Как организовать приём заявок в бухгалтерию через портал самообслу­живания?

Каждый типовой запрос к бухгалтерии оформляют как услугу в каталоге портала для сотрудников: с формой, обязательными полями, исполнителем и сроком. Сотрудник выбирает услугу и заполняет форму, а заявка сразу попадает нужному специалисту, а не в общий ящик.

Какие заявки перевести на портал первыми

Соберите статистику за месяц: сколько запросов приходит, каких типов и от каких подразделений. Первыми переводят самые массовые запросы и те, где больше всего уточнений. Обычно это:

• справки, например 2-НДФЛ;
• заявки на оплату счёта;
• акты сверки с контрагентами;
• запросы закрывающих документов;
• авансовые отчёты после командировок.

С актов сверки начинали и в СТД «Петрович»: пилотом на платформе SimpleOne стала автоматизация актов сверки, и подготовка одного акта сократилась «с 3 дней ручной сборки данных до 1 минуты».

Как описать услугу

• Форма. Обязательные поля — всё, без чего запрос нельзя обработать. Часть полей заполняется сама: например, реквизиты и ИНН подтягиваются из справочника договоров.
• Исполнитель. Заявки распределяются по рабочим группам бухгалтерии: платёжные поручения и банковские операции, взаиморасчёты с поставщиками и клиентами, справки и расчёты с персоналом, подотчётные лица и командировки, учёт основных средств.
• Согласование. Там, где оно нужно. Например, заявка на оплату счёта проверяется по бюджету статьи расходов и уходит на согласование руководителю подразделения.
• Срок. Для каждой услуги свой, он фиксируется в соглашении об уровне услуг (SLA), а индикаторы заранее предупреждают о риске нарушения. Сотрудник и бухгалтер видят статус и срок заявки, поэтому звонить и напоминать не нужно.

При внедрении SimpleOne ESM в Systeme Electric портал охватил сложный контур финансовых и бухгалтерских задач, включая:

• авансовые отчёты;
• взаиморасчёты с клиентами, включая акты сверки;
• взаиморасчёты с поставщиками;
• учёт основных средств и НМА;
• банковские операции, «включая валютный контроль и срочные платежи».

Что меняется для бухгалтерии

Справка заказывается по форме, а после заявки на командировку система сама ставит задачу сдать авансовый отчёт. Руководитель бухгалтерии видит:

• сколько запросов приходит по каждому направлению;
• как распределена нагрузка и в какие дни она растёт — например, в конце месяца и квартала;
• среднее время обработки и долю запросов, выполненных с нарушением SLA.

Такие цифры нужны не только для контроля: в «Альфа-Лизинге» после внедрения SimpleOne ESM департаменты применяют статистику «не только для обработки запросов, но и для оценки эффективности своей работы на основе ESM-аналитики».

Как это сделано в SimpleOne ESM

SimpleOne ESM — инструменты платформы SimpleOne для управления корпоративными услугами. У бухгалтерии в нём свой каталог услуг на портале самообслуживания:

• услуга, форма, исполнитель и срок задаются в каталоге услуг;
• заявки распределяются по рабочим группам автоматически;
• согласования и контроль сроков по SLA работают в той же системе.

Если в компании уже работает SimpleOne ITSM, бухгалтерию подключают к тому же порталу, где сотрудники подают ИТ-заявки.

Как это выглядит для бухгалтерии — на странице «Единое окно для заявок в бухгалтерию».