Как российский транспортный холдинг перевёл учёт тысяч ИТ-активов из Excel в единую систему SimpleOne
обновлено: 5 августа 2026
Интегратор: ГК «Медиа-тел»
Заказчик: АО «Портовый Альянс»
Решение: SimpleOne ITAM
О компании
АО «Портовый Альянс» — транспортно-логистический холдинг, управляющий сетью морских портов и терминалов на трех магистральных экспортных направлениях от Мурманска до Дальнего Востока. Компания специализируется на перевалке энергетического угля и минеральных удобрений, обеспечивая стратегические внешнеторговые маршруты страны. Текущая мощность активов превышает 80 млн тонн в год, а к 2027 году холдинг намерен обрабатывать каждую 15-ю тонну всего российского экспорта. В компании насчитывается более 7 тыс. сотрудников (головной офис+порты), и она ведет свою деятельность в 6 регионах страны.
Ситуация до внедрения
До начала проекта внедрения единой системы учета ИТ-активов каждый морской порт и каждое структурное подразделение вели свои реестры самостоятельно — в Excel-файлах, локальных учетных системах и трекерах. Головной офис агрегировал данные по остаткам в ручном режиме.
Такой подход имел свои недостатки:
- информация по активам в разных реестрах могла дублироваться или упускаться из виду;
- контроль жизненного цикла оборудования был затруднен;
- возникали сложности с прогнозированием потребности в закупках;
- процесс консолидации активов осуществлялся в ручном режиме и занимал существенное время
Выбор платформы
При выборе системы для учета активов компания ориентировалась прежде всего на решение, которое позволит быстро получить практический результат и при этом станет основой для дальнейшего развития ИТ-ландшафта. SimpleOne ITAM привлекла сочетанием готовой методологии управления ИТ-активами, гибких возможностей настройки и Low-code инструментов. Выбор подрядчика для внедрения пал на команду «Медиа-Тел», обладающей экспертизой и опытом внедрения решений SimpleOne и способной адаптировать систему под любые бизнес-задачи заказчика. Такой подход позволил не только решить текущие задачи по учету и управлению активами, но и заложить фундамент для последующей автоматизации смежных бизнес-процессов.
«Каждый порт — это своя специфика оборудования, процессов и требований, и универсальных решений здесь не существует. Поэтому бизнесу нужна не жесткая коробочная система, а платформа, которая может настраиваться под реальные условия каждой площадки — от периферийного оборудования до интеграции с ERP-системами. Именно такой подход позволит холдингу получить единый источник достоверных данных по всем портам и двигаться к своим стратегическим целям без потери контроля над активами на местах»Владимир Лялеко Директор центра управления ИТ услугами, ГК Медиа-тел
Этапы внедрения
Проект проходил в два релиза, каждый из которых состоял из трех этапов: разработка прототипа и детализация требований → завершение настройки и интеграция со смежными системами → совместный запуск.
Релиз 1 (октябрь 2024 — апрель 2025)
Система учета аппаратных активов
Команда выстроила единый процесс учета физического оборудования по всей группе компаний: от поступления на склад до списания. Параллельно была настроена интеграция с ERP-системами SAP и 1С.
Интеграция обеспечила автоматическую передачу данных о движении основных средств между ITAM и ERP-системами, а также синхронизацию ключевых справочников: номенклатуры, контрактов, контрагентов и поставщиков. Благодаря этому данные об оборудовании, закупках и связанных документах перестали переноситься вручную и стали обновляться в едином контуре.
Отдельно была автоматизирована работа с документами в рамках закупок: формирование договоров и выставление счетов на закупку оборудования. Это позволило связать учет активов не только с их физическим движением, но и с финансовыми и договорными процессами.
После запуска первого релиза команды АО «Портовый Альянс» и ООО «Медиа-тел» работали в системе, устраняли замечания и дорабатывали отдельные процессы. В ходе проекта стало очевидно, что централизация процессов требует значительных организационных изменений внутри группы компаний.
Релиз 2 (октябрь 2025 — апрель 2026)
Нематериальные активы и автоматизация закупок
Второй этап расширил систему до управления программным обеспечением и подписками, а также автоматизировал весь цикл закупок: от формирования потребности до тендерного скоринга и выбора поставщика.
