O papel dos dados nas decisões de RH: Introdução ao HR Analytics

"Não temos os dados certos", "Não sabemos por onde começar" ou "Estamos preocupados em errar nos números" - esses são motivos comuns pelos quais as empresas adiam o uso da análise de RH. Mas aquelas que já estão usando a análise de RH podem ficar de olho nos principais números e ter uma visão clara de como suas políticas de gestão de pessoal estão funcionando. Este artigo explicará como configurar um sistema de análise de RH e evitar erros comuns ao longo do caminho, com base em insights de especialistas da área.

O que exatamente é o HR Analytics?

Toda empresa coleta muitos dados ao longo do tempo, que podem ser usados para verificar a eficácia de diferentes processos de negócios. Mas a simples observação de dados brutos ou métricas individuais nem sempre conta a história toda. Para obter insights realmente valiosos, é preciso analisar esses números no contexto de suas metas, tarefas e fatores externos específicos. As métricas são indicadores quantitativos que permitem o diagnóstico da rotatividade de funcionários, da satisfação do trabalhador, da eficácia do recrutamento e muito mais. Elas se tornam ferramentas poderosas de análise quando você as reúne de forma lógica e as conecta ao que está tentando analisar.

Pense da seguinte forma: na medicina, as métricas são como a temperatura de um paciente. Uma temperatura alta indica que algo está errado, mas não fornece o diagnóstico. Para isso, você precisa analisar vários indicadores diferentes e bem escolhidos em conjunto.

Costuma-se dizer que apenas apresentar números à liderança não é suficiente. Por exemplo, uma taxa de rotatividade de 30% parece preocupante, mas talvez não o suficiente para que a empresa gaste, digamos, um milhão e meio em aumentos salariais. Mas se você puder mostrar que a rotatividade está custando três milhões à empresa e que, ao gastar um milhão e meio em aumentos, essas perdas podem cair para um milhão, esse é um investimento atraente que pode gerar meio milhão de lucro.

Tipos de análise de RH

A análise de RH geralmente é apresentada em três tipos, cada um com uma finalidade diferente:

• A análise descritiva ajuda a entender a situação atual da empresa. Ela responde à pergunta: "O que está acontecendo neste momento?". Os especialistas em RH usam a análise descritiva para obter uma visão clara da situação atual.
• A análise diagnóstica vai um passo além para ajudá-lo a entender por que as coisas estão acontecendo - quais são as razões e os fatores por trás dos números que você está vendo?
• A análise preditiva é orientada para o futuro. Ela usa dados para modelar diferentes cenários possíveis, ajudando sua empresa a prever o que pode acontecer se determinadas decisões forem tomadas, avaliar os riscos se as tendências atuais continuarem ou entender as consequências de não fazer nada.

Cada tipo de análise - descritiva, diagnóstica e preditiva - se baseia nos outros para lhe dar uma visão completa. Isso permite que você tome decisões gerenciais sólidas e bem pensadas com base em fatos, e não apenas em intuições.

As 5 principais aplicações do HR Analytics nos negócios

Os dados ajudam os profissionais de RH a encontrar pontos problemáticos, prever riscos e justificar as mudanças necessárias. Um sistema inteligente de análise de RH pode enfrentar muitos desafios comerciais. Vamos dar uma olhada em cinco das maneiras mais comuns em que a análise de RH é usada:

1. Avaliação do desempenho e da integração de novos funcionários

A análise de RH permite que você acompanhe a rapidez com que os novos membros da equipe se preparam para o trabalho, veja como eles se saem durante o período de experiência e descubra a eficácia dos seus programas de integração. Por exemplo, se uma empresa perceber que os novos contratados estão demorando muito para ter um bom desempenho, a análise pode mostrar que os funcionários experientes estão gastando muito do seu próprio tempo para treiná-los, o que torna todo o departamento mais lento. Isso pode levar a empresa a criar um programa especial de integração com mentores dedicados.

