ITAM: как система управления ИТ-активами помогает принимать стратегические решения для бизнеса

В статье рассказываем, как ITAM помогает оптимизировать расходы, снижать риски и раскрывать потенциал использования ИТ-инфраструктуры.

Определение ITAM и его роль в ITIL

IT Asset Management предназначен для управление ИТ-активами. Это набор инструментов, которые помогают организациям управлять ИТ-ресурсами на протяжении всего их жизненного цикла: от приобретения до утилизации.

По ITIL для управления активами надо использовать ITAM. В рамках ITIL данная методология обычно включается как часть процесса управления активами и конфигурациями услуг (SACM).

SACM отвечает за ведение базы данных всех ИТ-активов в организации, включая их взаимосвязь друг с другом и детали конфигурации. ITAM в данной системе предоставляет необходимую информацию для ведения точного учета ИТ-активов: их идентификация, правильная конфигурация и управление жизненным циклом. Эффективная практика ITAM помогает снизить затраты, повысить эффективность и обеспечить соответствие нормативным требованиям.

Управление ИТ-активами

Управление ИТ-активами включает полный спектр операций с оборудованием и программным обеспечением компании — от планирования закупок до утилизации. Специалисты контролируют весь жизненный цикл активов, принимают решения об их использовании и оптимизируют затраты на ИТ-инфраструктуру.

Управление охватывает стратегическое планирование потребностей в оборудовании, анализ эффективности использования ресурсов и прогнозирование замены устаревших активов. Руководители анализируют данные об использовании техники, выявляют неиспользуемое оборудование и перераспределяют ресурсы между подразделениями.

Система управления автоматизирует согласование заявок на оборудование, контролирует соблюдение лицензионных соглашений и отслеживает исполнение гарантийных обязательств. Специалисты получают инструменты для планирования технического обслуживания, мониторинга состояния оборудования и прогнозирования потребностей в запасных частях.

Управление ИТ-активами также включает финансовый контроль — расчет стоимости владения оборудованием, анализ рентабельности инвестиций и оптимизацию бюджета на ИТ. Руководители получают детальную аналитику по затратам на обслуживание, замену и модернизацию техники.

Учет ИТ-активов

Учет ИТ-активов представляет систематическую регистрацию и документирование всех единиц оборудования и программного обеспечения в организации. Специалисты фиксируют поступление новых активов, отслеживают их перемещения между подразделениями и регистрируют изменения статуса.

База данных активов содержит информацию о технических характеристиках оборудования, серийных номерах, датах приобретения и текущем местоположении. Система автоматически обновляет записи при выдаче техники сотрудникам, переводе оборудования на другие склады или изменении материально-ответственных лиц.

Учет включает документооборот по активам — оформление актов приемки-передачи, регистрацию гарантийных документов и ведение истории ремонтов. Специалисты создают инвентарные номера, прикрепляют штрих-коды для быстрой идентификации и ведут карточки движения оборудования.

Система учета ИТ-активов интегрируется с бухгалтерскими программами для синхронизации данных об амортизации и остаточной стоимости активов. Автоматические процедуры исключают расхождения между данными ИТ-службы и финансовой отчетности компании.

Инвентаризация активов проходит через сканирование штрих-кодов или RFID-меток, что сокращает время проверки и исключает ошибки ручного пересчета. Результаты инвентаризации автоматически сверяются с данными учетной системы.

Разница между учетом и управлением ИТ-активов

Учет и управление ИТ-активами решают разные задачи, хотя тесно связаны между собой. Учет фокусируется на фиксации фактов — регистрации активов, документировании их перемещений и поддержании актуальности базы данных. Управление использует эти данные для принятия стратегических решений и оптимизации использования ресурсов.

Учет обеспечивает операционную деятельность — выдачу техники сотрудникам, оформление документов и проведение инвентаризаций. Управление концентрируется на стратегических аспектах — анализе эффективности инвестиций, планировании модернизации и оптимизации структуры ИТ-парка.

Без качественного учета невозможно эффективное управление — решения основываются на актуальных и полных данных об активах. Одновременно учет без управленческой составляющей превращается в формальную процедуру, не приносящую практической пользы бизнесу.

Современные ITAM-системы объединяют функции учета и управления в единой платформе, обеспечивая бесшовный переход от регистрации данных к их анализу и использованию для принятия управленческих решений.

Процессы ITAM

Реализация процессов стратегического, тактического и операционного учета — это комплексная система управления активами, которая охватывает весь их жизненный цикл и помогает компании эффективно контролировать и использовать ресурсы на каждом этапе.