Особенности проекта
Масштаб внедрения оказался несколько шире первоначальных оценок, что естественно для проектов такого уровня сложности. Основное внимание команды было сосредоточено на организационных аспектах: каждый порт обладает своей спецификой процессов и требований к оборудованию. Выработка единого подхода к работе с техникой потребовала тесной координации и активного взаимодействия всех участников проекта — этот этап стал важной частью общей работы.
Отдельное внимание было уделено настройке периферийного оборудования для инвентаризации. В портах используются терминалы для сканирования штрихкодов и QR-кодов, а также принтеры для печати этикеток различных производителей и моделей.
«В процессе настройки команда обратила внимание на особенности взаимодействия драйверов устройств с системой SimpleOne при печати этикеток — при этом печать непосредственно из браузера работала штатно. Специалисты оперативно выявили причину на уровне конфигурации браузерных драйверов и внесли необходимые корректировки»Владимир Лялеко Директор центра управления ИТ услугами ГК «Медиа-тел»
При настройке интеграции с SAP команды провели работу по синхронизации процессов и унификации терминологии: подходы и логика ITAM отличались от принятых в ERP-системе, поэтому стороны совместно выработали общий понятийный аппарат для дальнейшей работы.
Реализованная функциональность
По итогам двух релизов в АО «Портовый Альянс» работает комплексная система управления ИТ-активами. В рамках проекта реализованы:
- Учет оборудования на протяжении всего его жизненного цикла — полный цикл от поступления на склад (в том числе по спецификации, до физической выдачи) до списания с привязкой к пользователю и серийному номеру.
- Учет нематериальных активов — программное обеспечение, лицензии, подписки с аналогичной логикой управления закупками.
- Портал самообслуживания — все сотрудники группы компаний могут заказать оборудование и провести самоинвентаризацию через единый интерфейс.
- Учет складских остатков — актуальные данные по остаткам доступны в режиме реального времени, система отслеживает пороговые значения и предлагает альтернативы при нехватке.
- Инвентаризация со сканированием — поддержка терминалов штрихкодов и QR-кодов, автоматическая запись в систему при сканировании.
- Автоматическое формирование потребностей на закупку — при исчерпании остатков система создает заявку и рассылает запросы нескольким контрагентам.
- Скоринг предложений поставщиков — формулы оценки предложений перенесены из внутренних регламентов Портового Альянса в SimpleOne и применяются автоматически.
- Автоматическое формирование документов — акты выдачи и приемки оборудования, спецификации для запросов — все формируются в системе.
- Интеграция с SAP— синхронизация с ERP на всех этапах жизненного цикла актива.
Результаты
Сегодня SimpleOne ITAM охватывает 12 складов, 6 портов и около 10 тысяч аппаратных активов. В системе собраны данные по оборудованию, его движению, остаткам и заявкам, поэтому АО «Портовый Альянс» получил единый источник информации для складского учета, инвентаризации и планирования закупок.
Потребности в оборудовании собираются через SimpleOne ITAM и затем ложатся в основу бюджетирования и плановых закупок. Кроме того, система позволяет отслеживать доступные остатки и использовать оборудование повторно там, где это возможно, вместо лишних закупок.
«Для нас было важно не просто автоматизировать существующие процессы, а создать единую цифровую платформу, которая сможет развиваться вместе с бизнесом. В результате мы получили решение, которое обеспечивает прозрачность операций, единые стандарты учета и создает основу для дальнейшей цифровизации»Максим Кислов Директор по цифровому развитию АО «Портовый альянс»
«Проект в «Портовом Альянсе» отлично показывает, зачем бизнесу нужна именно платформа, а не коробочный продукт. Коллегам требовалось не просто учесть оборудование — нужно было автоматизировать скоринг поставщиков, печать этикеток на разном периферийном оборудовании, синхронизировать терминологию с SAP и управлять подписками наравне с физическими активами. Low-code и Pro-code инструменты SimpleOne позволили всё это реализовать без потери целостности архитектуры. Это и есть наш принципиальный подход: не заставлять бизнес подстраиваться под систему, а давать среду, которая адаптируется под его процессы»Руслан Шарипов Исполнительный директор, SimpleOne
Перспективы развития
Следующий шаг — управление услугами: контроль закупки и учет ИТ-услуг (подписок, технической поддержки, сервисных договоров) по той же логике, что и управление нематериальными активами. Этот модуль уже находится в разработке.
В планах также внедрение автодискаверинга — автоматического обнаружения устройств в инфраструктуре для наполнения системы учета без ручного ввода. Отдельно обсуждается перенос ITSM-процессов на платформу SimpleOne.