O buraco negro do orçamento de TI: maneiras inteligentes de controlar os gastos com ativos

Uma resposta comum das empresas em relação aos seus métodos de contabilidade de ativos de TI é: "Usamos o Excel e fazemos o inventário trimestralmente". No entanto, para organizações com vários escritórios, grandes quantidades de equipamentos e licenças de software extensas, isso levanta a questão: há clareza genuína sobre a localização dos ativos e o custo real? Nosso trabalho com grandes clientes mostra consistentemente que, sem uma estratégia estruturada de gerenciamento de ativos de TI, as empresas enfrentam despesas inesperadas e lutam para gerenciar orçamentos para manutenção e substituição de equipamentos.

Como a contabilidade dos ativos de TI afeta as finanças

A contabilidade dos ativos de TI não se refere apenas ao hardware; é um processo que exige atenção e precisão. As empresas geralmente perdem o controle sobre os ativos devido à falta de informações claras sobre a disponibilidade e o paradeiro dos equipamentos, problemas com o inventário ou dados desorganizados sobre licenças e compras. Nesta seção, exploraremos por que a contabilidade dos ativos de TI pode ficar fora de controle e o consequente impacto financeiro que isso causa nos negócios.

Falta de dados precisos sobre a disponibilidade e a localização dos ativos

As empresas geralmente têm dificuldade em conhecer com precisão seus ativos - o que têm, quantos e onde. Essa falta de clareza afeta tudo, desde equipamentos caros até materiais de consumo essenciais. Ninguém quer se deparar com uma situação em que um grande escritório fica sem cartuchos de impressora e, de repente, descobre-se que também não há nenhum em estoque. Isso força compras emergenciais em dinheiro nos próximos meses para preencher a lacuna até um ciclo de aquisição adequado. É ainda pior se o estoque de laptops ou computadores para equipar os locais de trabalho acabar.

Contabilidade de ativos de software não gerenciada

O problema é especialmente acentuado quando se trata de ativos de software, principalmente licenças, que são um importante gerador de custos. Como elas exigem um investimento considerável, as organizações precisam gerenciar cuidadosamente como compram, estocam e gastam com elas. No entanto, as informações raramente são centralizadas; elas estão dispersas em e-mails, arquivos separados e históricos de pedidos, e a confirmação da implantação real do software geralmente envolve verificações manuais ou sistemas de descoberta automatizados. Como resultado, as empresas não veem o quadro completo, o que leva a um excesso de licenças compradas e não utilizadas ou a necessidades de software não atendidas. Ambos os cenários prejudicam significativamente o desempenho financeiro da empresa.

Problemas de inventário

O processo de inventário de hardware e software de TI é frequentemente ignorado ou realizado manualmente de forma trabalhosa. Verificações físicas pouco frequentes podem mostrar que o equipamento desapareceu, sem nenhum rastro de papel que indique quem o levou ou o momento do desaparecimento, o que representa uma clara ameaça à segurança que precisa ser gerenciada.

Isso pode acarretar graves consequências para a empresa, incluindo o risco de não conformidade que leva a penalidades financeiras (por exemplo, por operar software não licenciado). A subutilização do estoque existente e a compra de novos equipamentos desnecessários, ou a compra de itens tecnicamente incompatíveis, que exigem correções de compatibilidade dispendiosas, podem gerar mais pressão financeira.

Complexidades em empresas distribuídas geograficamente

As empresas distribuídas geograficamente não têm apenas escritórios em grandes cidades, mas também em pequenas subdivisões. Isso é especialmente relevante para empresas industriais: além de escritórios em centros comerciais, elas possuem várias instalações em locais remotos. O rastreamento de ativos é mais simples nos centros urbanos do que em locais distantes. Para obter uma leitura rápida do estoque remoto, muitas vezes são necessárias ligações constantes ou viagens de especialistas, e a entrega rápida de peças de reposição para equipamentos quebrados é uma dificuldade comum. Para essas organizações distribuídas, o objetivo é implementar uma abordagem simplificada em que uma autoridade central tenha visibilidade em tempo real de todas as unidades. Essa pessoa precisa saber o que é necessário para operações contínuas, onde obtê-lo e com que rapidez ele pode chegar.