1. Gerenciar a rotatividade de funcionários

O Analytics pode ajudar as empresas a ver quanto dinheiro elas estão perdendo quando as pessoas saem, descobrir por que elas estão saindo e justificar o investimento em manter os funcionários. Por exemplo, se uma empresa contrata funcionários juniores com salários baixos, treina-os e, em seguida, eles partem para a concorrência, há duas opções: criar um plano de carreira com melhores salários após o treinamento ou reduzir os custos de fornecimento e treinamento e aceitar que as pessoas sairão após um ano. O Analytics pode ajudar a descobrir qual caminho é melhor para a empresa.

1. Otimização do processo de recrutamento

O Analytics ajuda você a ficar de olho na velocidade com que está preenchendo as vagas abertas, ver quantos candidatos passam por cada estágio do funil de recrutamento e prever quanto tempo levará para contratar o número necessário de funcionários. Por exemplo, se uma análise mostrar que você precisa passar por 300 candidaturas para contratar três pessoas e, de repente, precisar contratar cinco, mas tiver apenas 100 candidaturas no funil, os especialistas de RH saberão que precisam intensificar a busca de candidatos imediatamente, antes que percam os prazos de contratação.

1. Análise dos níveis de pessoal

A análise de RH permite que você acompanhe se os departamentos têm pessoal suficiente, planeje as necessidades futuras de contratação e veja os riscos de falta de pessoal. Isso o ajuda a monitorar não apenas o número de funcionários, mas também se eles têm a capacidade de fazer o trabalho que precisa ser feito. Por exemplo, a análise dos dados atuais da equipe e dos próximos projetos pode mostrar que um determinado departamento não tem pessoas suficientes com as habilidades certas para realizar tarefas importantes no prazo.

1. Medição do desempenho do processo de RH

O Analytics permite medir a eficácia do seu departamento de RH, comparar o desempenho atual com períodos anteriores e ver como as iniciativas de RH estão afetando os resultados do negócio. Digamos que um diretor de RH queira saber se sua equipe está fazendo um bom trabalho. Ao analisar os principais indicadores de desempenho - como a velocidade e o custo do preenchimento de vagas, o retorno sobre o investimento em treinamento, o grau de preparação do pool de talentos internos e a satisfação dos funcionários - ele pode ajustar sua estratégia de RH de acordo com isso.

Como escolher as métricas de RH corretas e usá-las de forma eficaz

Para que seu sistema de métricas de RH realmente funcione, ele precisa estar focado nas metas e nos desafios de sua empresa. Quando você entende o que sua empresa está tentando alcançar, quais são os resultados almejados e quais são as dificuldades enfrentadas, você pode - assim como um médico - escolher "testes" específicos (métricas) que o ajudarão a diagnosticar a situação. Conhecer as prioridades do seu negócio o ajuda a escolher a combinação certa de métricas para ter uma visão clara da saúde da sua organização.

É comum observar que mesmo as métricas mais bem escolhidas podem não ser suficientes quando se fala com líderes empresariais. Muitas vezes, quando o diretor de RH apresenta métricas que mostram um problema, a empresa pode dizer: "Não temos o orçamento". Isso nem sempre significa que literalmente não há dinheiro (isso significaria que a empresa está prestes a falir). Mais frequentemente, isso significa que diferentes projetos estão competindo por investimento. Para convencer a empresa a priorizar o seu projeto de RH, você precisa mostrar qual problema a sua métrica crítica está destacando, quanto a empresa está perdendo por não agir e qual benefício obterá com a solução proposta. Quanto mais um problema custar para a empresa, maior será a probabilidade de ele ser resolvido.

Ao definir as métricas, é importante considerar dois tipos: métricas estratégicas e operacionais.

As métricas estratégicas estão diretamente ligadas aos resultados comerciais e mostram seu impacto sobre

1. Receita: Produtividade dos funcionários e níveis de pessoal. A receita é basicamente o número de pessoas que você tem vezes o trabalho valioso que cada uma delas produz. Portanto, é fundamental saber se você tem as pessoas certas e se elas estão trabalhando de forma eficaz.
2. Lucro: Por meio do aumento da receita ou da redução de custos. Aqui, você analisaria números como custos de mão de obra como porcentagem da receita, custo por funcionário e números semelhantes.

