Do Excel ao sistema ITAM corporativo: a experiência da transformação digital ITGLOBAL.COM

Sobre o cliente

A ITGLOBAL.COM é uma integradora internacional de sistemas e provedora de nuvem com 17 anos de história. A empresa está representada em 12 países, com data centers e depósitos de equipamentos em cada local.

A ITGLOBAL.COM fornece serviços de suporte estendido para equipamentos que não têm mais suporte dos fabricantes originais. A empresa armazena um grande número de componentes sobressalentes e distribui equipamentos - de laptops a servidores, mas não apenas para clientes internos da ITG Corporation em todo o mundo - peças sobressalentes para clientes externos também são levadas em consideração.

Pré-requisitos e objetivos do projeto

No estágio inicial do desenvolvimento da empresa, as ferramentas básicas para a contabilidade de ativos eram suficientes, mas, à medida que a empresa crescia, o número de ativos aumentava e os processos associados a eles se tornavam mais complexos. Em vez de um sistema estruturado, havia um caos de processos difíceis de gerenciar.

A empresa mantinha registros em arquivos do Excel. Embora a ferramenta cobrisse algumas tarefas de contabilidade de ativos, ela tinha algumas limitações:

• vários funcionários não podiam trabalhar com o arquivo ao mesmo tempo - as informações se perdiam e a relevância dos dados era prejudicada;
• a gerência corporativa e os parceiros solicitavam dados sobre equipamentos emitidos e futuras adições ao depósito - era difícil inserir e rastrear informações no Excel;
• era difícil monitorar compras, movimentações e entregas internacionais de equipamentos;
• era impossível obter rapidamente análises de estoque e de custos.

A empresa enfrentou tarefas padrão de gerenciamento de ativos:

• contabilidade e provisionamento de equipamentos para clientes internos;
• gerenciamento de estoque e distribuição entre locais;
• compras complexas para diferentes empresas da corporação;
• controle da movimentação de ativos, levando em conta a logística internacional;
• revenda e manutenção de equipamentos;
• manutenção de equipamentos em centros de dados;
• controle de custos.

As ferramentas básicas para resolver essas tarefas não eram suficientes. Era necessária uma solução especializada.

Seleção da solução

A ITGLOBAL.COM já estava usando a plataforma ESM da SimpleOne para outros processos: Gerenciamento de serviços de TI, processos de RH, gerenciamento de vendas complexas. Em 2023, a ITGLOBAL.COM sabia que um produto ITAM viria como parte da plataforma, mas qualquer novo produto precisa se provar, e uma empresa precisa de tempo para crescer a ponto de usá-lo.

Falando no ITAMday-2025

No final de 2024, a ITGLOBAL.COM retornou ao estudo da funcionalidade ITAM do SimpleOne - a solução em caixa já cobria todas as necessidades da ITGLOBAL.COM e não precisava de modificações e personalização, todos os processos de gerenciamento de ativos necessários já podiam ser implementados no sistema.

O SimpleOne ITAM oferece a capacidade de:

• automatizar o ciclo de vida completo dos ativos - do planejamento de custos à baixa;
• personalizar os processos em caixa para as especificidades da organização;
• integrar-se a outros sistemas - sistema contábil (ERP), ITSM, ferramentas de descoberta e inventário;
• usar as ferramentas da plataforma ESM para criar seus próprios processos com uso mínimo de código.

O estudo da funcionalidade do produto mostrou que não são necessárias mudanças significativas nas soluções em caixa para atender às necessidades. O SimpleOne ITAM cobriu todas as principais tarefas da empresa:

• automação do ciclo de vida completo dos ativos - o produto abrange todos os estágios, desde o planejamento de custos até a baixa;
• personalização flexível - os processos em caixa são adaptados às especificidades da organização sem necessidade de desenvolvimento a partir do zero;
• integrações prontas - o sistema funciona com o sistema contábil (ERP), o ITSM e ferramentas de descoberta e inventário;
• recursos de baixo código - a plataforma ESM permite que você crie seus próprios processos com o mínimo de código escrito.

Etapas do projeto

A implementação do produto levou 6 meses. Durante esse período, a equipe da ITGLOBAL.COM

• preparou os artefatos necessários;
• elaborou os processos de gerenciamento de ativos;
• desenvolveu instruções de trabalho para especialistas;
• testou a funcionalidade necessária.

A implementação levou seis meses: desde o projeto do processo e a preparação da documentação até os testes e o lançamento. Durante esse período, a equipe da SimpleOne lançou atualizações regulares do ITAM, e o cliente teve acesso a novas funcionalidades.

Funcionalidade implementada

O novo sistema de contabilidade de ativos abrange os principais processos de gerenciamento de ativos, desde a vinculação às estruturas organizacionais até a automação das tarefas de gerenciamento.

Vinculação a estruturas organizacionais

O sistema permite vincular ativos a centros de responsabilidade financeira, distinguindo o proprietário e as empresas usuárias, mantendo um diretório de depósitos e locais. A empresa gera relatórios em várias seções sobre os estoques disponíveis e a situação atual dos ativos em uso para cada proprietário.