ITAM: uma solução para controlar orçamentos e ativos

O ITAM (IT Asset Management) é um sistema de contabilidade e gerenciamento de ativos de TI: equipamentos, licenças, contratos e tudo relacionado à infraestrutura de TI. O ITAM coloca ordem na contabilidade dos ativos, substituindo inúmeras planilhas, arquivos dispersos e registros em papel. Com um banco de dados único e unificado, as empresas podem monitorar a localização e as condições dos ativos, gerenciar licenças e acompanhar de perto as despesas. Essa solução também captura todas as alterações, simplifica as tarefas de inventário e, graças à transparência das informações, diminui a probabilidade de extravio ou subutilização de ativos.

As organizações modernas precisam de uma ferramenta que ajude ativamente a gerenciar os ativos, não apenas a armazenar dados. Um sistema ITAM bem projetado deve, em sua essência, fornecer:

Contabilidade centralizada e um banco de dados unificado

A implementação de um sistema de gerenciamento de ativos de TI ajuda a criar um ponto único de acesso, um banco de dados unificado para contabilidade e informações sobre ativos. Isso proporciona uma visão completa dos equipamentos disponíveis e das necessidades variadas dos diferentes departamentos. Ter uma fonte central de informações permite a geração rápida e centralizada de relatórios sobre ativos por subdivisões territoriais, datas de término de licenças/contratos, status de reparos, cronogramas de aquisição e requisitos de compras futuras.

É importante entender que, para que um banco de dados unificado funcione corretamente, os processos devem ser configurados adequadamente e as informações estruturadas devem ser inseridas. Por exemplo, quando alguém adquire um novo equipamento, ele deve ser inserido no sistema ITAM imediatamente, e não apenas antes de uma auditoria no final do mês. Quando os processos são configurados corretamente e a equipe é bem treinada, os dados são transparentes. E com esses dados claros, descobrir o que é preciso comprar e controlar o estoque em vários locais torna-se muito mais simples.

Integração com sistemas de contabilidade

Os sistemas ITAM podem ser vinculados ao software de contabilidade por meio de ferramentas de integração, permitindo uma interação suave entre eles. Isso significa que as informações de pagamento podem ser transferidas automaticamente para o ITAM e conectadas à organização adequada e a quem estiver encarregado do orçamento. Assim, sempre que estiver trabalhando em tarefas financeiras no software de contabilidade, você poderá visualizar instantaneamente as despesas de aquisição, reparo ou manutenção associadas diretamente no sistema ITAM.

Automação dos processos de planejamento de aquisições

Planejar o que a sua equipe precisa muitas vezes significa lidar com planilhas do Excel ou buscar solicitações por e-mail. Em um sistema ITAM, esse processo pode ser automatizado: um funcionário responsável pode selecionar os itens necessários de um catálogo em um portal de autoatendimento, especificar as quantidades e adicionar explicações e documentos. Essa solicitação automatizada segue imediatamente para um especialista que pode processá-la e aprová-la diretamente no sistema.

O poder de ver os limites do seu orçamento, o que você pretende comprar e se está no caminho certo financeiramente, tudo em um único sistema, é um grande simplificador de trabalho. Ele elimina o incômodo de juntar dados de vários sistemas, linhas de e-mail e planilhas do Excel. Isso o libera para planejar com mais rapidez, obter aprovações mais rápidas e realizar suas tarefas de trabalho com mais eficiência.

Integração com um sistema ITSM

O ITAM pode ser integrado a um sistema ITSM, que normalmente é usado para lidar com as solicitações dos funcionários para novos equipamentos, substituições ou reparos. Quando uma solicitação é feita por meio de um portal, aplicativo móvel ou chatbot, ela se transforma em uma solicitação da Central de Serviços e o ITAM cria automaticamente tarefas relacionadas para reparo, emissão ou retorno do equipamento ao estoque.

Quando se trata de gerenciar os serviços de TI de forma eficaz, muitas empresas confiam no ITSM (Gerenciamento de Serviços de TI). Essa abordagem oferece um conjunto claro de processos para suporte, execução e desenvolvimento de serviços de TI. O que o ITSM realmente faz é ajudá-lo a controlar como seus sistemas de TI operam, gerenciar quaisquer problemas (incidentes) que surjam, supervisionar mudanças e acompanhar as configurações, tudo com o objetivo de garantir que seus serviços estejam sempre em funcionamento.

Embora o ITAM e o ITSM tenham seus próprios focos específicos no gerenciamento, eles compartilham um objetivo comum: garantir que os recursos de TI sejam usados de forma eficiente e otimizar os custos de fornecimento de serviços de TI. O ITSM se preocupa principalmente com os itens de configuração (CIs) - os componentes que constituem os serviços de TI. Em contrapartida, o ITAM gerencia a contabilidade, a operação e o custo geral dos ativos que formam a infraestrutura subjacente. Ao integrar esses dois sistemas, as empresas obtêm os insights necessários para fazer escolhas mais bem informadas e reduzir os gastos com suporte de TI.