Первым шагом в ITAM является создание инвентаризации всех ИТ-активов организации. Инвентаризация поддерживается в актуальном и точном состоянии с помощью регулярных аудитов и обновлений.

После создания инвентаризации ИТ-активы должны быть классифицированы в соответствии с их критичностью и ценностью для организации. Это поможет определить приоритетность управления ИТ-активами и соответствующим образом распределить ресурсы. Например, критические системы, необходимые для ведения бизнеса, могут требовать более частого обслуживания и мониторинга.

Следующий процесс — отслеживание. ИТ-активы должны отслеживаться на протяжении всего их жизненного цикла. Сюда входит отслеживание местонахождения ресурсов, а также любые модернизации или изменения. Отслеживание помогает в проведении аудитов и обеспечивает эффективное и рациональное использование ИТ-активов.

Процессы ITAM также включают в себя создание механизмов контроля для защиты ИТ-активов от кражи, потери или повреждения. Это может включать меры физической безопасности, такие как замки и камеры наблюдения, а также политики и процедуры, связанные с использованием ИТ-активов. Например, в компании могут существовать политики использования устройств, управления паролями и резервного копирования данных.

Наконец, ITAM включает в себя текущее управление ИТ-активами: обслуживание, модернизация и списание. 

В процесс входит обеспечение оптимального уровня работы, мониторинг потенциальных проблем и рисков, принятие решений о выводе ресурсов из эксплуатации или замены.

Инструменты ITAM

В зависимости от потребностей организации, ITAM — программное обеспечение для менеджмента всех аспектов управления ИТ-активами.

Инструменты инвентаризации сканируют сеть организации и идентифицируют все аппаратные и программные активы, которые используются в настоящее время, предоставляя подробную информацию об их спецификациях, конфигурациях и местоположении.

Инструменты закупок отвечают за процесс закупок новых ИТ-активов, начиная с выбора поставщиков и заканчивая согласованием контрактов и осуществлением закупок.

Инструменты утилизации помогают компаниям управлять выводом активов из эксплуатации в конце их жизненного цикла, обеспечивают безопасное удаление конфиденциальных данных и экологически безопасную утилизацию.

Какие задачи решает ITAM

ITAM поможет компании раскрыть потенциал ИТ-инфраструктуры. Некоторые из задач, которые решает система управления ИТ-активами:

• учет стоимости и планирование затрат на ресурсы;
• оценки текущей стоимости инфраструктуры;
• обнаружение ненужных активов;
• управление жизненным циклом ИТ-ресурсов.

ITAM работает для сбора и актуализации данных об ИТ-активах. Система помогает в составлении бюджета, расчета стоимости, планировании закупок и поставок. Актуальная информация о ресурсах позволяет принимать взвешенные решения относительно модернизации и инвестиций. ITAM работает как система для принятия стратегических решений.

Также прозрачность ИТ-активов повышает уровень безопасности, ITAM способствуют выявлению потенциальных рисков и уязвимостей инфраструктуры.

Лучшие практики ITAM

Процессы ITAM могут быть интегрированы с другими процессами управления услугами, такими как управление изменениями, инцидентами и проблемами. Например, ITAM может предоставлять данные процессам управления изменениями, чтобы обеспечить надлежащее документирование и отслеживание изменений в ИТ-активах. 

Процессы ITAM могут поддерживаться специализированными инструментами для управления ИТ-активами, такими как БД управления конфигурациями (CMDB) и инструменты управления активами ПО (SAM). 

CMDB помогают поддерживать точную и актуальную информацию об ИТ-активах, включая их связи с другими ресурсами и атрибуты. 

Преимущества ITAM

• Сопровождает ИТ-активы на протяжении всего жизненного цикла. Система менеджмента ресурсов обновляет информацию автоматически — компания может отслеживать историю каждого актива, начиная с запроса на ресурс до списания. Таким образом, у организации всегда будут актуальные данные о конфигурации, использовании и местоположении ИТ-ресурсов.
• Упрощает создание отчетов и контроль расходов на ИТ. Отслеживая использование активов, компания выявляет возможности для экономии средств, например, отказ от избыточных лицензий.
• Участвует в оптимизации процессов управления ИТ-активами и автоматизирует ручные задачи, за счет чего повышается эффективность и производительность — сотрудники тратят меньше времени на административные задачи и больше на стратегическую деятельность.
• Помогает сократить время простоя, обеспечивая надлежащее обслуживание и поддержку ИТ-активов. Система управления ИТ-ресурсами снижает технологические риски, такие как технический долг, теневая ИТ-инфраструктура, уязвимости, соответствие лицензий или потеря активов.
• Улучшает отношения с ИТ-поставщиками и обеспечивает соблюдение условий контрактов. Имея лучшее представление об инвентаризации и использовании ИТ-активов, организации могут договориться с поставщиками о более выгодных условиях.

