От Excel к корпоративной ITAM-системе: опыт цифровой трансформации ITGLOBAL.COM

О клиенте

ITGLOBAL.COM — международный системный интегратор и облачный провайдер с 17-летней историей. Компания представлена в 12 странах, на каждой площадке работают дата-центры и склады оборудования.

ITGLOBAL.COM предоставляет услуги расширенной поддержки оборудования вендоров, ушедших из России. Компания хранит большое количество запасных компонентов и выдает оборудование — от ноутбуков до серверов, но не только внутренним клиентам корпорации ITG по всему миру — учитываются и запасные части для внешних клиентов. 

Предпосылки и цели проекта

На начальном этапе развития компании базовых инструментов для учета активов хватало, но по мере роста количество активов увеличивалось, а также усложнялись процессы, связанные с ними. Вместо структурированной системы образовался хаос  процессов, которыми сложно управлять.

Компания вела учет в Excel-файлах. Хотя инструмент закрывал некоторые задачи по учету активов, у него были некоторые ограничения:

• нескольким сотрудникам не получалось работать с файлом одновременно — информация терялась, актуальность данных страдала;
• менеджмент корпорации и партнеры запрашивали данные по выданному оборудованию и будущим поступлениям на склад — вносить и отслеживать информацию в Excel было трудно;
• сложно было контролировать международные закупки, перемещения и поставки оборудования;
• невозможно было быстро получить аналитику по запасам и затратам.

Перед компанией стояли стандартные задачи управления активами: 

• учет и предоставление оборудования внутренним клиентам;
• управление запасами и распределение между площадками;
• сложные закупки для разных компаний корпорации;
• контроль движения активов с учетом международной логистики;
• перепродажа и обслуживание оборудования;
• обслуживание оборудования в ЦОД;
• контроль затрат.

Базовых инструментов для решения этих задач не хватало. Требовалось специализированное решение.

Выбор решения

ITGLOBAL.COM уже использовала ESM-платформу SimpleOne для других процессов:  управление ИТ-услугами, HR-процессы, управление сложными продажами. В 2023 году ITGLOBAL.COM знали о появлении продукта ITAM в составе платформы, но любому новому продукту необходимо себя зарекомендовать, а компании нужно время, чтобы дорасти до его использования. 

Выступление на ITAMday-2025

В конце 2024 года ITGLOBAL.COM вернулись к изучению функциональности ITAM от SimpleOne — коробочное решение уже закрывало все потребности ITGLOBAL.COM и не нуждалось в доработках и кастомизации, все необходимые процессы по управлению активами уже можно было реализовать в системе.

SimpleOne ITAM предоставляет возможности:

• автоматизировать полный жизненный цикл активов — от планирования затрат до списания;
• кастомизировать коробочные процессы под специфику организации;
• интегрироваться с другими системами — 1С, ITSM, инструментами дискавери и инвентаризации;
• использовать инструменты ESM-платформы для создания собственных процессов с минимальным использованием кода.

Изучение функциональности продукта показало — для покрытия потребностей не требуются значительные изменения в коробочные решения. SimpleOne ITAM закрывал все основные задачи компании:

• автоматизация полного жизненного цикла активов — продукт охватывает все этапы от планирования затрат до списания;
• гибкая кастомизация — коробочные процессы адаптируются под специфику организации без разработки с нуля;
• готовые интеграции — система работает с 1С, ITSM, инструментами дискавери и инвентаризации;
• low-code возможности — ESM-платформа позволяет создавать собственные процессы с минимальным написанием кода.

Этапы проекта

Внедрение продукта заняло 6 месяцев. За этот период команда ITGLOBAL.COM:

• подготовила необходимые артефакты;
• проработала процессы управления активами;
• разработала рабочие инструкции для специалистов;
• протестировала нужную функциональность.

Внедрение заняло шесть месяцев: от проектирования процессов и подготовки документации до тестирования и запуска. При этом в этот период команда SimpleOne выпускала регулярные обновления ITAM, и заказчик получал доступ к новой функциональности. 

Реализованная функциональность

Новая система учета активов охватывает ключевые процессы управления имуществом — от привязки к организационным структурам до автоматизации задач управления.

Привязка к организационным структурам

Система позволяет привязывать активы к центрам финансовой ответственности, выделять компанию-владельца и компанию-пользователя, вести справочник складов и расположений. Компания формирует отчеты в различных разрезах по доступным запасам, актуальной ситуации с активами в использовании для каждого владельца.