Quando o ITAM e o ITSM trabalham juntos, compartilhando dados, isso ajuda a garantir que tudo permaneça preciso. O ITAM envia detalhes sobre o que está disponível, seu estado atual e quem é responsável por cada item. Em seguida, o ITSM fornece feedback sobre como esses itens estão sendo usados para fornecer serviços de TI. Além disso, a combinação de dados, como o custo total de propriedade de um ativo, seu período de depreciação e as despesas de manutenção contínuas, oferece uma visão muito mais clara das despesas gerais e permite uma análise do impacto dessas despesas no valor do serviço. Quando uma configuração de serviço de TI é alterada, o ITSM pode enviar dados ao ITAM para verificar automaticamente como isso afetará a contabilidade de ativos, o estoque ou o planejamento de aquisições.

Controle de segurança e restrição de acesso

A segurança no sistema SimpleOne ITAM se baseia em um mecanismo de Lista de Controle de Acesso (ACL). Basicamente, essas são regras que garantem que somente as pessoas certas vejam informações importantes, com base em suas funções. Assim, por exemplo, o diretor financeiro ou um contador pode ver detalhes financeiros, mas alguém que esteja apenas verificando seu próprio equipamento não pode.

O sistema também ajuda a gerenciar as aprovações. Para determinados eventos, como a movimentação de equipamentos entre diferentes locais ou organizações, ou se uma compra planejada ultrapassar um orçamento específico, é possível configurar automaticamente etapas adicionais de aprovação. Isso pode envolver a obtenção de um sinal verde do diretor financeiro ou de um chefe de segurança. Isso garante que os principais processos relacionados a gastos ou atualização de informações sobre ativos sejam sempre verificados pelas pessoas designadas, de acordo com a forma como a organização opera.

Como funciona: Um exemplo com o SimpleOne ITAM

O gerenciamento de ativos não se resume ao controle de uma lista de equipamentos; é um processo abrangente que ajuda a manter a ordem e a otimizar os custos. É crucial descobrir de quais equipamentos de TI seus vários serviços realmente dependem, quais dispositivos você está usando atualmente, quais devem ser atualizados ou substituídos e onde você pode mudar as coisas em vez de fazer novas compras. É exatamente para isso que o SimpleOne ITAM foi projetado. Ele organiza todos os seus dados, automatiza o gerenciamento de suas listas de itens aprovados (nomenclatura) e de seus ativos durante toda a vida útil e elimina a dor de cabeça do gerenciamento de contratos e garantias. Vamos nos aprofundar em como isso funciona na prática.

Nomenclatura e planejamento

No SimpleOne, a "Nomenclatura" é essencialmente uma lista central - como um diretório detalhado - de todos os modelos de equipamentos que sua empresa usa em todos os lugares. Não importa se é um modelo novo que acabou de chegar ou um modelo mais antigo que você vem usando; todos eles estão listados. Quando chega a hora de registrar um ativo físico real no sistema, você o baseia em um desses modelos, que já tem detalhes como o fornecedor e o fabricante. Cada ativo registrado no SimpleOne ITAM está sempre vinculado a um modelo específico nessa nomenclatura.

Com essa abordagem, é possível estruturar todos os modelos de equipamentos em toda a organização, obter uma contagem clara de quantos existem, avaliar se é necessário consolidá-los e, em seguida, analisar e otimizar o cenário geral de equipamentos. A nomenclatura funciona como sua ferramenta de planejamento para as necessidades de ativos - você recorre a esse banco de dados para especificar exatamente quais modelos de impressoras ou laptops são necessários.

A nomenclatura também permite que você verifique os níveis atuais de estoque e determine se os suprimentos existentes podem atender às novas demandas. E o suprimento é planejado com base nessa mesma nomenclatura. A lista de compras apresenta os mesmos modelos de nomenclatura que os usuários indicaram em suas solicitações de necessidades.

A nomenclatura no SimpleOne ITAM também está vinculada às classes e aos modelos de seus itens de configuração. Dentro da nomenclatura, você pode estabelecer regras diferentes. Um bom exemplo é a definição da conexão entre um ativo real e seu item de configuração, que é qualquer parte de sua infraestrutura de TI envolvida no fornecimento de serviços. Em última análise, a nomenclatura atua como um diretório central que garante a unificação do trabalho e estrutura a contabilidade dos ativos.

