SimpleOne HRMS: цифровой мост между HR и сотрудниками компании

Благодаря автоматизации рутинных задач HR-специалисты освобождаются от механической работы и могут сфокусироваться на стратегических направлениях – развитии талантов, улучшении корпоративной культуры и повышении вовлеченности сотрудников. Система HRMS выступает единым центром автоматизации всех HR-процессов компании, обеспечивая эффективное управление персоналом на каждом этапе жизненного цикла сотрудника: от подбора до увольнения.

В статье рассматриваем, какую пользу компании может принести система автоматизации HR-процессов и как использовать единую цифровую среду SimpleOne HRMS.

Что такое HRMS?

HRMS объединяет все HR-процессы на одной платформе от рекрутинга и онбординга до управления задачами HR-департамента. Автоматизация этих процессов естественным образом приводит к централизации всех HR-данных в единой системе, делая их легкодоступными для построения HR-аналитики и принятия управленческих решений на её основе.

Преимущества HRMS для бизнеса

HRMS трансформирует роль HR-отдела, превращая его из административной единицы в стратегического партнера бизнеса. Автоматизация рутинных задач высвобождает время HR-специалистов для работы с талантами, улучшения корпоративной культуры и разработки программ развития сотрудников.

Преимущества системы:

• создает единую информационную среду, интегрирует все HR-процессы и данные, улучшает коммуникацию и обеспечивает прозрачность;
• дает возможность проводить аналитику HR-процессов, помогает руководству принимать взвешенные решения на основе данных и метрик;
• помогает сотрудникам взаимодействовать с HR-отделом, за счет чего растет удовлетворенность;
• обеспечивает соблюдение трудового законодательства, автоматически отслеживает сроки исполнения заявок и формирует необходимые отчеты, за счет этого снижает риски штрафов и репутационных потерь.

Какие HR процессы можно автоматизировать?

С помощью HRMS в HR-отделе можно автоматизировать все процессы: управление задачами HR, составление отчетности и расчет метрик, планирование подбора, поиск и найм сотрудников, организационное моделирование, адаптацию и обучение новичков, обработку обращений к HR, управление эффективностью, опросы сотрудников, соблюдение нормативных требований трудового законодательства.

Сотрудникам легче взаимодействовать с HR-отделом через одну систему — они могут отправлять запросы на получение справок и решение кадровых вопросов, самостоятельно отслеживать свои цели и планы развития в личном кабинете, брать и давать обратную связь, видеть события компании в корпоративном календаре и участвовать в программе лояльности.

Комплексный подход к автоматизации позволяет достичь максимальной эффективности и избежать разрозненности данных и процессов. Когда все элементы HR-функции работают как единый механизм, компания получает целостную картину состояния человеческого капитала и может принимать более обоснованные стратегические решения.

SimpleOne HRMS: единая цифровая среда для работы HR‑департамента и сотрудников компании

SimpleOne HRMS обеспечивает полный цикл работы с персоналом от планирования найма до exit-интервью и позволяет автоматизировать все основные направления деятельности HR: рекрутинг, адаптация, управление эффективностью сотрудников, организационный дизайн и внутренние коммуникации. Платформенная функциональность для управления задачами позволяет вести учет трудозатрат департамента и оценивать его эффективность. При помощи инструментов аналитики данных можно строить отчеты по деятельности HR и рассчитывать HR-метрики. Сотрудникам компании предоставляется единая точка входа для взаимодействия с HR — портал с каталогом услуг и личным кабинетом.

SimpleOne HRMS — гибкое платформенное решение, которое можно настроить под специфические потребности компании с помощью low-code инструментов. Платформа SimpleOne входит в реестр российского ПО и может использоваться для импортозамещения зарубежных HR-систем.

Проблемы, которые решает SimpleOne HRMS

Функциональность SimpleOne HRMS

HRMS предоставляет инструменты для автоматизации процессов HR-департамента и для взаимодействия сотрудников с HR — двустороннее взаимодействие создает синергетический эффект, повышая эффективность работы всей организации.

HR-департаменту

Управление задачами HR

1. Список всех задач на исполнение сотруднику HR в агентском интерфейсе SimpleOne HRMS
2. Канбан-доски для работы команд каждого подразделения HR
3. Список всех задач HR-департамента с возможностью делать любые выборки и строить отчеты
4. Возможность планировать деятельность HR-дирекции

Решение помогает HR-специалистам организовать работу с запросами — система автоматически распределяет входящие заявки по соответствующим группам HR-департамента. Руководители подразделений видят все поступившие задачи и могут распределить их между сотрудниками.