O principal problema com as métricas estratégicas é que você não vê os resultados de suas ações imediatamente. Quando você vê um impacto, pode ser tarde demais para mudar o curso - o projeto pode já estar fora do caminho.

As métricas operacionais ajudam a ver se você está indo na direção certa para atingir suas metas estratégicas. Por exemplo, se a sua empresa estiver crescendo rapidamente, você precisará ter a sua equipe rapidamente formada. A empresa se preocupa com dois aspectos principais aqui:

• Nível da equipe: Você tem pessoas suficientes para fazer o trabalho?
• Produtividade dos novos contratados: Os novos funcionários são capazes de contribuir de forma eficaz?

Isso é fundamental porque as novas contratações, especialmente durante o crescimento rápido, devem ser capazes de produzir o resultado necessário. As empresas em rápido crescimento geralmente têm problemas para integrar novas pessoas - talvez não haja um bom processo de integração, não haja uma equipe experiente suficiente para treiná-los ou os gerentes estejam sobrecarregados com a integração e as entrevistas. Para manter isso sob controle, você precisa de métricas operacionais como:

• Tempo para preencher as vagas: Isso afeta seus níveis de pessoal.
• Número de candidatos em seu funil de contratação e taxas de conversão: Isso ajuda a verificar se você pode realmente contratar o número de pessoas de que precisa.
• Desempenho do programa de integração e resultados iniciais das novas contratações: Isso permite que você verifique como os novos funcionários estão se saindo sem ter de esperar um ano inteiro para descobrir.

Para obter as métricas corretas, é importante fazer a si mesmo as perguntas certas. Vimos isso no exemplo da empresa de rápido crescimento: primeiro, defina a meta da empresa (formar a equipe rapidamente), depois descubra o que os funcionários precisam fazer (estar lá e ser capaz de fazer o trabalho) e, em seguida, decida quais métricas mostrarão os resultados.

Aqui estão algumas perguntas-chave para ajudá-lo a definir as métricas certas para qualquer meta de negócios:

1. O que a empresa está tentando alcançar?
2. O que os funcionários precisam fazer para que isso aconteça? Em nosso exemplo: estar disponível e ter as habilidades certas.
3. Qual é a situação atual e o que pode atrapalhar? Pense no mercado de trabalho, nos seus processos de RH, nos programas de integração, na disponibilidade de instrutores e em como o recrutamento está configurado.
4. Qual é o papel do RH e como os processos de RH podem ajudar a empresa? O RH precisa configurar o recrutamento para preencher os cargos de forma rápida e eficaz e fazer com que os novos contratados se adaptem.
5. Quais indicadores permitirão que você acompanhe esses resultados? É aqui que você define suas métricas estratégicas e operacionais.
6. De quais dados brutos você precisa para calcular essas métricas? É fundamental saber de quais dados você precisa, se eles estão disponíveis e se você pode coletá-los. Talvez você crie métricas excelentes, mas depois descubra que não tem os dados para elas. Você precisa combinar suas ideias de análise com o que é possível no momento e, se necessário, definir maneiras de coletar os dados que faltam.

Quando uma empresa precisa de HR Analytics?

A análise de RH torna-se necessária quando uma empresa precisa otimizar o gerenciamento de pessoal e tomar decisões mais precisas e baseadas em fatos em relação à sua força de trabalho, por exemplo, durante o dimensionamento. Nesse tipo de situação, você precisa ter uma compreensão clara do tipo de pessoas necessárias para um crescimento eficaz, quais habilidades são importantes para os diferentes departamentos e como alocar melhor seus recursos. Por exemplo, se sua empresa estiver abrindo novos escritórios ou entrando em novos mercados, a análise de RH pode ajudá-lo a descobrir o que procurar ao contratar para novas funções e como manter sua equipe atual engajada e leal.

