Чем автомати­зировать запросы сотрудников в бухгалтерию: отдельная система или общий портал?

Общим порталом для всех отделов, если к нему со временем подключат кадры, административно-хозяйственный отдел (АХО) и ИТ-службу; отдельной системой — если не подключат. Запросы — на справку, авансовые отчёты, вопросы по выплатам — принимает портал самообслуживания с каталогом услуг. Учёт остаётся в учётной системе, а портал отвечает за то, как обращение попадает к нужному бухгалтеру и кто следит за сроком.

Какие бывают решения

• Почта, мессенджеры и таблица. Внедрять ничего не нужно, но срок и исполнителя знает только сам бухгалтер, а данные в запросах приходится уточнять.
• Кабинет сотрудника в учётной системе. Здесь сотрудник смотрит расчётные листки; справку бухгалтер формирует в учётной системе, а запрос на неё сотрудник подаёт на портале. Общий портал такой кабинет дополняет: через портал идут запросы сотрудников, согласования и сроки по всем отделам.
• Система обращений только для бухгалтерии. Свой портал или сервис для одного отдела. Подходит, если другие отделы переводить на портал не планируют.
• Общий портал услуг для всех отделов — платформы ESM, например SimpleOne ESM. Так устроено управление корпоративными услугами (ESM, Enterprise Service Management): бухгалтерия, кадры, АХО и ИТ-служба принимают обращения через один портал, у каждого отдела свой каталог услуг, исполнители и сроки.

Так работает SimpleOne ESM в Systeme Electric: портал запустили для ИТ и HR, а затем подключили бухгалтерию, логистику и другие подразделения. «Вместо почты, … бумажных заявок и неструктурированных обращений сотрудники стали использовать централизованный портал с каталогом услуг, прозрачными статусами и автоматизированными маршрутами согласований».

Чем решения отличаются для бухгалтерии

• Командировка и авансовый отчёт. Командировка начинается с согласования у руководителя, а заканчивается авансовым отчётом в бухгалтерии. Если у бухгалтерии своя система, сотрудник подаёт одно и другое в разных местах, и связь между ними держится на его памяти. На общем портале услуги любого отдела сотрудник заказывает в одном месте.
• Полнота формы. У справки, авансового отчёта и вопроса по выплате разный набор данных. Когда у каждой услуги своя форма с обязательными полями, бухгалтер получает запрос со всеми данными, и его можно сразу направить нужной группе бухгалтеров. Так делали при внедрении SimpleOne ESM в «Альфа-Лизинге»: форма на курьерскую доставку документов включала «выбор документа или груза, указание отправителя и получателя, адреса, времени доставки и другие параметры».
• Вопросы по выплатам и вычетам. Часть из них закрывает статья базы знаний на портале, и запрос в бухгалтерию не нужен.
• Пики в конце месяца и квартала. В эти дни бухгалтерия закрывает период, а запросы сотрудников не прекращаются. Важно видеть, сколько запросов приходит по каждому направлению и когда, чтобы распределить нагрузку заранее.

Если бухгалтерия входит в общий центр обслуживания (ОЦО) вместе с кадрами и закупками, общий портал избавляет от отдельной системы для каждой функции.

Как это сделано в SimpleOne ESM

SimpleOne ESM — инструменты платформы SimpleOne для управления корпоративными услугами. Каждый отдел в нём — поставщик услуг со своим каталогом на общем портале для сотрудников. Для бухгалтерии настраивают:

• форму запроса и согласование, если оно нужно, — для каждой услуги;
• автоматическое назначение задач исполнителям с учётом их нагрузки;
• сроки в соглашениях об уровне услуг (SLA);
• отчёты, в которых руководитель видит показатели работы отдела.

Если в компании уже работает SimpleOne ITSM, бухгалтерию подключают к тому же порталу, где сотрудники подают ИТ-обращения.

В Systeme Electric на том же портале работают бухгалтерия, через которую идут авансовые отчёты, и административный департамент, который принимает запросы на командировки и поездки. Среди результатов — «100% стабильное выполнение SLA по всем направлениям компании».

С чего начать перевод запросов на портал и как описать услугу бухгалтерии — в ответе «Как организовать приём заявок в бухгалтерию через портал». Как это выглядит в системе — на странице SimpleOne для бухгалтерии. Если ИТ-служба уже работает в SimpleOne ITSM — «Можно ли подключить бухгалтерию и АХО к ITSM-системе».