Распределенная система складов

Система поддерживает учет на всех складах компании с указанием ответственных. Движение актива прозрачно — от склада хранения до конечного заказчика. Компания не только покрывает собственные нужды, но и перепродает оборудование в интеграционных проектах.

Учет составных активов

Некоторые активы, такие как серверное оборудование,  имеют сложный состав компонентов, который важно отображать при учете и контролировать сроки действия гарантийных обязательств по ним.

Для интеграторов и облачных провайдеров работа с составными активами критична. SimpleOne ITAM предоставляет:

• графическую иерархию — видно состав составного актива, к родительскому активу привязаны дочерние компоненты;
• связанные списки всех дочерних элементов составного актива — сводные таблицы, где можно работать с представлением информации, выбрать компонент, требующий ремонта или модернизации, и сразу создать задачу для складских сотрудников или инженеров техподдержки.

Управление контрактами

В системе предусмотрен модуль управления контрактами, позволяющий формировать контракты различных типов (закупка, обслуживание, продажа). К каждому активу привязываются контракты поставщика. Сотрудники видят срок гарантии по каждому элементу или оборудованию в целом и понимают, к какому поставщику обращаться. Больше не нужно опрашивать руководителей разных отделов, чтобы узнать, кому звонить по гарантии.

Связь с CMDB

ITGLOBAL.COM также использует продукт SimpleOne ITSM, что позволяет настроить связь определенных категорий активов с CMDB из коробки.  Связь помогает:

• работать с конечными заказчиками по их запросам на гарантийное обслуживание;
• формировать потребности на складе по закупке компонентов;
• видеть на форме актива информацию о конфигурационной единице и инцидентах, в которых она участвует.

Концептуально актив и конфигурационная единица — две разные сущности. Может существовать конфигурационная единица без актива или актив без конфигурационной единицы. Но может быть и пара. Взаимосвязь этих объектов, при необходимости, параметрируется на уровне справочника номенклатур и проверяет, предусмотрены ли КЕ для активов данной модели.

Управление потребностями и закупками

Автоматизация процессов управления потребностями и закупкам помогла компании решить два вопроса: 

1. Как запланировать только нужные активы и быстро собрать потребности?

Система позволяет организовывать сбор потребностей по организациям, планировать источники пополнения, оценивать доступные запасы на складе и, при необходимости, планировать закупки.

2. Как не покупать лишнее?

После формирования потребности ответственный сотрудник проверяет наличие нужных активов на складах и резервирует их. Покупать лишнее не нужно.

Процесс выглядит так:

• сбор потребностей по организациям;
• анализ запасов и резервирование на складе;
• планирование и учет в активе затрат на закупку;
• пошаговое отслеживание зарубежных закупок;
• доступ к накладным и контрактам, по которым проведена закупка.

Учет затрат

Затраты, понесенные за период закупки и эксплуатации актива, могут быть зафиксированы в системе автоматически или вручную ответственным пользователем. Без усилий формируются отчеты за нужный период:

• сколько активов выдано;
• какие остатки есть;
• по каким активам, по каким контрактам и на какую сумму понесены затраты.

Результаты в цифрах

Срок внедрения: 6 месяцев самостоятельного внедрения силами команды ITGLOBAL.COM

Срок работы в продуктиве: 3 месяца 

География охвата: 12 стран, где представлена компания — автоматизирован учет активов на всех международных площадках

Качественные улучшения:

• прозрачность управления запасами — сотрудники видят остатки на всех складах в реальном времени;
• менеджмент и партнёры получают отчёты без ручного сбора данных;
• сокращено время на формирование аналитики по выданным активам, остаткам и потребностям в закупках;
• Теперь несколько сотрудников могут работать с данными одновременно — в Excel это было невозможно.

Перспективы развития

ITGLOBAL.COM продолжает использовать SimpleOne ITAM и планирует внедрять новую функциональность по мере её появления. Часть возможностей, полученных с обновлениями продукта, компания уже использует, остальные планирует внедрить в ближайшее время.

SimpleOne развивает продукт в нескольких направлениях. В планах  уделить внимание функциональности планирования бюджетных лимитов и управления плановыми и фактическими затратами, расширению возможностей учета лицензий программного обеспечения, оптимизации существующей функциональности.