SimpleOne ITAM: um ativo estratégico para sua organização

Imagine a necessidade de avaliar a quantidade atual de equipamentos de TI em uso, identificar seus usuários e verificar os períodos de garantia. Ou calcular a tecnologia de que um novo escritório precisará em seis meses e planejar a aquisição em tempo hábil. SimpleOne ITAM simplifica essas tarefas, tornando-as fáceis, ajudando as empresas a gerenciar seus ativos durante todo o ciclo de vida.

O que é o Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM)?

O ITAM abrange dois tipos de ativos:

• Tangíveis (HAM) - servidores, estações de trabalho, periféricos e equipamentos de rede.
• Intangíveis (SAM) - software, licenças, serviços em nuvem.

Com o ITAM, as organizações ganham a capacidade de:

• Padronizar categorias de ativos e sistemas de classificação;
• Contabilizar e identificar ativos, registrar informações sobre inventários realizados, controlar a conformidade com contratos;
• Rastrear os ativos durante todo o seu ciclo de vida.

O objetivo do ITAM é aumentar a eficiência do uso dos recursos de TI, minimizar os riscos associados aos ativos de TI e obter o máximo retorno sobre os investimentos em infraestrutura.

Na ITIL, o ITAM representa um processo importante, intimamente ligado a outros, como gerenciamento de mudanças, gerenciamento de incidentes, gerenciamento de nível de serviço e gerenciamento de configuração. O ITAM fornece dados que dão suporte a esses processos e ajudam a fornecer serviços em um nível mais alto.

Por que o ITAM é importante?

O gerenciamento de ativos de TI adequadamente organizado permite que as empresas não apenas otimizem os processos atuais, mas também cria uma base para o planejamento estratégico dos recursos tecnológicos. Vamos examinar as vantagens da implementação do ITAM:

Suporte aos ativos de TI durante todo o seu ciclo de vida

O sistema de gerenciamento de ativos agrega informações sobre os ativos de uma organização em várias dimensões (informações de custo, contratos relacionados, histórico de trabalhos concluídos etc.), permitindo que os especialistas responsáveis não apenas obtenham rapidamente informações globais sobre a situação atual dos equipamentos de TI, mas também, quando necessário, acompanhem o histórico do ativo - desde a solicitação até o descarte.

Controle de despesas de TI

O ITAM permite rastrear o uso de todos os ativos. Graças a isso, as empresas encontram oportunidades de otimização de custos - por exemplo, recusam licenças em excesso ou redistribuem equipamentos não utilizados.

Otimização dos processos de gerenciamento e transparência das informações sobre os ativos de TI

O sistema automatiza muitas tarefas de rotina, permitindo que os funcionários se concentrem em iniciativas estratégicas em vez de trabalho administrativo. A automação das aprovações economiza tempo na revisão de tarefas pelos funcionários responsáveis. Uma apresentação holística das informações sobre os ativos em um único sistema ajuda a reduzir os riscos de perda ou de uso ineficiente.

A implementação do ITAM permite não apenas aprimorar os processos atuais de gerenciamento de ativos, mas também cria uma base confiável para o planejamento estratégico do desenvolvimento da infraestrutura de TI da organização.

A relação entre as soluções de ITAM e ITSM

O ITSM e o ITAM são duas abordagens complementares para o gerenciamento da infraestrutura de TI. O ITSM cria ordem no fornecimento de serviços de TI, enquanto o ITAM garante o gerenciamento dos recursos técnicos da empresa.

O ITSM ajuda a organizar o trabalho do departamento de TI e a interação com os usuários por meio de:

• Processamento de solicitações de serviço;
• Gerenciamento de incidentes e problemas;
• Controle de alterações na infraestrutura;
• Manutenção da qualidade do serviço no nível exigido.

O ITAM, por sua vez, concentra-se em:

• Contabilização de hardware e software;
• Rastreamento e alocação de custos para ativos;
• Planejamento das necessidades de ativos e gerenciamento de aquisições;
• Gerenciar obrigações contratuais.

O ITSM e o ITAM resolvem tarefas diferentes, mas juntos formam uma abordagem abrangente para o gerenciamento de recursos de TI. Sua integração ajuda as empresas a usar os investimentos em TI de forma mais eficaz, levando em conta as necessidades dos negócios e dos usuários finais.

Intercâmbio de dados

A integração de dados do ITSM e do ITAM fornece uma visão completa do estado da TI em uma organização. Por exemplo, as informações do suporte técnico podem ser usadas para verificar as condições dos ativos e seus cenários de uso. No sistema SimpleOne, os itens de configuração podem ser diretamente vinculados aos registros de ativos no ITAM, garantindo a troca contínua de informações.

Integração de processos

A interação entre os processos de ITSM e ITAM expande os recursos de gerenciamento de incidentes, solicitações de serviço e alterações. As alterações de configuração que ocorrem durante a prestação de serviços de TI são vinculadas a processos de planejamento, realocação de ativos e atualizações. O desligamento ou a integração de funcionários aciona alterações no inventário. Isso simplifica o controle sobre os recursos de TI da organização durante todo o seu ciclo de vida.

