Как объяснить финансовому директору, почему растёт ИТ-бюджет?
Каждый год ИТ-бюджет больше, и финансовый директор спрашивает, на что уходят деньги. Цифры по технике и договорам собираем из разных таблиц и не можем показать, где рост оправдан, а где нет.
29 октября 2026
обновлено: 3 ноября 2026
33
2 мин
Ответ
Рост ИТ-бюджета удаётся объяснить, когда расходы привязаны к конкретным активам и подразделениям. Сколько стоил каждый ноутбук, сервер или договор поддержки за весь срок, кто им пользуется, почему его купили и когда его менять. Без такого учёта рост выглядит как «ИТ просит ещё». К тому же часть денег действительно уходит на лишние и срочные закупки.
Из чего обычно складывается рост
- Оправданный рост: новые сотрудники и проекты, замена техники, у которой вышел срок полезного использования, продление лицензий и договоров поддержки.
- Потери: срочные закупки, когда на складе пусто; закупка того, что уже лежит на складе неучтённым; техника, пропажу которой находят только на редкой проверке.
Откуда берутся потери, разбирает владелец продукта SimpleOne ITAM в статье о затратах на ИТ-активы. Финансовому директору важно увидеть, что первая часть растёт по понятным причинам, а вторая сокращается.
Вторую часть сокращает проверка склада перед закупкой. Так устроено после внедрения SimpleOne ITAM в ITGLOBAL.COM: «После формирования потребности ответственный сотрудник проверяет наличие нужных активов на складах и резервирует их. Покупать лишнее не нужно».
Что показать финансам
- Затраты по центрам финансовой ответственности (ЦФО). Какое подразделение сколько потребляет и почему.
- Стоимость каждого актива за весь срок. Закупка, ремонт, модернизация и обслуживание, а не только цена покупки.
- План замены. Сколько техники выходит за срок полезного использования в следующем году и во что это обойдётся.
- Откуда цифра в заявке на бюджет. Потребности подразделений с учётом того, что уже есть на складе.
- Что вернули в работу. Сколько техники выдали со склада вместо новой закупки.
Затраты по подразделениям считали при внедрении SimpleOne ITSM в Банке «Санкт-Петербург»: для финансового департамента там сделали механизм аллокации ИТ-затрат, «позволяющий распределять затраты на ИТ по подразделениям Банка исходя из логики использования ИТ-систем». Время на формирование отчётов по ИТ-аллокации для финансового департамента сократилось с 2 дней до 3 часов.
Где взять данные для отчёта финансам
Если затраты лежат в бухгалтерии, техника — в Excel, а договоры — в почте, каждый отчёт собирают вручную, и к следующему вопросу он устаревает. Данные должны жить там, где ведут сами активы: в карточке актива — подразделение, затраты, гарантия и срок полезного использования. Хватит ли для такого учёта базы конфигураций (CMDB) — в ответе о CMDB и учёте ИТ-активов.
В ITGLOBAL.COM до перехода на SimpleOne ITAM учёт вели в Excel, и «невозможно было быстро получить аналитику по запасам и затратам». После внедрения «менеджмент и партнёры получают отчёты без ручного сбора данных».
Как это сделано в SimpleOne ITAM
SimpleOne ITAM — система управления ИТ-активами российского вендора SimpleOne. В карточке актива:
- указан ЦФО;
- общие затраты система считает сама из фактических строк затрат;
- дату окончания срока полезного использования система считает из даты приёмки.
Как устроена карточка, описано в документации SimpleOne ITAM. В «Портовом Альянсе» потребности в оборудовании собирают через SimpleOne ITAM, и они «ложатся в основу бюджетирования и плановых закупок», а движение основных средств синхронизируется с SAP и 1С. Подробнее — на странице SimpleOne ITAM.
