целей. Например, из ITAM-системы ITSM может получить информацию о наличии нужных ресурсов для предоставления ИТ-услуг.

Частый вопрос — хватит ли для учёта активов CMDB, которая уже есть в ITSM. Разобрали в ответе «Хватит ли CMDB для учёта ИТ-активов или нужна отдельная система?»

Система для управления аппаратными активами

Система управления аппаратными активами является ключевым компонентом ITAM, ориентированным на эффективное отслеживание, контроль и оптимизацию использования физических ИТ-ресурсов организации. Эта система охватывает весь жизненный цикл аппаратных активов, от планирования закупок до вывода из эксплуатации.

Например, приложение SimpleOne ITAM для управления аппаратными активами включает следующие компоненты:

1. AMDB (Asset Management Database) — база данных управления активами, обеспечивающая операционный учет на всех этапах жизненного цикла активов. AMDB предоставляет возможность интеграции с CMDB (Configuration Management Database), что позволяет создать единую систему учета и управления ИТ-инфраструктурой.
2. Коробочные процессы (задачи), обеспечивающие переход активов по этапам их жизненного цикла с возможностью согласования, автоматического прикрепления необходимых документов и связи с контрактами.
3. Модуль управления контрактами на активы, позволяющий осуществлять учет контрактных обязательств с различными контрагентами.
4. Справочники номенклатур и складов, позволяющие систематизировать информацию об активах и местах их хранения.
5. Гибкая ролевая модель для настройки прав доступа, обеспечивающая безопасность и контроль над информацией об активах. Адаптируется под конкретную структуру организации.