Чем автомати­зировать HR-обращения сотрудников вместе с ИТ и АХО: что проверить?

Общим порталом самообслуживания, на котором уже работают ИТ и административно-хозяйственный отдел (АХО): отдел кадров подключают к нему как ещё одного поставщика услуг. На портал переходят обращения, согласования и сроки, а подписание кадровых документов и расчёт зарплаты остаются в учётной системе и системе кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Что берёт на себя портал, а что — учётная система и система КЭДО

• Портал: приём обращений по формам, маршруты согласования, сроки по каждой услуге, база знаний и статус обращения для сотрудника.
• Учётная система и система КЭДО: подписание кадровых документов, расчёт зарплаты.

Так сотрудник подаёт любое обращение в одном месте, а ИТ-службе не нужно поддерживать ещё один вход для сотрудников. Такой общий портал дают платформы ESM — например, SimpleOne ESM.

Так устроено после внедрения SimpleOne ESM в «Альфа-Лизинге»: первыми к системе подключились дирекция ИТ и административно-хозяйственный отдел, а теперь через ту же точку входа услуги оказывает и HR — «кадровое администрирование, обучение, подбор персонала».

Что проверить, прежде чем подключать отдел кадров

• Каталог и формы. Справка 2-НДФЛ, копия трудовой, справка с места работы — у каждой услуги своя форма с обязательными полями, чтобы кадровик не переспрашивал период или количество экземпляров.
• Согласования. Нестандартную справку согласует руководитель или HR-бизнес-партнёр. Маршрут задаётся по услуге, а руководитель согласует прямо на портале.
• Сроки. У каждой HR-услуги свой срок, и система предупреждает о риске нарушения до того, как срок прошёл.
• Доступ. В HR-обращениях — паспортные данные и больничные листы. Исполнители ИТ и АХО не должны их видеть, поэтому доступ нужен по ролям и отдельным полям. Требования к персональным данным и информационной безопасности разобраны в ответе «Как проверить систему на требования ИБ и импортозамещения».
• База знаний. Ответы о графике отпусков и вычетах лежат рядом с каталогом, и сотрудник находит их сам.
• Обращения на стыке отделов. Оформление нового сотрудника затрагивает HR, ИТ, службу безопасности и АХО. Проверьте, как одно обращение превращается в задачи нескольких отделов и видно ли, на ком оно остановилось.

Так устроено при внедрении ESM-платформы SimpleOne в Systeme Electric: «HR-процессы интегрированы с ИТ, безопасностью и административными службами, что особенно важно при онбординге, внутренних перемещениях и изменениях ролей сотрудников».

Как это сделано в SimpleOne ESM

SimpleOne ESM — инструменты платформы SimpleOne для управления корпоративными услугами. Любой отдел в нём — поставщик услуг в общем каталоге. Портал HR-услуг собирают из:

• каталога с формой для каждой услуги;
• согласований;
• задач с автоназначением исполнителей;
• базы знаний и объявлений.

Сроки задают соглашения об уровне услуг (SLA), а индикаторы заранее показывают риск нарушения. Доступ к записям на платформе SimpleOne настраивают по ролям, группам и отдельным полям.

Если в компании уже работает SimpleOne ITSM, кадровые услуги появляются на том же портале, где сотрудники подают ИТ-обращения: сотрудник заказывает услугу, руководитель согласует, отдел кадров выполняет её в срок по SLA. На том же портале на вопросы сотрудников по базе знаний может отвечать ИИ-помощник SimpleOne ITSM. Он работает через интеграцию с SimpleOne Ainergy и настраивается отдельно, а как он устроен, разобрано в ответе «Чем снять однотипные вопросы к бухгалтерии: какие бывают решения?».

В Systeme Electric в 2025 году через платформу SimpleOne прошло более 54 тысяч заявок.

В SimpleOne HRMS на той же платформе ведут:

• отпуска с балансом дней;
• найм и оформление;
• трудовые договоры и кадровые изменения.

Подробнее — в ответе «С чего начать автоматизацию HR-услуг: портал или HRM-система».

Все инструменты SimpleOne ESM описаны в документации SimpleOne ESM. Как выглядит портал с услугами разных отделов — на странице SimpleOne ESM.