Хватит ли CMDB для учёта ИТ-активов или нужна отдельная система?

CMDB хватит, чтобы знать, из чего состоит ИТ-инфраструктура и что затронет сбой. Но она не ответит, кто материально отвечает за ноутбук, что лежит на складе, сколько актив стоил за весь срок и когда его менять. Это задачи управления ИТ-активами (ITAM). Если ответы на них ищут в Excel и переписке, отдельный учёт активов уже нужен.

Чем CMDB отличается от учёта активов

База конфигураций (CMDB) хранит конфигурационные единицы и связи между ними: сервер, сервис на нём, пользователей сервиса. Она нужна, чтобы разбирать инциденты и оценивать риск изменений.

Управление ИТ-активами смотрит на ту же технику как на имущество. Его интересуют:

• жизненный цикл — от потребности и закупки до списания;
• материально ответственное лицо (МОЛ) и склад;
• договор и гарантия;
• затраты за весь срок.

Порядок этих процедур описывает стандарт ISO/IEC 19770-1. Как он применён в продукте, показано в документации SimpleOne ITAM.

Разницу хорошо видно в истории внедрения «Группы Лента». «…У нас была CMDB — база данных об ИТ-инфраструктуре, но полноценного процесса управления ИТ-активами в том виде, в котором он нужен бизнесу не было», — рассказывает старший системный аналитик платформы SimpleOne в Lenta Tech.

Пять вопросов, на которых CMDB и Excel перестают справляться

1. Кто отвечает за этот ноутбук и подпишет акт, если он пропал?
2. Сколько техники лежит на складе и можно ли выдать её вместо новой закупки?
3. Сколько актив стоил за весь срок: закупка, ремонт, модернизация?
4. Когда кончится гарантия и срок полезного использования?
5. Сходится ли инвентаризация с учётом и где расхождения?

Цена ответа «не знаем» — лишние и срочные закупки и техника, пропажу которой находят только на редкой проверке. Откуда берутся эти потери, разобрано в ответе о росте ИТ-бюджета.

В «Портовом Альянсе» до перехода на SimpleOne ITAM каждый порт вёл свои реестры в Excel, локальных системах и трекерах, а головной офис собирал остатки вручную. Данные по активам могли дублироваться или упускаться из виду, потребность в закупках было трудно прогнозировать.

Почему отдельная система не должна быть вторым учётом

Учёт активов, не связанный с CMDB, даёт две базы с разными данными. При выборе проверьте две вещи:

• актив и конфигурационная единица связаны, и одну можно создать из другой;
• работа по технике идёт задачами из тех же обращений и изменений, что и в ITSM.

Как это сделано в SimpleOne ITAM

SimpleOne ITAM — система управления ИТ-активами российского вендора SimpleOne. Она работает на одной платформе с SimpleOne ITSM:

• этап, статус, МОЛ и склад актива меняются только задачами — от регистрации и выдачи до списания и утилизации;
• в карточке актива — центр финансовой ответственности, общие затраты, срок полезного использования и гарантия;
• актив можно создать из конфигурационной единицы CMDB и наоборот;
• обращения и изменения в ITSM связаны с задачами ITAM.

Как это работает у клиентов:

• «Группа Лента» — ITAM связан с CMDB и ITSM, 1500 площадок и более 200 тысяч активов;
• «Портовый Альянс» — перешёл с Excel, в учёте 12 складов, 6 портов и около 10 тысяч аппаратных активов.

Какие процессы входят в систему — на странице SimpleOne ITAM.