Для визуализации прогресса работы HR-команда может настроить канбан-доски, где задачи перемещаются по столбцам в зависимости от статуса выполнения. Например, доска «Запросы на подбор» позволяет отслеживать продвижение каждой заявки от момента создания до закрытия.

Аналитика и отчетность

1. Все данные в системе представлены в явном табличном виде, с данными можно работать в системе, не выгружая их в другие инструменты
2. Построение графических отчетов в разных форматах: гистограммы, круговые диаграммы, табличное представление и др.
3. Создание любых выборок данных и их выгрузка в формате Excel
4. Создание и настройка дашбордов и для команд, и для всего подразделения HR
5. Анализ метрик по HR-отделу и сотрудникам

SimpleOne HRMS предоставляет инструменты для создания наглядных отчетов о работе HR-департамента. Из системы можно получать данные о деятельности HR (среднее время поиска, стоимость заполнения вакансии, эффективность рекрутинг и каналов найма и т.д.) и о метриках по сотрудникам (текучесть, затраты на обучение, вовлеченность и т.д.). 

Например, HR-директор может создать дашборд «Нагрузка HR», который покажет распределение задач по группам, статусы запросов и сводные данные по загруженности сотрудников. Для анализа типов обращений можно использовать гистограммы распределения задач — сколько поступило конкретных типов запросов за период, сколько задач решил HR-специалист, сколько кандидатов сейчас на рассмотрении.

Созданные отчеты сохраняются в системе и являются динамическими — они строятся на текущих актуальных данных и автоматически обновляются, если изменить данные в системе.  Также система позволяет выявлять тенденции и сезонные пики обращений, что помогает планировать ресурсы HR-департамента.

Рекрутинг

1. Создание и согласование планов подбора
2. Выполнение запросов на подбор
3. Интеграция с работными сайтами
4. Работа с откликами и воронками кандидатов
5. Автоматизация создания заявки на прием нового сотрудника в конце процесса рассмотрения кандидата

SimpleOne HRMS охватывает полный цикл подбора персонала, начиная с планирования найма и заканчивая заявкой на прием сотрудника. Руководители подразделений создают планы подбора на выбранный период — квартал, полгода или год. Они указывают необходимые позиции, требования и зарплатные вилки. Затем планы проходят согласование у держателя бюджета.

После утверждения плана руководители могут создавать заявки на подбор. HR-специалист, получив запрос, оформляет вакансию и отправляет её на согласование. Утвержденную вакансию публикуют на внешних площадках — система интегрируется с HeadHunter.

Рекрутеры могут импортировать данные кандидатов с HeadHunter или добавлять соискателей из внутренней базы. Для каждого типа должности HR настраивает свою воронку подбора — от простых этапов для линейных позиций до сложных многоступенчатых процессов для руководителей. При успешном прохождении всех этапов рекрутер нажимает кнопку «Нанять», и система автоматически формирует запрос на оформление в отдел кадрового документооборота. Так информация о кандидате бесшовно переходит на следующий этап HR-процесса.

Управление отсутствиями

1. Создание заявки на отсутствие любого типа: отпуск, отгул, командировка, больничный и тд.
2. Согласование заявок с руководителем через портал самообслуживания
3. Календарь отсутствий с возможностью выгрузить данные о планируемых отпусках для отчетности

SimpleOne HRMS упрощает учет и согласование отпусков, больничных и отгулов. Сотрудники подают заявки через портал, а HR-специалисты обрабатывают их в системе. Для каждого запроса отображается статус: «Ожидает согласования», «Согласовано» или «Отклонено».

В системе есть наглядный календарь отсутствий в виде графика, где цветными линиями отмечены периоды отпусков сотрудников, это помогает избежать ситуаций, когда несколько ключевых специалистов одновременно уходят в отпуск. HR-департамент видит картину по всей компании, а остальные сотрудники — только по своему отделу.

Организационное моделирование

1. Отображение иерархической структуры компании
2. Управление структурой
3. Работа с информацией о сотруднике: базовая контактная информация, рабочая группа (компания, руководитель, подразделение и т.д.) и карьера (специализация, навыки).

SimpleOne HRMS позволяет HR-специалистам управлять структурой компании. В системе хранятся иерархические единицы, из которых состоит компания — структуру можно построить с помощью данных в справочниках разного уровня: от сотрудников и команд до филиалов и компаний. HR-департамент может редактировать структуру, переводить работников между отделами и назначать руководителей. 

Организационная структура отображается в виде иерархического дерева, где узлы представляют руководителей, а от них расходятся ветви с подчиненными. Система автоматически подсчитывает количество сотрудников в каждом подразделении. Например, вы сразу видите, что в отделе продаж работает 3 человека из 32 сотрудников всей компании.