A análise de RH é particularmente necessária nas seguintes situações:

Crescimento ativo da empresa

Quando uma empresa está se expandindo rapidamente, a necessidade de formar rapidamente a equipe torna-se urgente. A análise de RH ajuda você a acompanhar não apenas o número de novas pessoas que está contratando, mas também a rapidez com que elas estão se preparando. Ele ajuda você a:

• Ver quanto tempo leva para os novos funcionários se adaptarem e atingirem os níveis de produtividade de que você precisa.
• Descobrir quais habilidades e qualidades são mais valiosas nos candidatos quando você está crescendo.
• Prever quantos novos funcionários você precisará com base no desempenho dos negócios e na situação do mercado de trabalho.

Alta rotatividade de funcionários

Com alta rotatividade, uma empresa gasta constantemente recursos para treinar novos contratados. A análise de RH permite que você veja quanto isso está custando e defenda o investimento na manutenção de seus funcionários. Nessas situações, a análise de RH ajuda você a:

• Avaliar quais fatores específicos contribuem para a rotatividade de funcionários (por exemplo, insatisfação com as condições de trabalho, falta de crescimento na carreira, salário baixo).
• Calcular o impacto financeiro que sua empresa sofre com a rotatividade, incluindo custos de contratação, treinamento e perda de produtividade.
• Desenvolva estratégias para manter os funcionários, com base no que os dados informam (por exemplo, melhorar as condições de trabalho, aumentar o envolvimento ou criar um sistema de progressão na carreira).

Necessidade de otimização de custos

Sua empresa quer ser mais lucrativa ao melhorar a produtividade dos funcionários, mas sem aumentar os custos com pessoal. Isso significa que você precisa gerenciar os gastos com cuidado e ajudar os funcionários a trabalhar com mais eficiência. A análise de RH lhe oferece ferramentas para:

• Ver a eficiência com que sua força de trabalho está sendo usada, por exemplo, observando a produtividade em diferentes departamentos ou por funcionários individuais.
• Prever como as mudanças na estrutura da equipe ou a redistribuição de responsabilidades podem afetar os resultados gerais.
• Encontrar maneiras de aumentar a produtividade da mão de obra por meio de treinamento, implementação de novas tecnologias ou otimização dos processos de trabalho.

Exigência de uma base de evidências

Quando a liderança quer provas da necessidade de determinadas iniciativas de RH, a análise ajuda a mostrar o que a empresa está perdendo atualmente e a prever economias ou aumento de lucros se forem feitas alterações. Ela permite que você crie um caso sólido e baseado em evidências para:

• Mostrar como os problemas relacionados a pessoas estão levando a perdas financeiras (por exemplo, subvalorização das habilidades dos funcionários ou contratação ineficiente).
• Calcular a economia ou o lucro que novas iniciativas de RH poderiam trazer, como melhor treinamento, maior motivação ou contratação otimizada.
• Justificar a necessidade de mais investimentos em estratégias e programas de RH.

Justificando o investimento em iniciativas de RH

Quando vários projetos da sua empresa estão competindo por financiamento, a análise de RH ajuda a mostrar por que os projetos de RH são um bom investimento, calculando o potencial de lucro ou economia. Ele lhe fornece dados para:

• Estimar o potencial de lucro ou economia dos projetos de RH (por exemplo, programas de treinamento, otimização do processo de recrutamento ou novos sistemas de motivação).
• Prever como as iniciativas de RH afetarão os indicadores gerais da empresa (por exemplo, maior produtividade ou menor rotatividade).
• Identificar quais projetos de RH darão o melhor retorno e como eles se alinham com as metas estratégicas de longo prazo da empresa.

Ferramentas de análise de RH

Existem muitas ferramentas de análise de RH no mercado, mas muitas empresas ainda usam planilhas tradicionais como o Excel. Elas têm seus limites quando se lida com grandes quantidades de dados. Para grandes empresas com muitos funcionários, as planilhas podem levar muito tempo para abrir ou até mesmo não carregar. Quando isso acontece, trabalhar com dados se torna ineficiente, demorado e propenso a erros.

Sistemas mais especializados, como o Power BI e o Tableau, estão disponíveis, mas geralmente exigem habilidades técnicas avançadas e podem significar a contratação de especialistas. Soluções de grandes plataformas, como SAP SuccessFactors e Oracle HCM, oferecem análises integradas, mas sua disponibilidade pode variar de acordo com sua região.