Gerenciamento do ciclo de vida dos ativos

O sistema inclui processos padrão e pré-configurados para o gerenciamento de ativos. Por exemplo, ele oferece um procedimento pronto para uso para a coleta de requisitos, em que é gerada uma solicitação de equipamentos essenciais vinculados a um centro de responsabilidade financeira designado. Essa necessidade identificada pode ser atendida por vários caminhos: analisando e reservando itens do estoque existente ou planejando novas compras.

Um processo separado e pronto para uso para gerenciar compras é fornecido e está programado para ser lançado nos próximos meses. Após uma compra, um registro de ativo é registrado no sistema com vários parâmetros contábeis, juntamente com detalhes sobre o proprietário, a pessoa materialmente responsável (MRP) e sua localização. As alterações subsequentes ao longo do ciclo de vida de um ativo são gerenciadas por meio de processos ou tarefas especializadas do sistema. Elas abrangem eventos como emissão, retorno ao estoque, reparo, atualizações (por exemplo, aprimoramento da memória), inventário, mudanças de local (incluindo mudanças entre cidades), atualizações de MRP, transferências de depósito e baixas. Após a baixa, há várias opções de disposição, incluindo descarte, doação para caridade ou venda para funcionários.

As tarefas no sistema incorporam mecanismos projetados para a prevenção de erros. Por exemplo, se um processo de emissão de ativos estiver ativo, o sistema impede ações simultâneas, como realocação ou baixa desse mesmo ativo. Essas tarefas também incluem um mecanismo para implementar corretamente as alterações em vários registros. Isso é particularmente útil para operações em massa, como uma mudança completa de escritório que envolve a atualização do local do depósito para um grande volume de ativos. Em vez de modificações manuais, registro por registro, essas operações são automatizadas, com atualizações de status e anexação de toda a documentação necessária.

Inventário

Para dar início a um inventário, uma tarefa dedicada é gerada no sistema. Essa tarefa captura as informações essenciais e descreve os ativos específicos que farão parte dessa contagem, permitindo a categorização detalhada conforme necessário. Se o seu processo exigir isso, você também pode designar uma comissão oficial de inventário - um grupo de funcionários com poderes para verificar a contagem final e confirmar que todo o procedimento de inventário foi seguido corretamente e sem problemas.

A verificação da disponibilidade dos ativos pode ser feita de duas maneiras principais:

• O executor forma uma lista dos números de inventário encontrados durante a verificação. Para isso, ele pode usar qualquer aplicativo de telefone ou scanner capaz de ler códigos de barras e exportar os dados para o Excel.
• A agregação dos números de inventário ocorre automaticamente, e as informações sobre eles entram no sistema por meio de um ponto de acesso designado.

Depois que o sistema processa os dados dos números de inventário coletados, ele apresenta um resumo dos resultados por meio de um widget. Isso destaca os itens que não foram localizados, quaisquer discrepâncias identificadas, novos itens que foram encontrados e qualquer coisa que tenha sido listada anteriormente como ausente e que agora tenha aparecido. O processo de inventário pode ser repetido conforme necessário e também há uma opção para imprimir uma folha de resultados de inventário detalhada, formatada para atender às necessidades específicas de sua organização.

Controle de contratos e garantias

Para ajudá-lo a gerenciar contratos de forma eficaz, o SimpleOne ITAM inclui um processo integrado para rastrear todos os seus compromissos e datas importantes. O sistema apresenta uma seção "Contratos" que vem pré-carregada com cinco tipos de contratos comuns, embora você possa criar novos para atender às suas necessidades específicas. Cada contrato segue uma jornada clara: começa como um rascunho, passa pelas aprovações e, em seguida, torna-se um acordo ativo. As principais informações, como detalhes sobre o fornecedor e o cliente, juntamente com as datas de início e término do contrato, são todas registradas de forma clara em seu cartão de contrato individual.

Cada ativo que você rastreia no sistema tem sua história completa vinculada a vários contratos, seja o contrato de compra, os detalhes da garantia ou os planos de serviço sem garantia. As ferramentas de geração de relatórios do sistema permitem a geração flexível de relatórios de contratos, oferecendo várias maneiras de dividir os dados. Por exemplo, os relatórios podem ser gerados com base na data de vencimento dos contratos de serviço ou de garantia.

É muito importante manter-se atento ao vencimento dos contratos e acordos de licença de seus ativos de software. A boa notícia é que o sistema já o ajuda a fazer isso e, em um futuro próximo, será ainda mais fácil gerenciá-lo.