С чего начать автоматизацию HR-услуг: с портала для сотрудников или сразу с HRM-системы?

Можно. Если HR-служба тонет в однотипных просьбах сотрудников, начать проще с каталога кадровых услуг на общем портале: сотрудник заказывает справку или документ по форме, а не пишет в почту. Когда нужно автоматизировать сами кадровые процессы — отсутствия и отпуска, найм, оформление, договоры, кадровые изменения, — переходят к HRM-системе. Если оба шага на одной платформе, сотрудники остаются на том же портале.

Первый шаг: каталог кадровых услуг

HR-отдел может начать с базового набора:

• каталог кадровых услуг: справка с места работы, справка 2-НДФЛ, копии документов, вопросы по зарплате и графику;
• формы для типовых запросов, чтобы просьба сразу приходила с нужными данными;
• база знаний с ответами на частые вопросы сотрудников.

Этот шаг убирает поток повторяющихся писем и показывает руководителю HR, сколько запросов приходит и какие самые частые.

Так начинали при внедрении ESM-платформы SimpleOne в Systeme Electric: первым этапом на портал перенесли ИТ и HR сервисы — «самые массовые направления компании, через которые проходило большинство внутренних запросов».

Второй шаг: кадровые процессы в HRM-системе

Каталог упорядочивает просьбы, но не ведёт сами кадровые процессы. HRM-система нужна, когда компания хочет вести в одной системе путь сотрудника, с согласованиями и проверкой норм Трудового кодекса:

• отсутствия и отпуска с балансом дней;
• найм от открытия позиции до онбординга;
• трудовые договоры и кадровые изменения;
• документы по шаблонам.

Как это сделано в SimpleOne

Оба шага работают на одной платформе SimpleOne. Если в компании уже работает SimpleOne ITSM, кадровые услуги появляются на том же портале, где сотрудники подают ИТ-заявки.

Первый шаг — SimpleOne ESM, инструменты платформы SimpleOne для управления корпоративными услугами. Набор HR-услуг в нём собирают из:

• каталога услуг;
• портала для сотрудников;
• согласований;
• базы знаний.

Второй шаг — SimpleOne HRMS, система управления персоналом российского вендора SimpleOne с готовыми процессами операционного HR:

• сквозной найм от позиции до онбординга;
• трудовые договоры и кадровые изменения с согласованием;
• документы по шаблонам;
• 70 нормативных требований Трудового кодекса;
• HR-услуги на портале.

Справочники сотрудников и групп и портал у приложений SimpleOne общие, поэтому HRMS подключают к тому же порталу, а данные о сотрудниках заново не заводят.

С какого кадрового процесса начать внедрение HRM-системы — в ответе «С чего начать внедрение HRM-системы». Как устроена система — на странице SimpleOne HRMS.