As empresas modernas estão migrando cada vez mais para o HRMS (Human Resources Management System). Essas são soluções completas que automatizam as tarefas de RH, coletam e armazenam dados sobre processos e funcionários e fornecem ferramentas para analisar esses dados.

Um bom sistema de análise de RH deve atender a esses critérios:

1. Acessibilidade dos dados: Deve ter dados sobre os funcionários que abranjam todos os estágios de seu ciclo de vida dentro da empresa, bem como a estrutura da empresa, os departamentos, as funções, as descrições de cargos, os salários, o desempenho, o treinamento, o desenvolvimento, a integração e o desligamento.
2. Integração com outros sistemas: Por exemplo, um sistema como o SimpleOne HRMS pode se integrar a outras soluções dentro do ecossistema de uma empresa (por exemplo, SDLC, ITSM, ITAM e CRM B2B), bem como a sistemas externos, como software de contabilidade, bancos de dados e outras ferramentas de automação.
3. Personalização para as necessidades da empresa: Cada empresa é única, portanto, o sistema precisa ser flexível o suficiente para ser adaptado a requisitos específicos.
4. Visualização de dados para facilitar a compreensão e a ação sobre as informações.
5. Segurança e confidencialidade com forte proteção de login e acesso aos dados com base em funções.
6. Versão móvel e interface amigável: Deve funcionar em dispositivos móveis e ter uma interface intuitiva para que as pessoas possam aprendê-la rapidamente sem muito treinamento adicional.
7. Escalabilidade: A quantidade de dados continuará crescendo. A análise de Big Data é uma das principais tendências. Portanto, qualquer sistema que você escolher deve ser capaz de lidar, armazenar e processar grandes conjuntos de dados.
8. Conformidade com as leis de proteção de dados: O sistema deve seguir as leis de proteção de dados pessoais, garantindo que eles sejam armazenados e tratados corretamente.

SimpleOne HRMS: Automatização de relatórios e análises

O SimpleOne HRMS oferece ferramentas convenientes e integradas para automatizar relatórios e análises, o que ajuda os especialistas em RH a coletar e analisar com eficiência os dados dos funcionários.

Essa solução ajuda a rastrear os principais indicadores, facilitando a tomada de decisões gerenciais informadas e melhorando a eficiência dos processos de RH. O sistema SimpleOne HRMS tem duas partes principais: um portal para os funcionários e uma interface para o departamento de RH trabalhar.

No portal, os funcionários podem ver a estrutura da empresa, visualizar os perfis dos colegas e editar os seus próprios perfis, ler as notícias da empresa, verificar o calendário de férias e ausências de sua equipe, acessar uma base de conhecimento corporativa e interagir com o RH. Eles podem enviar solicitações de RH por meio de um catálogo de serviços, ver as tarefas que o RH atribuiu a eles e visualizar as solicitações que precisam de sua aprovação.

Na interface do departamento de RH, a equipe e os gerentes de RH configuram e gerenciam os processos de pessoal e monitoram como eles estão funcionando. Uma ferramenta de navegação lhes dá acesso a todos os dados relacionados aos funcionários e aos processos de RH. Eles podem planejar e gerenciar tarefas de RH; criar relatórios e painéis e acompanhar métricas; adicionar e atualizar as informações de referência usadas na automação dos processos de RH; atribuir tarefas aos funcionários e verificar sua conclusão.

Trabalho com dados e visualização

O sistema oferece amplos recursos para trabalhar com dados. Nas tabelas, os usuários podem gerenciar o conjunto de parâmetros exibidos, adicionando-os ou removendo-os. Todas as configurações de exibição são salvas na conta do usuário e estarão disponíveis nos logins subsequentes.