При переводе сотрудника из одного отдела в другой HR-специалист просто меняет значения соответствующих полей в профиле, и организационная структура автоматически обновляется. Система сохраняет историю этих изменений, что позволяет отслеживать карьерное развитие каждого работника.

Управление соблюдением нормативных требований ТК РФ

1. Быстрая настройка параметров согласно актуальному трудовому законодательству
2. Настройки для каждой юрисдикции
3. Параметры для групп сотрудников

Уникальный модуль контроля соблюдения нормативных требований в SimpleOne HRMS дает возможность компании самостоятельно управлять данными о текущем трудовом законодательстве и гибко менять параметры внутри системы — если закон изменился, не нужно работать с кодом системы для внесения изменений, достаточно настроить нужные параметры, которые уже встроены в решение. Модуль содержит таблицу нормативных требований с числовыми значениями, например, НДФЛ или дни отпуска по ТК РФ. При изменении законодательства HR-специалист просто корректирует соответствующую цифру, и система будет работать по новым правилам. Все правила и параметры хранятся в справочнике внутри системы.

Для организаций с филиалами в разных странах предусмотрена возможность настройки отдельных параметров под каждую юрисдикцию. Требования привязываются к конкретной стране, и система автоматически применяет соответствующие правила к сотрудникам этих подразделений. SimpleOne HRMS также позволяет создавать категории сотрудников и применять к ним особые нормативы. Например, можно сформировать группу «Работники Крайнего Севера» и добавить туда персонал соответствующих филиалов — система будет начислять им увеличенное количество отпускных дней, как указано в законе.

Сотрудникам
 

Единый портал самообслуживания

SimpleOne HRMS предоставляет сотрудникам удобный портал для доступа ко всем HR-сервисам компании. Здесь работники самостоятельно решают большинство кадровых вопросов без необходимости звонить или писать в HR-департамент. Интерфейс портала содержит основные элементы: новостную ленту с объявлениями, каталог услуг, баннер с событиями компании, организационную структуру, календарь отсутствий и запросы от HR на прохождение опросов. Сотрудник видит только ту функциональность, которая соответствует его роли и должности.

Каталог HR-услуг

В центре взаимодействия сотрудника с HR-департаментом находится каталог услуг — структурированный перечень сервисов, которые предоставляет HR. Работники используют каталог как основную точку входа для создания запросов.

Через каталог сотрудники могут планировать свои отсутствия — заполнить форму на отпуск, отгул или больничный. При оформлении отпуска система показывает график отсутствий отдела, что помогает выбрать подходящие даты с учетом планов коллег. Каталог также содержит разделы для получения справок и документов — 2-НДФЛ, копий трудовой книжки, справок с места работы. Сотрудник заполняет простую форму, и запрос направляется в HR-отдел.

Руководители получают доступ к расширенному каталогу с дополнительными возможностями: заявки на подбор персонала, оформление нового сотрудника и другие управленческие сервисы.

Профиль сотрудника

Каждый работник имеет в системе персональный профиль с контактной информацией и данными о занимаемой должности. Профиль служит единым источником информации о сотруднике для всех HR-процессов.

Важной частью профиля является компонент «Карьера», где отображаются профессиональная специализация и навыки. Специализацию указывает HR-департамент в соответствии с корпоративными стандартами, а навыками сотрудник управляет самостоятельно — добавляет новые компетенции и редактирует существующие.

В будущих версиях системы профиль дополнится визуализацией карьерного трека: развитие в компании, изменения в должности.

Программа лояльности

SimpleOne HRMS интегрирована с платформой GrandBazar, которая помогает настроить программу лояльности для повышения вовлечённости персонала. Инструменты GrandBazar позволяют создавать геймифицированные HR-решения с использованием персональных карт сотрудников, интерактивных заданий и гибкой системы вознаграждений. Сотрудники могут накапливать корпоративную валюту и тратить её на маркетплейсе компании, приобретая как физические товары, так и виртуальные, например, ДМС.

Заключение

SimpleOne HRMS — это комплексное решение для автоматизации всех HR-процессов компании. Решение для переезда с целого набора разрозненных HR-систем в единую цифровую среду без потери данных и функциональности, а так же как альтернатива зарубежным решениям типа SAP SF и Oracle HCM, ушедшим с российского рынка.

Демонстрация системы доступна по запросу — оставьте заявку на сайте или напишите нам на sales@simpleone.ru. Мы покажем, как наше решение поможет оптимизировать HR-процессы в компании.