Можно ли подключить бухгалтерию и АХО к ITSM-системе, которая уже есть в компании?

Да. Бухгалтерию и административно-хозяйственный отдел (АХО) подключают к той же платформе, на которой работает ИТ-служба: у каждого отдела свой каталог услуг, свои исполнители и сроки, а портал для сотрудников — общий. Отдельная система для заявок отдела не нужна.

Что на самом деле нужно бухгалтерии и АХО

У ИТ-службы особые процессы: инциденты, проблемы, изменения. Бухгалтерии и АХО они не нужны. Их заявки типовые:

• акт сверки с контрагентом;
• справка;
• согласование оплаты счёта;
• пропуск для гостя;
• заказ канцтоваров.

Таким отделам хватает запросов на обслуживание и задач: сотрудник заполняет форму, заявка проходит согласование и попадает к исполнителю со сроком. Поэтому отделу не передают ИТ-процессы целиком. Ему настраивают собственный каталог услуг и сроки на той же платформе.

Так сделано при внедрении SimpleOne ESM в Systeme Electric: в каталоге бухгалтерии — «авансовые отчеты», «взаиморасчеты с клиентами (выставление документов, возвраты, акты сверки, взаимозачеты, корректировки платежей)» и другие операции. «Это позволило перевести финансовые процессы из почты и ручного сопровождения в управляемый цифровой формат».

Почему одна система лучше двух

Когда у отдела своя система заявок, у сотрудника появляется второй вход, а у ИТ-службы — ещё одна система в поддержке со своей оргструктурой и интеграциями. На общей платформе справочник сотрудников и группы исполнителей настраивают один раз, и ими пользуются все отделы.

Что решить до подключения

• Какие услуги отдел вынесет в каталог первыми. Начните с того, о чём сотрудники спрашивают чаще всего: соберите заявки отдела за месяц и выберите самые частые.
• Кто в отделе отвечает за свой каталог и сроки, а кто — за платформу. Платформу, как правило, ведёт ИТ-служба.
• Какие заявки нужно согласовывать и кто согласует.
• Какие сроки отдел готов обещать сотрудникам по каждой услуге.

Эти вопросы разбирают с каждым отделом отдельно. При внедрении SimpleOne ESM в «Альфа-Лизинге» руководитель центра развития практик и процессов рассказывает: «С каждым подразделением, которое переводилось в ESM, мы проговаривали задачи, которые они выполняют, и определяли, какой объем информации нужен для их реализации».

Как это сделано в SimpleOne ESM

SimpleOne ESM — инструменты платформы SimpleOne для управления корпоративными услугами. В нём есть:

• каталог и портал услуг;
• соглашения об уровне услуг с контролем сроков;
• согласования и задачи;
• база знаний и оргструктура.

Заявка из каталога сразу попадает профильному специалисту отдела, а сотрудник и исполнитель видят её статус и срок. Если в компании уже работает SimpleOne ITSM, бухгалтерию и АХО подключают к тому же экземпляру системы: сотрудники заказывают услуги отделов на том же портале, где подают ИТ-заявки. Услуги отдела настраивает партнёр-интегратор или своя команда компании. Лицензия SimpleOne ITSM бухгалтеру не нужна.

Кто уже подключил отделы

• Systeme Electric. Портал SimpleOne сначала запустили для ИТ и HR, а затем подключили остальные службы — бухгалтерию и финансы, юридическую поддержку, закупки и логистику, административный департамент и другие, всего 10 подразделений. Заявок стало больше: «2023 год — 34 тысячи заявок / 2024 год — 48 тысяч заявок / 2025 год — уже более 54 тысяч заявок».
• ГК «Альфа-Лизинг». Систему запустили сразу для ИТ, АХО и группы автотранспорта, затем подключили HR, бухгалтерию, маркетинг, юристов и информационную безопасность. Сейчас «45% — обращения в ИТ; 55% — обращения в другие подразделения».
• Президентская академия. Начинали с ИТ-поддержки приёмной кампании, потом подключили АХО, бухгалтерию, кадры, многофункциональный центр и институты. В новости о проекте заказчик рассказывает, что академия прошла «путь от 5 тысяч обращений до 50 тысяч в пике» и обработала «почти полмиллиона заявок со средней оценкой 4,93 из 5».
• МТС Банк. В каталоге услуг банка, кроме ИТ-услуг, — услуги ещё девяти подразделений.

Какие инструменты есть у отделов — в документации SimpleOne ESM, как это выглядит в системе — на странице SimpleOne ESM.