Aqui estão algumas ferramentas importantes para trabalhar com dados de forma eficaz:

• Filtragem de dados
  Em todas as tabelas do SimpleOne HRMS, você pode criar várias seleções de dados - por exemplo, filtrar funcionários por departamento ou por um local específico do escritório. Qualquer filtro usado pode ser salvo para que você possa usá-lo novamente mais tarde.
• Exportação de dados
  Qualquer seleção de dados pode ser exportada para o Excel com o conjunto de colunas atualmente exibidas na tela.
• Visualização de dados
  Várias ferramentas estão disponíveis para ajudá-lo a visualizar seus dados. Ao clicar em uma coluna da tabela, você pode ver instantaneamente como os dados estão distribuídos em um gráfico de barras ou de pizza. Por exemplo, você pode ver como os funcionários estão distribuídos em diferentes locais do escritório: 15 em uma cidade, 12 em outra, 7 em uma terceira e 1 em uma quarta. Um recurso interessante aqui é que, se você clicar em qualquer parte do gráfico, o sistema mostrará uma lista detalhada dos registros que compõem essa parte.

Relatórios e análises

O sistema oferece recursos abrangentes para a criação de suas análises de RH:

• Relatórios dinâmicos sobre quaisquer dados do sistema
  O sistema permite monitorar itens como os dias de férias restantes dos funcionários e planejar programações de ausência. Por exemplo, um relatório pode mostrar quantos funcionários não utilizaram os dias de férias a que têm direito. Se necessário, você pode ir diretamente à lista desses funcionários e enviar-lhes um lembrete para que planejem suas folgas.
• Dashboards para análise aprofundada
  Esses painéis reúnem vários relatórios em uma única tela, permitindo que você veja as correlações entre diferentes indicadores. Por exemplo, um painel que mostra a carga de trabalho do departamento de RH pode incluir um relatório sobre como as tarefas são distribuídas entre as diferentes seções do departamento, o status atual dessas tarefas e quem está trabalhando nelas.
• Personalização do painel
  Ao criar um painel, o usuário determina quais relatórios serão colocados nele. Isso significa que você pode personalizar suas análises de acordo com suas tarefas e necessidades específicas.
• Atualizações automáticas de relatórios
  Uma vantagem importante é que todos os relatórios e painéis são mantidos automaticamente atualizados. Quando os dados nas tabelas são alterados, todos os relatórios conectados são atualizados automaticamente.
• Facilidade de trabalhar com relatórios
  Você não precisa de habilidades técnicas especiais nem de conhecimento de programação para trabalhar com relatórios e análises. A interface intuitiva permite que qualquer especialista em RH crie os relatórios necessários, verifique os dados e exporte as informações em um formato conveniente. O sistema automatiza a maioria dos processos de RH e as atualizações constantes dos dados garantem que todas as análises permaneçam atualizadas.

Os proprietários de produtos geralmente enfatizam que um sistema como o SimpleOne HRMS simplifica muito o trabalho com dados e fornece tudo o que é necessário para criar um sistema moderno de análise de RH. Todas as ferramentas para relatórios e análises já estão incorporadas. É fácil coletar e analisar informações de funcionários, criar relatórios e visualizar dados em gráficos - tudo em um só lugar, sem perder informações, o que torna todo o processo muito mais rápido.

Conclusão

A implementação da análise de RH tornou-se parte integrante da gestão de recursos humanos. Com o uso de dados, as empresas podem não apenas identificar áreas problemáticas em suas políticas de gestão de pessoal, mas também tomar decisões bem informadas para melhorar seus processos de negócios.

Uma abordagem sistemática da análise de RH - abrangendo aspectos descritivos, diagnósticos e preditivos - ajuda a criar um quadro completo da saúde de uma organização. Isso leva a uma compreensão mais profunda dos dados e a melhores respostas aos desafios à medida que eles surgem.

A escolha das ferramentas certas para a análise de RH também é extremamente importante. O uso de sistemas especializados, como um HRMS, pode facilitar muito a automatização, a visualização e a análise de dados. Isso, por sua vez, leva a melhores decisões de gerenciamento e a operações mais eficientes.

Em última análise, investir em um sistema de análise de RH e em ferramentas de dados modernas é fundamental para o sucesso da gestão de pessoal e para o crescimento sustentável dos negócios. As empresas que entendem a importância e os benefícios da análise de RH podem não apenas tornar seus funcionários mais felizes e mais leais, mas também alcançar um sucesso financeiro significativo.