Uma única porta de acesso e plataforma de gerenciamento de solicitações para contabilidade
Transfira as solicitações de contabilidade do e-mail e dos aplicativos de mensagens para um único canal, com campos obrigatórios, encaminhamento automático e acompanhamento de prazos
Por que a contabilidade é sempre uma correria para resolver problemas
As solicitações chegam por e-mail e aplicativos de mensagens
As prioridades são definidas manualmente
Os pedidos não contêm dados suficientes, por isso os especialistas precisam dar continuidade ao processo
O trabalho acaba sendo feito duas vezes, e ninguém consegue saber quem assumiu uma tarefa
As solicitações chegam por e-mail e aplicativos de mensagens
A solução: uma abordagem voltada para o atendimento
A abordagem centrada no serviço é o cerne do ESM (Gerenciamento de Serviços Empresariais). Com o ESM, cada solicitação ao departamento de contabilidade é tratada como um serviço, com um solicitante, os dados necessários, um responsável e um prazo de entrega. Todas as solicitações passam por um único canal, são encaminhadas automaticamente aos especialistas e são acompanhadas em todas as etapas.
Menos trabalho manual
Cada solicitação é encaminhada diretamente ao especialista responsável, de modo que ninguém precisa mais vasculhar uma caixa de entrada compartilhada.
Menos acompanhamentos
Os campos obrigatórios e um diretório de contratos coletam dados no momento da criação da solicitação: o CNPJ, os detalhes de pagamento e as condições de pagamento são preenchidos automaticamente
Melhor controle de qualidade
Os funcionários e contadores visualizam o status da solicitação e a data de vencimento do SLA (acordo de nível de serviço). Os gerentes visualizam a carga de trabalho de cada especialista e sabem quando a equipe precisa de mais pessoal.
Quais são as mudanças no dia a dia do trabalho contábil
Situação | Antes | Depois |
|---|---|---|
| Uma fatura se perde no e-mail | O e-mail fica enterrado entre outras mensagens e, três dias depois, o fornecedor liga, ameaçando interromper as remessas | Cada e-mail enviado para a caixa de entrada compartilhada se torna uma solicitação com um responsável e um prazo |
| Ninguém sabe se uma fatura foi aprovada | O contador envia e-mails para descobrir se há orçamento disponível e se o diretor aprovou | O sistema verifica o orçamento e encaminha a fatura ao chefe do departamento para aprovação |
| Faltam documentos comprovativos | Ninguém solicitou os documentos comprovativos ao fornecedor em janeiro, então, em abril, o departamento de contabilidade precisa corrigir uma declaração fiscal | Assim que um serviço é prestado, o gerente recebe uma tarefa para solicitar os documentos, e o prazo é acompanhado |
| Erros nos detalhes de pagamento | Um CNPJ incorreto ou uma digitalização ilegível atrasa o pagamento, e a fatura vai para o fim da fila | O contrato é adicionado ao diretório uma única vez, e os detalhes de pagamento e valores são preenchidos automaticamente |
| Solicitações urgentes de documentos interrompem o trabalho | A cada 15 minutos, alguém solicita uma carta de comprovação de emprego ou de renda, e o especialista precisa interromper o relatório em que está trabalhando | Os funcionários solicitam documentos por meio de um formulário de catálogo e visualizam a data de vencimento no portal, sem precisar ligar |
Recursos do SimpleOne para automação de processos contábeis
Catálogo de serviços contábeis
Cada solicitação padrão é configurada como um serviço com um formulário, um responsável e uma data de vencimento do SLA. Os campos obrigatórios são preenchidos no momento da criação da solicitação, portanto, não é necessário nenhum acompanhamento.