Роль ITAM в жизненном цикле сервиса

ITAM играет важную роль на этапе стратегии, предоставляя ценные сведения об ИТ-активах организации и их использовании. Эти данные помогают в принятии решений об инвестициях в ИТ, определении возможностей для экономии средств, модернизации или замене существующего оборудования или ПО.

На этапе разработки ITAM помогает обеспечить надлежащее управление ИТ-активами и их документирование на протяжении всего процесса разработки. ITAM обеспечивает эффективное и результативное развертывание ИТ-активов. ITAM предоставляет ценные сведения о производительности и использовании ИТ-активов, которые могут быть важны для выявления будущих направлений в разработке.

На этапе внедрения ITAM обеспечивает эффективное и результативное развертывание ИТ-активов. ITAM помогает в управлении конфигурацией и инвентаризацией, например, в отслеживании и документировании ИТ-активов. 
На этапе эксплуатации с помощью ITAM специалисты быстрее выявляют и устраняют проблемы. ITAM играет свою роль в управлении обслуживанием и поддержкой ресурсов, обеспечивая качественное обслуживание и регулярные обновления.

Сравнение ITSM и ITAM

ITSM (Information Technology Service Management) — это управление ИТ-услугами. ITAM и ITSM — это два разных подхода к управлению ИТ в организации, хотя они имеют общие черты.

ITSM фокусируется на управлении предоставлением ИТ-услуг конечным пользователям. Данный подход гарантирует, что услуги предоставляются эффективно для удовлетворения потребностей бизнеса. ITSM включает в себя управление инцидентами, проблемами, изменениями и менеджмент уровня обслуживания.

Хотя оба подхода имеют общую цель — повышение эффективности ИТ в организации — они имеют разную направленность. ITAM фокусируется на управлении самими ИТ-активами, обеспечивая их мониторинг, управление и оптимизацию на протяжении всего жизненного цикла.

Во многих случаях ITSM и ITAM дополняют друг друга и могут работать вместе для достижения общих целей. Например, ITAM может помочь ITSM обеспечить наличие нужных ресурсов для предоставления необходимых ИТ-услуг. Эффективная ITSM помогает ITAM, предоставляя информацию об использовании и производительности активов.

Подход SimpleOne

SimpleOne ITAM — полностью российской решение собственной разработки. SimpleOne предлагает комплексный подход, объединяя лучшие практики ITSM и ITAM. Заказчик получает:

• размещение в облаке SimpleOne;
• размещение on-premise в инфраструктуре компании;
• связь с процессами ITSM;
• реализацию смежных бизнес-процессов, актуальных для заказчика.

SimpleOne ориентирован на корпоративных и государственных заказчиков, стремящихся к цифровой трансформации и заинтересованных в повышении эффективности бизнес-процессов за счет внедрения сервисного подхода.

Как внедрить ITAM в работу бизнеса

Существует несколько шагов по внедрению ITAM.

• Определите цели и задачи. Какие бизнес-движущие факторы для ITAM, например, снижение затрат или повышение эффективности.
• Определите активы, которыми необходимо управлять. Этот шаг может включать проведение инвентаризации, определение владельцев и пользователей.
• Определите процессы закупки, развертывания, обслуживания, поддержки, утилизации, отслеживания, отчетности об использовании и производительности ИТ-активов.
• Разработайте план внедрения. План должен включать сроки внедрения ITAM и конкретные действия для достижения целей и задач.
• Внедрение ITAM. Шаг включает развертывание программных инструментов для управления ИТ-активами, обучение персонала новым процессам и создание механизмов управления.
• Оценка. После внедрения ITAM важно оценить ее эффективность с помощью мониторинга ключевых показателей эффективности: экономия затрат, повышение производительности, внесение необходимых корректировок в процессы или план внедрения.
• Поддержка. Важно обеспечить постоянную поддержку ITAM: обучение и поддержка персонала, постоянный мониторинг и совершенствование процессов и инструментов, используемых для управления ИТ-активами.

Заключение

ITAM дает возможность компаниям преобразовать свой бизнес с помощью цифровой системы мониторинга всех ИТ-ресурсов. Система позволяет модернизировать процессы учета, оптимизировать производительность, затраты и планирование с помощью единой платформы для управления ИТ-активами. Полученную информацию вы можете использовать для принятия стратегических решений.