Um diagrama de espinha de peixe é elaborado em várias etapas.
- Defina o problema ou a situação alvo que precisa ser analisada.
- Escolha as categorias nas quais as causas serão agrupadas. Exemplos dessas categorias são pessoas, equipamentos, materiais, métodos, ambiente, gestão e atividades que podem afetar diretamente o resultado final.
- Faça um brainstorming para identificar todas as causas possíveis; em seguida, anote-as e apresente-as visualmente.
- Relacione as causas para mostrar como elas se relacionam e determine as raízes do problema.
- Trabalhe com os dados resultantes para identificar as áreas prioritárias que precisam de melhorias.
Qual é o princípio por trás do diagrama? Ele parte do pressuposto de que um problema pode surgir de várias causas intimamente relacionadas. Ao traçar um diagrama de espinha de peixe, tenha em mente o seguinte:
- defina o problema-alvo com precisão e não se desvie dele ao identificar possíveis causas;
- analise todas as causas possíveis minuciosamente, mesmo que, à primeira vista, pareçam insignificantes;
- estabeleça conexões logicamente sólidas entre as causas encontradas.
Siga uma sequência específica ao construir o diagrama.
- Comece desenhando o problema principal no centro. Pode ser uma falha ou uma dificuldade que precisa ser resolvida.
- Identifique os fatores-chave que podem ser a origem do problema. Eles são representados como linhas ou ramificações que partem do problema principal, como as espinhas de um peixe.
- Identifique os fatores secundários que podem agravar as causas fundamentais. Eles são colocados nas linhas conectadas aos fatores principais.
O método é considerado analítico porque ajuda a decompor problemas ou situações complexas e a identificar e classificar os fatores-chave que afetam o resultado. A etapa final é desenvolver uma estratégia para eliminar os fatores negativos. A principal vantagem do diagrama é que ele permite examinar um problema em detalhes sob diferentes ângulos e, por fim, encontrar a melhor solução.
Erros comuns
Nenhum processo está isento de erros. Aqui estão os erros típicos que podem ocorrer ao construir um diagrama de Ishikawa.
- Definir incorretamente o problema-alvo central, o que leva a erros na identificação das causas.
- Número insuficiente de participantes no brainstorming, o que faz com que fontes importantes do problema sejam ignoradas.
- Agrupar as causas em categorias erradas, o que gera confusão e dificulta a análise.
- Não explicar as ligações entre as causas-raiz com clareza suficiente, o que torna impossível entender de onde o problema realmente vem.
Também é importante manter a análise objetiva e ordenar os fatores de maneira consistente; caso contrário, o resultado será prejudicado.
Ferramentas para construir um diagrama de Ishikawa
Você precisará de algumas ferramentas para criar um diagrama de Ishikawa.
- Prepare com antecedência um quadro branco ou uma folha grande de papel para desenhar o diagrama.
- Você precisará de marcadores de cores diferentes para destacar as diversas categorias e causas.
- Você também precisará de participantes para o brainstorming, que trabalharão na identificação das causas-raiz e de suas conexões.
Você também pode usar um computador. Vários programas podem ajudá-lo a desenhar um diagrama de espinha de peixe, como o Microsoft Word, o XMind ou o Microsoft Paint.
Também vale a pena considerar serviços online: Canva, MindMeister, Lucidchart e Creately. Essas ferramentas permitem que você crie diagramas profissionais de forma rápida e fácil.
Vamos ver por que o brainstorming ajuda a encontrar a origem de um problema.
- Diferentes pontos de vista. Convide especialistas com experiências e conhecimentos distintos para que a situação possa ser analisada sob diferentes ângulos.
- Novas ideias. O pensamento criativo das pessoas é o primeiro passo para encontrar soluções não convencionais.
- Raciocínio coletivo. A discussão em grupo ajuda a revelar causas e conexões ocultas.
- Sinergia. Os esforços conjuntos dos participantes podem levar à descoberta de fatores não óbvios que afetam indiretamente o problema.
- Objetividade. Envolver várias pessoas ajuda a evitar subjetividade e preconceitos.
Os participantes do brainstorming podem incluir representantes de diferentes departamentos da empresa e especialistas em uma determinada área. É importante contar tanto com especialistas quanto com pessoas com experiência prática e pontos de vista diferentes.
Para conduzir uma sessão de brainstorming de maneira eficaz:
- defina metas e objetivos com antecedência;
- crie uma atmosfera de abertura e apoio às ideias dos participantes;
- utilize várias técnicas para estimular o pensamento, como exercícios e jogos especiais;
- anote todas as ideias em um quadro ou em uma folha de papel;
- estabeleça prazos e um plano de ação para cada fator identificado;
- incentivar a discussão e o diálogo;
- utilizar ferramentas analíticas para avaliar o grau de influência de cada fator sobre o problema;
- reúna os esforços dos participantes para encontrar uma solução conjunta.
Para obter melhores resultados, utilize no máximo 5 a 7 fatores principais ao elaborar um diagrama de Ishikawa. Essa abordagem permite que você se concentre nas principais causas-raíz e evite complexidade desnecessária. O plano de ação resultante deve ser específico, mensurável e realista, além de designar um responsável para cada etapa.
Exemplo de diagrama de Ishikawa
Vejamos um exemplo. Suponhamos que o objetivo de um diagrama de Ishikawa seja reduzir o número de falhas de equipamentos. Identificamos as seguintes categorias de causas: tecnologia, processos, o próprio equipamento e treinamento da equipe. Exemplos de causas incluem:
- treinamento insuficiente da equipe em novas tecnologias;
- processos de produção ineficientes;
- más condições dos equipamentos;
- distribuição desigual da carga de trabalho.
Na educação, o método pode ser utilizado da seguinte forma. Um professor o aplica para analisar detalhadamente por que os alunos tiveram um desempenho insatisfatório em uma prova. Um diagrama de Ishikawa facilita a identificação das causas básicas do insucesso:
- preparação insuficiente;
- instruções pouco claras para a tarefa;
- falta de motivação.
A partir daí, é possível desenvolver uma estratégia para melhorar o processo de aprendizagem.
No mundo dos negócios, o diagrama de espinha de peixe é usado para estudar as causas-raíz de falhas, problemas e defeitos nos processos de produção. Os gerentes podem utilizá-lo para identificar e eliminar as causas de uma taxa de defeitos inaceitavelmente alta.
O uso do diagrama tem prós e contras. Os prós incluem:
- a oportunidade de identificar as causas de um problema;
- melhor comunicação dentro da equipe;
- a possibilidade de uma solução rápida e eficaz.
As desvantagens são que o processo leva bastante tempo e exige habilidades de análise cuidadosas e meticulosas. Mesmo assim, há o risco de se obter um resultado impreciso.
No entanto, o diagrama de Ishikawa continua relevante e eficaz até hoje. Ele ajuda a estruturar e analisar problemas complexos, identificar e eliminar suas causas-raiz e tomar decisões mais bem fundamentadas.