Roteamento automático
Um funcionário escolhe um serviço no catálogo, e a solicitação é encaminhada diretamente ao especialista certo. Os contadores não precisam mais procurar suas solicitações em uma caixa de entrada compartilhada. As solicitações são distribuídas aos grupos de trabalho por função, por exemplo:
- Pagamentos e transações bancárias
- Contas a pagar e a receber
- Documentos dos funcionários e folha de pagamento
- Relatórios de despesas e viagens de negócios
- Ativos imobilizados
Automação de aprovações
Quando alguém cria uma solicitação, por exemplo, para pagar uma fatura, um fluxo de trabalho de aprovação é iniciado automaticamente. O sistema verifica o orçamento da categoria de despesa e encaminha a solicitação ao chefe do departamento. O contador visualiza todo o histórico de aprovações na solicitação.
Análise e acompanhamento de SLAs
O sistema registra dados sobre cada solicitação e, a partir deles, gera relatórios e painéis. Eles mostram quantas solicitações são recebidas por cada área, como a carga de trabalho é distribuída entre os especialistas e quando ela atinge seu pico, por exemplo, no final do mês e no final do trimestre. Métricas separadas mostram o tempo médio de atendimento e a porcentagem de solicitações que violaram o SLA.
Três passos para formar uma equipe de contabilidade que não passe o tempo todo apagando incêndios
Passo 1: Faça um levantamento das solicitações
| Coletar estatísticas: quantas solicitações, de quais tipos e de quais departamentos |
| Agrupar solicitações por área |
| Identifique os processos com maior volume e aqueles que exigem mais acompanhamento |
| Selecione as solicitações mais fáceis de padronizar |
Etapa 2: Padronizar os dados recebidos
| Campos obrigatórios, sem os quais uma solicitação não pode ser processada |
| Campos que são preenchidos automaticamente, como os dados de pagamento do fornecedor extraídos do diretório de contratos |
| Dicas que ajudam os funcionários a preencher o formulário corretamente |
Etapa 3: Inicie um único canal de solicitação
| Criar um catálogo de serviços |
| Configurar o encaminhamento automático para grupos de trabalho |
Perguntas frequentes: a abordagem de serviço na contabilidade
Qual é a abordagem de atendimento na contabilidade?
Cada solicitação enviada ao departamento de contabilidade é tratada como um serviço com um conjunto de parâmetros: solicitante, dados necessários, responsável e prazo de entrega. Todas as solicitações passam por um único canal, são encaminhadas automaticamente aos especialistas e são acompanhadas em todas as etapas. Essa abordagem teve origem na área de TI e é conhecida como ESM, ou gestão de serviços empresariais.
Em que situações a contabilidade precisa do ESM?
Sinais típicos: as solicitações chegam em uma caixa de entrada compartilhada e em aplicativos de mensagens; o encaminhamento de uma solicitação pode levar mais tempo do que o próprio trabalho; os especialistas acabam repetindo o trabalho uns dos outros; e os relatórios de despesas e documentos comprovativos chegam com atraso. A contabilidade é um bom campo de aplicação para o ESM: as solicitações são repetitivas, os requisitos de dados são claros e os prazos são rígidos.
De que forma a abordagem de serviços beneficia a contabilidade?
As solicitações são atendidas mais rapidamente. Os campos obrigatórios reduzem a necessidade de acompanhamento, os status visíveis eliminam o trabalho duplicado e os gerentes obtêm os números necessários para equilibrar a carga de trabalho e justificar novas contratações.
Como o trabalho mudará para os funcionários de outros departamentos?
Eles escolhem um serviço no catálogo, preenchem um formulário e veem imediatamente o status da solicitação e a data de vencimento do SLA. Não é mais preciso ligar para perguntar “Quando estará pronto?”. Quem está acostumado a usar e-mail não precisa mudar seus hábitos: os e-mails enviados para a caixa de entrada compartilhada são convertidos automaticamente em solicitações.
Por onde começar a trabalhar com o ESM na contabilidade?
Com um estoque de solicitações correspondente a um mês. Em seguida, você padroniza os dados recebidos e lança um canal único de solicitações com um catálogo de serviços, roteamento e SLAs. O processamento mais rápido e a redução no número de acompanhamentos tornam-se perceptíveis poucos meses após o lançamento.