Sistema de depósito distribuído

O sistema suporta a contabilidade em todos os depósitos da empresa com indicação de pessoas responsáveis. A movimentação de ativos é transparente, desde o depósito de armazenamento até o cliente final. A empresa não apenas atende às suas próprias necessidades, mas também revende equipamentos em projetos de integração.

Contabilização de ativos compostos

Alguns ativos, como hardware de servidor, têm uma composição complexa de componentes, o que é importante para mostrar na contabilidade e controlar as datas de vencimento da garantia.

Para integradores e provedores de nuvem, trabalhar com ativos compostos é fundamental. O SimpleOne ITAM oferece

• uma hierarquia gráfica - você pode ver o ativo composto, com componentes secundários vinculados ao ativo principal;
• listas vinculadas de todos os componentes secundários do ativo composto - tabelas de resumo nas quais é possível trabalhar com a apresentação de informações, selecionar um componente que requer reparo ou atualização e criar imediatamente uma tarefa para a equipe do depósito ou para os engenheiros de suporte.

Gerenciamento de contratos

O sistema oferece um módulo de gerenciamento de contratos que permite a criação de contratos de vários tipos (compra, manutenção, venda). Os contratos de fornecedores são vinculados a cada ativo. Os funcionários podem ver o período de garantia de cada item ou equipamento como um todo e saber qual fornecedor deve ser contatado. Não é mais necessário entrar em contato com os chefes de departamento para saber quem deve ser contatado para a garantia.

Comunicação com o CMDB

A ITGLOBAL.COM também utiliza o produto SimpleOne ITSM, que permite que você personalize a vinculação de categorias específicas de ativos ao CMDB imediatamente:

• trabalhar com os clientes finais em suas solicitações de serviço de garantia;
• gerar requisitos de estoque para compras de componentes;
• ver informações no formulário de ativos sobre a unidade de configuração e os incidentes nos quais ela está envolvida.

Conceitualmente, um ativo e uma unidade de configuração são duas entidades diferentes. Pode haver uma unidade de configuração sem um ativo ou um ativo sem uma unidade de configuração. Mas também pode haver um par. O relacionamento dessas entidades, se necessário, é parametrizado no nível do diretório de nomenclatura e verifica se os KEs são fornecidos para os ativos de um determinado modelo.

Gerenciamento de requisitos e aquisições

A automação do gerenciamento de requisitos e dos processos de aquisição ajudou a empresa a resolver duas questões:

1. Como programar apenas os ativos certos e reunir os requisitos rapidamente?

O sistema permite organizar o levantamento de necessidades por organização, planejar fontes de reabastecimento, estimar o estoque disponível e programar as compras conforme necessário.

2. Como evitar a compra de itens desnecessários?

Depois que a necessidade é formada, o funcionário responsável verifica a disponibilidade dos ativos necessários nos depósitos e os reserva. Não há necessidade de comprar mais.

O processo é o seguinte:

• Coleta de necessidades por organização;
• análise dos estoques e reserva dos mesmos no depósito;
• planejamento e contabilização dos custos de aquisição no ativo;
• rastreamento passo a passo das compras no exterior;
• acesso a notas de entrega e contratos onde a compra foi feita.

Contabilidade de custos

Os custos incorridos durante o período de compra e operação do ativo podem ser registrados no sistema de forma automática ou manual pelo usuário responsável. Geração de relatórios sem esforço para o período necessário:

• quantos ativos foram emitidos;
• quais saldos estão disponíveis;
• para quais ativos, para quais contratos e por quanto os custos foram incorridos.

Resultados em números

Tempo de implementação: 6 meses de implementação independente pela equipe da ITGLOBAL.COM

Tempo de trabalho no produto: 3 meses

Cobertura geográfica: 12 países onde a empresa está representada - contabilidade automatizada de ativos em todos os locais internacionais

Melhorias qualitativas:

• transparência do gerenciamento de estoque - os funcionários veem os saldos em tempo real em todos os depósitos;
• a gerência e os parceiros recebem relatórios sem coleta manual de dados;
• redução do tempo para gerar análises sobre ativos emitidos, saldos e necessidades de compra;
• Agora, vários funcionários podem trabalhar com dados ao mesmo tempo, o que era impossível no Excel.

Perspectivas de desenvolvimento

A ITGLOBAL.COM continua a usar o SimpleOne ITAM e planeja introduzir novas funcionalidades à medida que elas se tornam disponíveis. A empresa já está usando alguns dos recursos obtidos com as atualizações do produto e planeja introduzir o restante em um futuro próximo.

A SimpleOne está desenvolvendo o produto em várias direções. Ela planeja dar atenção à funcionalidade de planejamento e gerenciamento de limites orçamentários de custos planejados e reais, expansão dos recursos de contabilidade de licenças de software e otimização da funcionalidade existente.