Eficiência de gerenciamento aprimorada

As informações sobre os ativos no SimpleOne ITAM estão disponíveis para outros aplicativos de negócios na plataforma. Isso permite a automação da contabilidade de ativos, do controle de custos e dos relatórios. A conexão bidirecional entre o ITSM e o ITAM permite o rastreamento das relações dos ativos com os processos de negócios e aumenta a transparência da gestão financeira. O uso combinado do ITSM e do ITAM ajuda a:

• Padronizar os processos de gerenciamento de recursos de TI;
• Otimizar os custos de TI;
• Aumentar a transparência da infraestrutura de TI;
• Minimizar o risco de violações de contrato;
• Usar os ativos de TI de forma eficaz.

O SimpleOne combina ITSM e ITAM em uma única plataforma. Isso permite estabelecer uma conexão bidirecional entre os sistemas - os dados dos ativos entram automaticamente no banco de dados de configuração do ITSM, enquanto as informações sobre incidentes e alterações são refletidas no histórico do equipamento.

Visão geral dos processos de ITAM

A implementação de processos contábeis estratégicos, táticos e operacionais cria um sistema abrangente de gerenciamento de ativos. O SimpleOne ITAM não apenas mantém registros dos ativos existentes, mas também oferece uma funcionalidade de gerenciamento abrangente. Ele foi projetado para grandes corporações e organizações com várias divisões distribuídas geograficamente. Os três tipos de contabilidade são responsáveis por diferentes aspectos:

• O nível estratégico inclui o planejamento orçamentário (preparação do orçamento, determinação de limites, contabilização de economias, aprovação, ajustes), o planejamento das necessidades de ativos (manutenção da nomenclatura, catálogo de modelos, controle de limites, aprovação, consolidação) e a contabilidade de custos (rastreamento de custos reais, distribuição de custos entre centros de custo, ativos, contratos, cálculo de TCO, ROI, criação de um modelo financeiro de serviço).
• O nível tático abrange a reserva de estoque disponível e a aquisição (formação de pedidos, seleção de fornecedores, gerenciamento de contratos, execução de aquisições).
• O nível operacional garante o armazenamento, o uso, a realocação, o reparo, a modernização, o descomissionamento e o descarte/transferência.

Assim, os processos de ITAM abrangem o ciclo completo de trabalho com ativos - do planejamento à contabilidade de custos. Isso dá à organização a capacidade não apenas de monitorar o estado atual dos ativos, mas também de tomar decisões informadas sobre o desenvolvimento futuro da infraestrutura de TI.

Recursos e funcionalidade do SimpleOne ITAM

O SimpleOne ITAM é uma solução abrangente para o gerenciamento de ativos de TI, criada na plataforma SimpleOne low-code.

Ele combina as melhores práticas globais e os padrões ITIL, oferecendo às empresas ferramentas eficazes para controlar e gerenciar ativos durante todo o seu ciclo de vida. O SimpleOne ITAM inclui componentes-chave para o gerenciamento eficaz de ativos:

• AMDB (Asset Management Database), relacionado ao CMDB (Configuration Management Database) para armazenamento centralizado de dados;
• Processos prontos para o planejamento de demandas em ativos, contabilidade e gerenciamento de contratos;
• Gerenciamento de nomenclatura para organizar os dados dos ativos;
• Modelo de função para gerenciar de forma flexível o controle de acesso entre os usuários da plataforma;
• Funções para gerenciar a estrutura organizacional, os usuários e os locais.

Os recursos adicionais da plataforma SimpleOne incluem:

• Versão móvel. O aplicativo PWA se adapta automaticamente à versão móvel e não ocupa a memória do dispositivo. Uma conexão estável com a Internet é suficiente para acessá-lo.
• Personalização de processos. O SimpleOne suporta ferramentas Low-code e No-code, de modo que os usuários podem criar qualquer solução personalizada sem conhecimento profundo de programação.
• Recursos de integração. A solução SimpleOne pode ser integrada a qualquer outro sistema que suporte a importação em Excel, JSON ou forneça acesso à sua API.
• Interface fácil de usar. Os especialistas da empresa começam a trabalhar rapidamente no SimpleOne graças à interface intuitiva, à documentação aberta e aos cursos de treinamento.

Usando os recursos da plataforma SimpleOne, o SimpleOne ITAM oferece uma ampla gama de possibilidades para o gerenciamento eficaz dos ativos de uma organização, garantindo máxima flexibilidade, segurança e otimização de custos durante todo o ciclo de vida dos ativos.

Conclusão

A transformação digital está mudando a forma como as organizações abordam o gerenciamento da infraestrutura de TI. Planilhas desatualizadas e métodos de contabilidade antigos estão sendo substituídos por sistemas modernos que transformam o caos em dados estruturados e acionáveis. O SimpleOne ITAM permite que as empresas não apenas automatizem as operações rotineiras de contabilidade de ativos, mas também criem uma base para o planejamento estratégico dos recursos tecnológicos.

O sistema combina todas as ferramentas necessárias em uma única plataforma - desde a contabilidade básica de equipamentos até análises complexas. Graças aos recursos flexíveis de configuração e integração, o SimpleOne ITAM ajuda as organizações a criar um sistema transparente de gerenciamento de ativos e a obter o máximo retorno sobre os investimentos tecnológicos.